news-card-video
Jakarta
imsak
subuh
terbit
dzuhur
ashar
maghrib
isya

Hati-hati Memperlakukan Arsip Vital

Agus  Buchori
Saya seorang arsiparis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan yang suka menulis. Tinggal di pesisir utara Lamongan tepatnya di Desa Paciran, Kecamatan Paciran , Kabupaten Lamongan, Jawa Timur
Konten dari Pengguna
29 Desember 2021 14:40 WIB
ยท
waktu baca 3 menit
comment
0
sosmed-whatsapp-white
copy-link-circle
more-vertical
Tulisan dari Agus Buchori tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
https://pixabay.com/id/photos/walikota-tanda-tangan-tanda-dewasa-917149/
zoom-in-whitePerbesar
https://pixabay.com/id/photos/walikota-tanda-tangan-tanda-dewasa-917149/
ADVERTISEMENT
Kebanyakan dari kita tidak memahami seberapa penting dokumen yang kita punya. Karena ketidakpahaman tersebut, cara kita menciptakan atau memperlakukannya pun menjadi asal-asalan.
ADVERTISEMENT
Ada kategori dokumen yang tergolong sebagai arsip vital mengingat peran strategisnya dalam kaitannya dengan hak-hak keperdataan pemiliknya. Jika dokumen ini hilang maka hilang pula hak keperdataan pemiliknya karena dokumen tersebut tidak bisa digantikan lagi dengan dokumen yang baru.
Arsip vital sebagaimana tertuang dalam Undang-undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Beberapa dokumen yang tergolong vital tersebut adalah akta pendirian organisasi, sertifikat tanah, ijazah, dan lain-lain. Biasanya, ciri khas arsip vital adalah bahan yang digunakannya (kertas) mempunyai nomor register.
Karena mempunyai register, saat dokumen tersebut hilang atau rusak maka tidak bisa serta merta digantikan dengan dokumen yang baru karena nomor register pada kertas tersebut melekat dengan informasi yang terkandung di dalamnya. Dan jika dokumen tersebut tidak ada register kertasnya maka dokumen tersebut hanya bisa dianggap dokumen penting tapi belum termasuk dalam kategori vital.
ADVERTISEMENT
Agar tidak terjadi kehilangan hak keperdataan karena tanpa adanya bukti pada saat terjadi masalah hukum, hendaknya berhati-hati dalam menyimpan arsip vital kita. Sertifikat tanah, misalnya, jika sampai hilang maka kita juga kehilangan aset kita. Sertifikat tanah tidak bisa diterbitkan berkali-kali.
Kehati-hatian dalam penciptaan arsip vital pun perlu dipahami oleh masyarakat. Bisa saja sertifikat yang kita punya dikategorikan palsu karena nomor register yang tertera dalam kertasnya tidak ada meski keterangan informasinya sama dengan kondisi sesungguhnya. Mengapa demikian? karena sertifikat yang dikeluarkan sebelum dibubuhi informasi di dalamnya sudah tersusun berurutan pada saat mau ditulis keterangan di atasnya.
Begitu juga ijazah, jumlah yang dikeluarkan pada satu sekolahan sudah tercatat meski nama-nama siswanya belum tercatat pada kertas ijazah tersebut. Makanya pada saat proses penulisan nama di ijazah selalu penuh kehati-hatian karena jika terjadi kesalahan tidak ada kertas gantinya.
ADVERTISEMENT
Begitu pula dalam hal penyimpanan, arsip vital harus disimpan dalam tempat khusus yang tahan api dan tahan cuaca. Yang lazim dipakai adalah brankas sebagaimana kita menyimpan barang berharga.
Keamanan baik fisik maupun informasi yang terdapat dalam arsip vital mutlak dilakukan mengingat pentingnya dokumen tersebut untuk keberlangsungan keberadaan pemiliknya. Tentunya kita tidak mau di kemudian hari organisasi kita atau juga hak keperdataan kita sebagai warga negara tiba-tiba hilang karena tidak adanya bukti yang kita miliki.
Itulah sedikit pemahaman tentang arsip vital, semoga bisa menjadikan kewaspadaan untuk kita semua dalam memperlakukan arsip vital yang kita punya.