Mengenal Surat Pesanan Barang dalam Bisnis dan Cara Membuatnya

Ilustrasi Surat Bisnis. (Foto: Freepik.com).

Dalam kegiatan bisnis, aktivitas pesan-memesan suatu barang lazim dilakukan baik oleh suatu perusahaan. Namun dalam penerapannya, dibutuhkan sebuah surat resmi guna memfasilitasi aktivitas tersebut, yakni Surat Pesanan Barang.

Surat Pesanan Barang merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau instansi tertentu untuk memfasilitasi aktivitas pesan-memesan perusahaan yang sifatnya lebih resmi.

Pembuatan surat ini ditujukan untuk memesan suatu produk atau barang kepada mitra kerja sama perusahaan tersebut. Melalui surat ini, maka barang yang dipesan bisa sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dalam pembuatan Surat Pesanan Barang, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan sebagai isi surat, yakni sebagai berikut:

1. Perhatikan jenis barang yang akan dipesan. Jelaskan secara keseluruhan jenis barang sejelas-jelasnya.

2. Pahami dan tentukan kualitas barang yang akan dipesan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Cantumkan jumlah barang yang akan dipesan dengan angka yang jelas.

4. Cantumkan harga barang yang akan dipesan beserta ongkos pengirimannya jika perlu.

5. Cantumkan cara pengiriman barang, baik secara on the spot (OTS), delivery, atau via jasa ekspedisi/kurir.

6. Lampirkan syarat penyerahan barang jika perlu.

Secara garis besar, kurang lebih penyusunan suratnya adalah seperti ini:

1. Langkah pertama adalah mencantumkan pihak yang akan dituju untuk pemesanan barang.

2. Mencantumkan identitas diri atau perusahaan sebagai calon pemesan barang agar penjual mengetahuinya.

3. Bagian isi surat, cantumkan detail mengenai barang yang akan dipesan, yakni seperti enam poin isi surat yang telah disebutkan di atas.

Selain itu, jangan lupa untuk tetap menerapkan aspek-aspek teknis, yakni:

a) menggunakan kepala surat atau kop surat, b) mencantumkan nama dan nomor surat, c) mencantumkan tanda tangan dan nama terang pengirim, d) menggunakan tata bahasa yang baik dan benar, e) menuliskan pembuka dan penutup surat yang baik dan benar beserta ungkapan terima kasih.

Agar lebih jelas, dapat dilihat pada contoh Surat Pesanan Barang di bawah ini:

PT. TITAN ELDIA

Jalan Adhyaksa III 10, Bojongsoang, Bandung

Telepon : 0213 – 00000000

Buah Batu, 14 Maret 2021

Nomor : 101/DS/IV/13 2 Februari 2021

Hal : Pesanan Barang

Yang terhormat,

Manajer CV. Marley Paradis

Jalan Kol. Ahmad Syam No 702, Jatinangor

Kabupaten Sumedang

Dengan hormat,

Menindaklanjuti surat penawaran Saudara No. 72/SA/IV/18 tanggal 1 Maret 2021, kami bermaksud memesan barang-barang sebagai berikut :

1. 3 Buah kompor listrik 120 Volt / 120 watt @Rp600.000

2. 3 Buah lemari es merk Sanyo tipe 10b / 12 volt @Rp3.000.000

3. 2 Buah kipas angin merk Nasional @Rp200.000

Adapun pembayaran akan kami lakukan secara Cash On Delivery di kantor kami dengan alamat yang tertera pada kop surat. Kami harap barang-barang tersebut dapat diantar sebelum tanggal 18 Maret 2021.

Demikian surat pesanan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Armin Arlert Bustomi, S.E.

Manajer marketing