9 Hal Yang Saya Pelajari Dari Menjalankan Perusahaan Event Tech

Saya telah memegang jabatan sebagai CEO dari Wooz.in semenjak dispin-off dari perusahaan induknya, Think.Web, sebuah digital agency di Jakarta. Wooz.in sendiri mulai dengan menggabungkan media sosial dengan RFID untuk event, walaupun kini kami sudah berkembang ke arah manajemen registrasi, event gamification, membuat branded experience untuk event, dan lebih lagi.

Karena kami adalah perusahaan teknologi yang lebih banyak bekerja di lapangan (dibandingkan perusahaan teknologi yang menyediakan jasa melalui internet), jadinya kami belajar banyak hal dengan tak mudah, karena tak banyak perusahaan atau mentor yang dapat kami datangi untuk konsultasi. Bahkan, kadang kami perlu berpura-pura di depan klien dan mengatakan semua baik-baik saja, padahal sistem sedang kacau (namun, kami percaya bahwa menjaga ekspektasi klien jauh lebih baik daripada mengelak).

Walaupun kami tidak bisa secara akurat disebut perusahaan event tech, pengalaman-pengalaman kita justru sangat sesuai dengan itu, dan setelah sekian tahun bekerja, kami telah menghimpun beberapa saran (yang mungkin cukup kentara) untuk menjalankan event, menimbang bahwa komponen digital/teknologi di event makin tinggi.

1. Sebisa mungkin, lakukan pencatatan atas pengunjung kamu secara komprehensif

Udah tahun 2018 dan saya masih ketemu event, booth pameran dan semacamnya dengan seseorang menggunakan alat penghitung seperti clicker. Duh. Memang, seringkali ini masalah anggaran, tapi kalau Anda memiliki sistem penghitungan atau pengukuran yang lebih canggih, dijamin naik kelas. Klien sudah mengharapkan data lebih dari sekedar “jumlah orang yang datang ke booth”, dan dengan menggunakan alat digital untuk mengukur datangnya pengunjung akan sangat membantu pelaporan setelah event. Lupakan menulis ulang laporan dari catatan tulisan tangan lah!

Wooz.in memiliki fitur-fitur sederhana untuk pendaftaran yang telah dioptimalkan untuk digunakan pada laptop atau tablet di event, dan kami juga memiliki partner yang dapat melakukan pengukuran secara pasif menggunakan computer vision. Dengan menggunakan keduanya, Anda dapat mengukur jumlah pengunjung total dan konversinya, seperti layaknya website.

2. Kalau butuh internet, jangan pakai HP atau MiFi

Pengadaan internet mungkin adalah salah satu hal yang paling banyak salah pengertian dalam event. Kalau pengunjung event-nya sedikit, mungkin saja dapat menggunakan koneksi internet dari HP atau MiFi, namun yang lebih mungkin akan terjadi adalah jika ada banyak orang berkumpul di satu titik, sinyal HP akan mati. Ini disebabkan terlalu penuhnya kapasistas tower BTS setempat. Adanya banyak sinyal WiFi di sekitar juga akan mengganggu sinyal HP.

Saya pernah punya klien operator yang sangat yakin jaringan 4Gnya akan mencukupi untuk kebutuhan event, sampai terbukti sebaliknya (untungnya bukan pas hari H). Kami menggunakan MiFi untuk beberapa jenis event, tapi hanya kalau kami dapat memastikan bahwa risiko kapasitas jaringan penuh atau interferensi sinyal akan rendah (biasanya diindikasikan dengan jumlah pengunjung).

3. Rencanakan kebutuhan internet dengan matang

Menyediakan WiFi gratis untuk pengunjung memang sesuatu yang menarik untuk pengunjung, tapi sesuatu yang dibagikan secara gratis sangat mudah disalahgunakan. Kebanyakan pengguna internet tidak sadar akan batasan bandwidth atau router untuk WiFi, sementara itu pihak EO akan khawatir memikirkan cukup tidaknya koneksi 10 Mbps yang mereka beli cukup untuk 1000 pengunjung (tidak cukup). Salah satu caranya adalah meminta penyedia jasa internetnya untuk memasang kata sandi pada WiFi gratisnya, atau otomatis putus setelah 30 menit.

Untuk kebutuhan EO sendiri perlu dihitung juga sesuai kebutuhan per titik, kemudian dijumlahkan. Misalnya, untuk laptop registrasi kami hitung paling tidak butuh koneksi 256 kbps per laptop, dan 1 Mbps per photobooth media sosial. Jadi untuk kebutuhan 2 laptop registrasi dan 1 photobooth, saya akan butuh koneksi setidaknya 1.5 Mbps, yang sebaiknya 1:1 dedicated (istilah sederhananya, kecepatan upload dan download sebanding, dan dengan jalur internet yang tidak terbagi ke pengguna lain). Tidak harus menggunakan koneksi 1:1 dedicated ini, namun tingkat keandalannya jauh lebih tinggi ketimbang jaringan operator.

4. Lebih baik koneksi kabel ketimbang WiFi

WiFi itu seperti keajaiban jaman modern. Bisa ada internet dari langit, memberi makan gadget-gadget kita. Tapi WiFi menggunakan gelombang elektromagnetik yang dapat mengalami interferensi dari sinyal lain, seperti ribuan HP yang aktif di dalam satu area yang kecil. Router WiFi dapat terganggu jika diletakkan di atas speaker, dan bahkan adanya pepohonan dapat mengganggu sinyal. Sebisa mungkin, minta penyedia jasa internet Anda untuk membangunkan jaringan internet kabel untuk koneksi internet yang Anda beli, kalau tidak, Anda tidak akan dapat performa sesuai harga yang Anda bayar.

5. Pakai laptop ketimbang tablet

Menggunakan tablet untuk input data atau manajemen registrasi mungkin tampak praktis dan keren, tapi kalau tujuan Anda adalah mengumpulkan data, Anda harus mengutamakan kecepatan. Kalau ada beberapa jenis data yang diminta (meminta nama, email, ulang tahun dan gender saja sudah empat jenis data), gunakanlah laptop dengan keyboard. Pengujung belum tentu dapat mengetik dengan cepat, tapi paling tidak dengan keyboard berbentuk fisik, mereka akan berusaha mengetik dengan tombol fisik, dan bukan touchscreen yang membuat canggung. Biasanya keyboard fisik akan jauh lebih cepat ketimbang keyboard pada touchscreen. Selain itu, saat tablet tergantung sinyal WiFi, laptop biasanya dapat menggunakan koneksi kabel. Keyboard yang baik + internet yang terandalkan = pendaftaran yang lebih banyak.

Laptop juga lebih mudah digantikan di lapangan jika rusak ketimbang komputer desktop.

6. Ukur pengembalian investasi hadiah pembagian

Banyak event menghitung hadiah gratisan atau hadiah pembagian sebagai biaya pemasaran. Tidak ada masalah soal ini. Membagikan barang dengan brand kita ke pengunjung memang memiliki keuntungan branding jangka panjang, tapi alangkah baiknya kita dapat mengukur konversinya juga.

Kami sering membuatkan sistem gamification untuk klien kami, yang mewajibkan pengunjung untuk mengunjungi 6 titik kegiatan sebelum dapat mengambil hadiah. Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan data pengunjung, memastikan mereka menjalani semua booth kegiatan, dan memastikan hanya mereka yang mendapatkan hadiah. Ditambah lagi, kalau diintegrasikan dengan baik dengan CRM, Anda dapat mengukur berapa pengunjung yang akhirnya konversi menjadi pelanggan setelah acara selesai (atau bisa saja, mereka datang lagi ke acara berikutnya atau tidak).

7. “Barang Baru” adalah biaya, bukan investasi

Saya sering mendapatkan pertanyaan dari EO yang mencari sesuatu yang “baru”, sesuatu yang belum pernah digunakan oleh siapapun. Biasanya saya akan bertanya lebih lanjut soal tujuan acaranya. Memang selalu ada kebutuhan untuk memberi kesan pada klien dengan sesuatu yang “baru”, tapi membuat sesuatu yang “baru” tidak melulu berarti membuat sesuatu yang benar-benar baru. Malah, mungkin hanya masalah packaging dan bagaimana dipresentasikan.

Membuat sesuatu yang “baru” juga membutuhkan waktu, riset, percobaan dan uang, yang semuanya biasanya tidak terdapat pada tenggat waktu dan anggaran yang diberikan ke kami. Jauh lebih baik menjaga ekspektasi klien ketimbang mengikuti kemauan klien dan panik ketika tidak ada rekanan teknologi yang memiliki hal “baru”.

Dari perspektif perusahaan teknologi - membuat hal yang baru memakan biaya dan waktu, dan seringkali tidak dapat ditumbuhkembangkan. Misalnya, jika kami membuatkan sebuah aplikasi augmented reality yang cukup rumit mengikuti kemauan klien, kemungkinan besar kami tidak akan menggunakan aplikasi yang sama untuk klien lain, dan hanya dapat membuat hal baru dari komponen-komponennya. Belum soal bug testing. Ini sebabnya aplikasi yang custom harganya mahal.

8. Jangan membuat kegiatan swalayan

Kita ke ATM untuk mengambil uang, dan ada dari kita yang membeli bensin secara swalayan. Banyak hal di dunia ini bergerak ke arah swalayan. Tapi ini belum tentu berlaku di event. Kita dapat mengoperasikan ATM tanpa bantuan karena kita sering menggunakannya - di sisi lain, event Anda yang sudah dibuat seunik mungkin, baru kali itu dialami oleh pengunjung. Komponen-komponen event perlu diatur sedemikian rupa sehingga tim lapangan atau SPG dapat menjelaskan setiap elemen ke pengunjung , dari registrasi sampai penukaran poin - bahkan mengambil foto di photobooth. Adanya petugas atau SPG terbukti meningkatkan efisiensi registrasi, tingkat interaksi, dan kepuasan pelanggan, sambil memuluskan jalan ketika ada masalah. Adanya komponen digital memang makin penting di event Anda, hadirnya tim yang mendukung dan berempati sama pentingnya.

9. Bekerja sama dengan ahli

Anda tidak akan meminta seseorang yang hanya memiliki beberapa ampli gitar untuk pengadaan sound system konser untuk 5000 orang, kan? Kami pun pernah jatuh dalam perangkap saat kami berpikir lebih mudah membangun sesuatu sendiri ketimbang bekerja sama dengan pihak ketiga yang sudah ahli. Malah terbukti salah. Manajemen registrasi memang terlihat cukup sederhana, saking sederhananya “mungkin saya bisa ajak ponakan saya yang di SMA yang pinter coding untuk bikin itu”, tapi kalau Anda bekerja sama dengan ahli, yang Anda dapatkan adalah kehandalan dan keahlian. Ada coding, dan ada coding yang efisien, dan sebuah layanan butuh lebih dari codingnya untuk bekerja dengan baik. Kami lebih baik menggunakan layanan Google untuk email dan cloud storage ketimbang membuat sendiri, jadi kenapa Anda harus bekerja dengan amatir?

------

Mungkin ada lebih banyak lagi yang dapat kami bagikan dari gabungan pengalaman tim Wooz.in, tapi hal-hal ini yang menurut kami paling menonjol. Kami selalu berupaya membuat perangkat seperti sistem manajemen registrasi kami untuk meringankan sebagian beban klien kami, sehingga mereka dapat memikirkan kualitas event, bukan kualitas data. Banyak aspek dari event yang perlu dilakukan dengan baik, sehingga kami selalu menyarankan bekerja dengan sistem dan ahli yang handal sebisa mungkin.

Artikel ini disadur dari artikel lain.