Juru Silaturahmi di Korea Selatan: Menjadi Diplomat Protokol

“Mas, besok tolong ke bandara jemput Pak Menteri ya, tks.”

Pesan singkat tersebut saya terima dari Pak Bos melalui WhatsApp pada Sabtu malam di Seoul tahun 2016. Saya ditugasi untuk menjemput seorang menteri keesokan paginya.

Tapi sebelumnya, perkenalkan, nama saya Derry Aplianta, seorang diplomat RI yang pada 2016-2019 pernah bertugas di KBRI Seoul, Korea Selatan. Selama 18 bulan pertama di sana, saya ditugasi menjadi pelaksana fungsi protokol.

Cuma sebelumnya sudah pada tahu belum apa fungsi protokol itu?

Di kalangan diplomat sendiri, kerja protokol kental dengan urusan jemput-antar delegasi. Sehingga istilah-istilah M.A. (Master of Airport), Penguasa Bandara, sampai Kuncen Incheon kemudian melekat dengan diri kami. Maklum, fasilitasi delegasi memang porsinya paling dominan untuk tugas protokol.

Foto Kuncen Incheon. Foto: koleksi pribadi.

Padahal, sebenarnya enggak cuma itu saja sih, namun kita bahas yang paling beken dulu yuk?

Fasilitasi Delegasi

Sebagai diplomat yang “kantornya” di bandara Incheon, Alhamdulillah kami jadi terbiasa bangun sebelum subuh. Kenapa? Karena pesawat dari Jakarta biasanya tiba pukul 07.05 s/d 08.35 setempat. Jadi, seandainya ada delegasi dari Jakarta yang datang, kami harus berangkat paling lambat 90 menit sebelum ketibaan untuk antisipasi seandainya pesawat tiba lebih awal. Selain itu, dibutuhkan waktu untuk mengurus pass bandara, melewati sejumlah pos pemeriksaan, serta perjalanan menuju gate kedatangan yang kadang kala berubah-ubah.

Pemandangan rutin setiap pagi. Foto: koleksi pribadi.

Lain menjemput, lain juga mengantar. Untuk fasilitasi delegasi yang kembali ke Tanah Air, waktu persiapan yang dibutuhkan tim protokol biasanya sekitar 180 menit, dimulai dari perjalanan bersama delegasi dari lokasi penginapan menuju bandara.

Lalu kenapa delegasi perlu difasilitasi? Mengapa perlu dijemput-antar dan tidak naik kendaraan umum saja?

Pada umumnya delegasi merupakan pejabat negara yang perjalanannya dibiayai oleh negara. Untuk itu pada kunjungan resmi delegasi harus mengatur jadwal seefisien mungkin. Tidak jarang delegasi dihadapkan pada situasi di mana waktu pertemuan pertama mereka hanya sekitar dua jam setelah tiba di bandara. Sementara proses keimigrasian, baggage claim, dan perjalanan dari bandara ke lokasi tujuan memakan waktu sekitar 90-120 menit (dengan catatan lalu-lintas Kota Seoul pagi itu cukup aman terkendali).

Jalur kiri: lalu lintas Kota Seoul menuju bandar udara Incheon. Foto: koleksi pribadi.

Fungsi protokol hadir untuk memastikan proses ketibaan delegasi berjalan dengan lancar dan tepat waktu. Ketepatan waktu menjadi tolok ukur kedisiplinan, kehormatan, dan keseriusan dalam pergaulan internasional, sehingga melalui fasilitasi delegasi fungsi protokol turut berupaya menjaga harkat dan martabat bangsa Indonesia.

Tata Krama Pergaulan Internasional

Selain jemput-antar delegasi, fungsi protokol juga cukup identik dengan adab kebiasaan korps diplomatik dalam acara-acara seremonial seperti resepsi diplomatik dan penandatanganan nota kesepahaman. Susunan acara, urutan pidato, posisi bendera, posisi berdiri, lokasi tempat duduk, dan daftar undangan adalah sejumlah hal yang biasanya melibatkan fungsi protokol.

Resepsi Diplomatik RI di Seoul, Korea Selatan tahun 2017. Foto: dok. KBRI Seoul.

Fungsi protokol juga menjadi salah satu penjuru koordinasi dan komunikasi pada saat Kunjungan Kenegaraan. Protokol lazim dalam menjembatani komunikasi pihak berwenang di Indonesia dengan instansi mitra di negara setempat. Mengingat banyaknya hal-hal yang perlu dipersiapkan, biasanya waktu persiapan yang dibutuhkan dapat berlangsung 6 bulan sebelum hari-H.

Adab berkomunikasi sesama perwakilan asing juga sering dipercayakan kepada fungsi protokol. Antara lain komunikasi informal, penyusunan draft surat-menyurat dengan kedutaan asing, sampai pengisian buku duka ketika suatu musibah terjadi di negara terkait. Protokol juga turut hadir pada resepsi kenegaraan yang diselenggarakan perwakilan asing di negara setempat, dan aktif berinteraksi dengan sesama diplomat pada kesempatan tersebut. Sehingga fungsi protokol di suatu perwakilan ibarat penyambung silaturahmi bangsa Indonesia di suatu negara.

Diplomat Protokol dan Kepentingan Nasional

Tugas protokol di kalangan diplomat kadang menjadi suatu rite of passage bagi diplomat junior. Ini dapat dipahami karena di jenjang pemula seorang diplomat junior diharapkan lebih banyak take notes dari para senior. Mungkin tugas protokol sendiri tidak perlu banyak mencatat, tapi cukup banyak memperhatikan para pendahulu kita dalam berinteraksi, maupun memahami isi substansi yang dibahas delegasi pada pertemuan.

Penandatangan Letter of Intent antara RI-Korsel pada tahun 2018. Foto: koleksi pribadi.

Petugas protokol juga perlu memahami sedikitnya perihal dasar dari tema substansi yang menjadi misi delegasi. Jadi tidak jarang setelah delegasi dijemput, sang diplomat protokol kemudian harus langsung mendampingi delegasi dalam pertemuan. Isi pertemuan tersebut nantinya akan dilaporkan ke berbagai instansi terkait di dalam negeri. Agar pertemuan berjalan lancar dan membuahkan hasil yang optimal, diplomat protokol harus berkoordinasi dengan kementerian, lembaga, maupun pihak-pihak terkait lainnya yang nantinya akan ditemui delegasi. Dengan ini mungkin dapat dikatakan fungsi protokol turut berupaya menjaga kepentingan nasional bangsa Indonesia dalam diplomasi.

Kesan-kesan Menjadi Diplomat Protokol

Salah satu pengalaman berharga bertugas sebagai diplomat protokol adalah kesempatan untuk memperluas networking. Semasa bertugas, kami dapat bertemu dan berinteraksi langsung dengan berbagai tokoh nasional. Mulai pejabat negara, politisi, selebriti, sampai dengan orang nomor satu di Indonesia (by the way, ini Presiden lho ya, bukan Cak Lontong, hehehe). Sebelumnya bisa ketemu dengan orang-orang ini cuma mimpi saja, tapi berkat tugas bukan cuma pertemuan yang saya dapat, namun pengalaman berinteraksi dan kesempatan bertukar pikiran juga dapat. Syukur alhamdulillah.

Kesempatan satu frame dengan Presiden RI saat Kunjungan Kenegaraan ke Republik Korea 2018. Foto: dok. KBRI Seoul

Sibuk? Sudah pasti. Maklum, Korea Selatan memang negara yang sangat giat menjalin hubungan kerja sama dengan Indonesia. Bila dihitung-hitung, pada tahun 2016 sedikitnya terdapat 830 kali fasilitasi delegasi di Korea Selatan, di mana 314 di antaranya merupakan kunjungan VIP. Meskipun pada umumnya kami berangkat pada pagi hari, tidak jarang pekerjaan tersebut dimulai petang, larut malam, maupun dini hari. Di kala lagi sibuk, kita harus pintar-pintar mengatur waktu istirahat dan menjaga konsumsi makanan agar kesehatan dan stamina tidak terganggu.

Pengalaman-pengalaman tidak terduga juga menjumpai tugas protokol. Sebagai contoh pada minggu pertama Maret 2016, tim protokol baru saja selesai memfasilitasi Delegasi RI yang kembali pukul 20.30. Pada saat itu kami tiba-tiba mendapat kabar dari otoritas bandara Incheon, bahwa seorang WNI telah meninggal dunia di pesawat. Tim protokol kemudian memberikan pendampingan pertama bagi Almarhum dan anggota keluarganya selama berada di Korea Selatan.

Namun pada akhirnya, penulis sangat bersyukur atas pengalaman yang diperoleh selama bertugas menjadi petugas protokol. Pekerjaan ini mengajarkan kita untuk dapat mengambil peran atas upaya dari suatu misi yang diemban para utusan negara. Tidak ada hal yang lebih membahagiakan selain kesuksesan misi yang dan doa tulus orang-orang yang kita temui saat bertugas.

"Terima kasih ya Mas, saya doakan cepat jadi Menteri Luar Negeri" ujar seorang anggota delegasi.

"Aamiin..." jawab penulis dalam hati.