AI Bukan Sulap: Semua Harus Dimulai dari Business Process Review
Chief of AI & Corporate Strategy, kumparan
·waktu baca 5 menit
PerbesarArtificial Intelligence (AI) dalam beberapa tahun terakhir, menjadi salah satu topik paling hangat di dunia bisnis. Dari perusahaan rintisan hingga korporasi besar, semua berlomba-lomba menyebutkan strategi AI mereka. Ada yang membangun chatbot untuk customer service, ada pula yang membuat sistem rekomendasi produk, bahkan ada yang berinvestasi besar untuk membuat model prediktif sendiri. Seakan-akan, tanpa AI, sebuah bisnis akan segera tertinggal.
Namun, hype ini sering membuat banyak organisasi terjebak pada pola pikir “AI first” tanpa menilai kondisi internal mereka terlebih dahulu. Padahal, AI bukan sekadar soal teknologi, melainkan bagaimana teknologi itu ditempatkan dalam konteks proses bisnis. AI hanya powerful jika ia ditempatkan di titik yang tepat dalam alur kerja perusahaan. Jika tidak, investasi besar bisa berujung sia-sia karena tidak menjawab masalah mendasar.
Kuncinya adalah business process review menyeluruh. Inilah fondasi yang sering dilupakan. Sebelum perusahaan memutuskan jenis AI apa yang perlu diadopsi, terlebih dahulu mereka harus memahami proses internal mereka sendiri: bagaimana alur kerja berjalan, di mana bottleneck terjadi, dan bagaimana karyawan merasakan hambatan dalam aktivitas sehari-hari. Dari sinilah strategi AI yang realistis bisa lahir.
Business Process Review dan Suara Karyawan
Business process review adalah semacam “general check-up” bagi perusahaan. Sama halnya dengan kesehatan manusia, organisasi pun perlu mengevaluasi kondisi internalnya secara berkala. Dalam proses ini, perusahaan menilai apakah alur kerja yang ada masih relevan, apakah semua langkah benar-benar menambah nilai, dan apakah ada bagian yang bisa dipangkas atau disederhanakan.
Tanpa review, banyak organisasi berjalan dengan proses yang sudah usang. Ada prosedur yang diciptakan bertahun-tahun lalu, namun tetap dijalankan meski konteks bisnis sudah berubah. Ada pula bagian yang menumpuk birokrasi karena dianggap “sudah dari dulu begitu.” AI kemudian dimasukkan ke dalam sistem ini, tetapi hanya menambah lapisan baru, bukan menyelesaikan masalah inti. Akibatnya, alih-alih efisien, justru semakin rumit.
Selain memetakan ulang alur kerja, ada satu sumber informasi yang tak boleh diabaikan: karyawan. Mereka adalah orang-orang yang sehari-hari menjalankan proses. Mereka tahu persis bagian mana yang repetitif, tugas apa yang paling memakan waktu, serta hambatan komunikasi apa yang membuat pekerjaan lambat. Input mereka adalah kunci.
Karyawan bisa menunjukkan pekerjaan yang ideal untuk automation. Misalnya, laporan bulanan yang dibuat manual berulang-ulang, entri data yang rentan kesalahan, atau approval workflow yang bisa dipercepat dengan sistem digital. Mereka juga bisa memberi masukan tentang decision support system yang dibutuhkan. Contoh, tim sales membutuhkan insight prediktif tentang prospek mana yang paling potensial, sementara tim HR ingin memahami employee sentiment untuk mengurangi turnover.
Dengan melibatkan karyawan sejak awal, perusahaan bukan hanya mendapatkan data riil, tetapi juga dukungan moral. Transformasi digital tidak lagi dipandang sebagai ancaman, melainkan sebagai upaya bersama untuk mempermudah pekerjaan. Inilah yang sering dilupakan: teknologi bisa dibeli, tetapi buy-in dari karyawan harus dibangun.
Strategi AI: Off the Shelf, Custom, dan Bertahap
Setelah proses bisnis dipetakan dan kebutuhan riil dipahami, barulah perusahaan masuk ke tahap strategis: menentukan solusi AI yang relevan. Di sinilah muncul kenyataan bahwa tidak ada satu solusi AI yang cocok untuk semua divisi.
Divisi keuangan mungkin lebih membutuhkan AI-driven fraud detection untuk mencegah anomali transaksi. Divisi marketing lebih tepat menggunakan predictive analytics untuk memahami tren konsumen dan menyusun kampanye personalisasi. Divisi operasional bisa memanfaatkan predictive maintenance untuk mencegah kerusakan mesin. Sementara tim HR bisa fokus ke AI recruitment tools untuk menyaring kandidat lebih cepat atau sentiment analysis untuk memahami kondisi internal organisasi.
Dengan keragaman kebutuhan ini, pendekatan yang paling realistis adalah bertahap dan kontekstual. Jangan langsung memaksakan adopsi AI di seluruh lini. Mulailah dari area dengan dampak paling besar atau yang berpotensi memberikan quick wins. Dari keberhasilan kecil inilah perusahaan bisa membangun kepercayaan internal dan memperluas implementasi ke bidang lain.
Selain itu, perusahaan juga harus memilih antara menggunakan solusi off the shelf atau membangun solusi custom-built.
Off the shelf solutions lebih cepat diimplementasikan, biayanya lebih rendah, dan cocok untuk kebutuhan standar. Contohnya: chatbot, OCR untuk dokumen, atau aplikasi analitik sederhana. Solusi ini efektif jika tujuannya adalah meningkatkan efisiensi dengan cepat.
Custom-built AI solutions dibutuhkan jika perusahaan memiliki kebutuhan unik atau ingin menjadikan AI sebagai competitive advantage. Misalnya, perusahaan retail yang ingin membangun sistem rekomendasi khusus berdasarkan perilaku konsumennya sendiri, atau perusahaan logistik yang memerlukan algoritma prediktif untuk rute pengiriman yang kompleks.
Pilihan antara off the shelf atau custom bukan sekadar keputusan teknis, tetapi strategi bisnis. Semua tergantung pada preferensi, anggaran, dan arah jangka panjang perusahaan. Apakah AI hanya akan menjadi enabler, atau dijadikan core differentiator?
Implementasi yang bijak juga harus dilakukan dengan pilot project. Mulailah kecil, evaluasi hasil, lalu lakukan scaling. Pola ini mengurangi risiko kegagalan sekaligus memberi ruang pembelajaran. Karyawan juga akan lebih mudah menerima perubahan jika mereka melihat hasil nyata dari proyek percontohan.
Namun, terlepas dari semua pilihan itu, satu hal tetap harus diingat: AI hanyalah alat. Tujuan akhirnya adalah membuat proses bisnis lebih baik, bukan sekadar mengikuti tren. Dalam banyak kasus, perbaikan sederhana pada SOP, penyederhanaan birokrasi, atau pelatihan karyawan bisa memberikan dampak lebih besar daripada sekadar memasang sistem AI canggih yang tidak sesuai kebutuhan.
Kesimpulan
AI memang powerful, tetapi kekuatannya baru terasa jika organisasi benar-benar memahami dirinya sendiri terlebih dahulu. Semua harus dimulai dari business process review menyeluruh, disertai keterlibatan karyawan untuk memastikan kebutuhan riil terpetakan. Setelah itu, perusahaan bisa menentukan prioritas, memilih solusi yang sesuai baik off the shelf maupun custom dan menjalankannya secara bertahap.
Setiap perusahaan akan memiliki jalannya masing-masing. Ada yang cukup dengan solusi siap pakai di satu bagian, ada pula yang perlu membangun sistem custom di bagian lain. Semua adalah keputusan strategis yang harus dibuat dengan mempertimbangkan tujuan bisnis, kapasitas internal, dan preferensi jangka panjang.
Jika semua dilakukan dengan tepat, AI bisa membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat. Pekerjaan repetitif bisa diambil alih sistem, karyawan bisa fokus pada pekerjaan bernilai tambah, proses menjadi lebih sederhana, dan kualitas output meningkat. Pada akhirnya, AI bukan hanya soal teknologi, tetapi tentang menciptakan organisasi yang lebih kompetitif sekaligus membuat karyawan lebih bahagia dan hasil kerja lebih berkualitas.
----- Segera hadir kembali, kumparan AI for Indonesia. Forum diskusi perkembangan AI antara regulator, bisnis, komunitas, dan masyarakat.