Solusi untuk Ibu Bekerja yang Terlalu Sering Rapat

Ibu bisa bekerja di perusahaan berbasis online. (Foto: Thinkstock)

Mengatur waktu bagi ibu yang bekerja memang tidak mudah. Tugas kantor menumpuk, namun urusan anak, suami dan rumah tangga juga tidak bisa diabaikan.

Apalagi kalau Anda adalah ibu bekerja yang masih menyusui. Waktu menjadi semakin berharga karena Anda harus menghitung betul berapa lama Anda meninggalkan si kecil di rumah serta mengatur dengan baik jadwal Anda memerah atau memompa ASI di tempat bekerja.

Salah satu hal yang seringkali membuat urusan terbatasnya waktu bagi ibu bekerja adalah rapat. Banyak waktu ibu tersita karena rapat yang diadakan di kantor sering berlangsung lama atau bahkan sampai di luar jam bekerja. Padahal mungkin tak semua rapat harus Anda ikuti atau setidaknya bisa dibuat lebih cepat.

Dikutip dari workingmother.com, sebuah penelitian di Amerika Serikat menunjukkan bahwa setiap karyawan pada setiap bulannya mengikuti rapat hingga 62 kali. Namun, separuh dari rapat tersebut dianggap hanya membuang-buang waktu para karyawan. Dengan kata lain, rapat yang sia-sia!

Nah, jadi harus bagaimana agar waktu Anda tak lagi terbuang sia-sia. kumparanMom (kumparan.com) merangkum tips bagaimana membuat rapat menjadi efektif dan efisien:

1. Batasi jumlah peserta

Agar rapat menjadi efektif dan efisien, batasi peserta rapat hingga maksimal enam orang saja. Jumlah peserta rapat yang kecil lebih baik karena dengan begitu setiap anggota rapat akan berusaha meningkatkan kemampuannya untuk mengambil alih setiap gagasan dan keputusan, sehingga memperpendek durasi pertemuan.

2. Siapkan agenda rapat dengan matang

Miliki agenda rapat yang jelas dan pastikan semua peserta tahu apa tujuan rapat tersebut dan siapa yang akan memimpin rapat. Jangan sampai, rapat hanya jadi ajang bicara melantur dan tidak membuahkan hasil. Bila rapat tidak mencapai tujuan, artinya harus diadakan rapat lagi setelahnya. Tidak mau, kan?

3. Disipilin dengan jadwal

Mulailah rapat sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Begitu pula saat mengakhirinya, jangan membiarkan kebiasaan menunda atau memperpanjang durasi waktu rapat. Jika atasan Anda meminta untuk memperpanjang, cobalah minta beliau untuk mempertimbangkannya kembali. Sampaikan bahwa rapat yang berlangsung lama tentu membuat peserta lelah sehingga tidak dapat memberikan kontribusi terbaik mereka.

4. Tentukan dan patuhi durasi

Tetapkan waktu bagi setiap anggota yang akan berbicara agar materi rapat yang akan disampaikan bisa lebih sederhana, singkat, jelas dan sesuai dengan agenda rapat. Kemudian, mintalah kesimpulan dan rekomendasi setiap anggota yang telah berbicara.

5. Manfaatkan teknologi

Saat ini, Anda juga sangat bisa memanfaatkan teknologi untuk membuat rapat menjadi lebih efektif dan efisien - atau tidak perlu mengadakan rapat sama sekali. Dengan membuat group percakapan online yang khusus membahas satu pekerjaan misalnya.

Selain group percakapan online, video conference bisa jadi pilihan untuk mempertemukan pihak-pihak yang berada di lokasi yang berbeda dengan jaringan komputer yang dilengkapi dengan komunikasi audio dan video. Ini akan sangat menghemat waktu dan biaya.

Tidak ada lagi deh, peserta rapat yang datang terlambat karena macet atau rapat yang berlangsung lama karena disela dengan waktu istirahat minum teh atau camilan.