5 Alasan Mengapa Sistem Manajemen Pengunjung Penting di Era New Normal

proses screening suhu tubuh sebelum memasuki gedung https://www.bimplus.co.uk/

PSBB memang sudah berakhir, namun tak berarti kita bisa dengan bebas melakukan aktivitas seperti dahulu. Memasuki masa new normal, kita harus mengikuti berbagai protokol kesehatan yang dianjurkan oleh pemerintah. Saat naik kendaraan umum, bekerja di kantor, hingga berbelanja di pusat perbelanjaan atau mal, protokol kesehatan harus senantiasa dipatuhi untuk mencegah penularan COVID-19. Untuk pengusaha, utamanya pengelola gedung perkantoran, hotel, dan pusat perbelanjaan disarankan untuk menggunakan sistem manajemen pengunjung untuk keamanan dan kenyamanan setiap pengunjung.

Sejumlah protokol kesehatan yang harus ditaati antara lain wajib menggunakan masker selama bekerja di kantor, berbelanja di mal, atau berkunjung ke hotel, sebelum masuk ke tempat-tempat tersebut pengunjung harus dicek suhu tubuhnya, dan yang terakhir menjaga jarak dan tidak berkerumun. Buat pihak pengelola, menjaga kebersihan di titik-titik yang sering disentuh oleh banyak orang adalah keharusan. Titik seperti gagang pintu, toilet, tombol lift dan pegangan eskalator haruslah dibersihkan sesering mungkin untuk meminimalisir penularan virus.

Hal kedua yang disarankan untuk dijalankan oleh pengelola adalah mulai menggunakan sistem manajemen pengunjung untuk membatasi jumlah pengunjung yang ada dan menyederhanakan pekerjaan administrasi. Selain dua kelebihan di atas, software ini juga punya manfaat lain. Berikut ini lima di antaranya:

Screening adalah hal yang penting dilakukan oleh perusahaan di era new normal, terlebih jika perusahaan atau pusat perbelanjaan tersebut masuk di zona merah COVID-19. Screening berguna untuk memastikan setiap karyawan atau pengunjung kondisinya sehat. Proses ini termasuk pemeriksaan suhu tubuh dan mengisi kuesioner data kesehatan. Namun jika pekerjaan ini masih dilakukan secara manual, ujung-ujungnya pasti akan makan waktu yang lama dan tidak berjalan secara efektif.

Visitor Management Software (VMS) bisa digunakan untuk menyederhanakan proses pendataan tamu yang datang. Data pengunjung bisa diinput dengan mudah dan cepat oleh staf resepsionis. Tamu bisa mengisi kuesioner melalui tablet yang tersedia di meja resepsionis. Untuk lebih optimalnya, pengelola bisa menyediakan kios pendaftaran mandiri, sehingga tamu bisa mengisi kuesioner di ponselnya sendiri.

Keutamaan dari sistem manajemen pengunjung adalah bisa mencetak ID card lengkap dengan barcode-nya. Saat dipindai, sistem akan menampilkan data tamu secara otomatis, lengkap dengan foto, rekam waktu kunjungan, sampai dengan kondisi kesehatan sang pemegang ID card.

Dengan adanya ID card ini, proses pendaftaran bisa berlangsung lebih cepat di kunjungan berikutnya. Petugas resepsionis tak perlu lagi mendata ulang sang tamu saat ia datang kembali. Kuesioner nantinya bisa berfungsi sebagai alat contact tracing jika misalnya tamu tersebut ternyata positif mengidap COVID-19.

Gubernur DKI Jakarta Anies Baswedan menghimbau perusahaan dan pengelola pusat perbelanjaan agar membatasi kapasitas kantor dan mal di angka 50%. Buat perkantoran membatasi kapasitas kantor mungkin akan lebih mudah karena datanya pasti, namun tak demikian halnya dengan pusat perbelanjaan jika tidak dibantu oleh VMS.

Kehadiran software bisa memudahkan pengelola mal untuk melacak jumlah pengunjung di dalam mal secara realtime. Jika angka 50% hampir terlampau, pengunjung bisa diarahkan untuk menunggu terlebih dahulu di area lobi atau mengganti jadwal belanjanya ke hari berikutnya.

Untuk kantor dan hotel, fitur dari software manajemen pengunjung ini sangatlah memudahkan pihak pengelola dan pengunjung. Tamu yang ingin datang untuk meeting ke kantor bisa diatur jadwalnya ke fitur kalendar yang ada di sistem. Mereka juga bisa mengisi data tamu, tujuan berkunjung, lengkap dengan kuesioner kesehatan.

Untuk pengunjung hotel, software ini memudahkan mereka untuk memantau kapasitas hotel secara realtime. Sebagai pengelola hotel, sistem ini berguna untuk mengatur jumlah pengunjung di satu waktu, sehingga protokol kesehatan terjaga dengan baik.

Jika jadwal kunjungan tamu ke kantor sudah dijadwalkan sebelumnya di VMS, karyawan yang memiliki janji dengan tamu tersebut bisa mendapatkan notifikasi bahwa tamunya sudah tiba di lobi. Dengan data pengunjung yang sudah dicatat di sistem dan kuesioner kesehatan sudah dilengkapi, tamu tak perlu lagi melakukan registrasi ulang di meja resepsionis.

Yang unik dari VMS adalah kemampuannya untuk mengirimkan notifikasi lewat SMS atau WhatsApp ke karyawan yang memiliki janji. Dengan ini, persiapan untuk menyambut tamu pun bisa dilakukan lebih cepat, contohnya menyiapkan ruangan dan perangkat presentasi jika dirasa perlu.

Kesimpulan

Untuk mencegah penularan virus corona, mematuhi protokol kesehatan yang dianjurkan pemerintah adalah hal yang penting. Untuk memudahkan implementasi protokol di area perkantoran atau pusat perbelanjaan, kehadiran VMS adalah hal yang utama. Dengan demikian jumlah pengunjung pun bisa dibatasi dan masing-masing orang bisa tetap melakukan physical distancing dengan nyaman.