Simak Cara Membuat Surat Penawaran Barang dalam Berbisnis.

Contoh Surat Penawaran Barang. (Foto: Pinterest).

Dalam berbisnis, aktivitas menawarkan produk/barang kepada calon mitra bisnis maupun calon konsumen adalah hal yang lumrah dilakukan. Namun, dalam prosesnya dibutuhkan surat penawaran barang.

Tujuan dan fungsi surat penawaran sendiri adalah untuk menawarkan produk/barang bisnis kepada calon konsumen, baik dalam rangka menjawab surat permintaan konsumen ataupun promosi barang bisnis. Surat penawaran dapat menjadi penentu kelancaran bisnis suatu perusahaan.

Dalam surat tersebut, dijelaskan spesifikasi produk/barang yang akan ditawarkan beserta banderol harganya. Melalui hal tersebut, calon konsumen akan memahami produk/barang tersebut dan kemudian tertarik untuk menjalin bisnis.

Namun, dalam pembuatannya bukan hanya sekadar surat biasa. Terdapat banyak hal yang perlu diperhatikan saat membuat surat penawaran, hal ini akan menjadi penentu barang yang ditawarkan dalam surat tersebut diterima atau tidak. Maka dari itu, berikut akan dijelaskan cara membuat surat penawaran barang.

Surat penawaran haruslah dibuat formal, karena termasuk kategori surat resmi. Maka wajib mencantumkan kop surat beserta alamat. Isinya harus memuat informasi penting terkait produk/barang yang akan ditawarkan beserta harganya. Kerapian surat perlu diperhatikan dan dibuat semenarik mungkin agar konsumen lebih mudah dalam memahaminya.

Secara keseluruhan surat, yang perlu diperhatikan pembuat adalah beberapa hal berikut:

(1) Kop surat, disertai nama, alamat, kontak perusahaan, (2) kepala surat yang berisi tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, dan alamat tujuan surat, (3) kata pembuka, (4) isi surat, dan (5) penutup surat.

Untuk struktur isinya, secara garis besar surat penawaran dapat dibagi ke dalam 3 alinea.Tetapi dapat juga disesuaikan tergantung kebutuhan perusahaan.

Pada alinea pertama memuat identitas produk, kualitas, dan banderol harga. Lalu, alinea kedua memuat proses transaksi seperti cara pembayaran, penyerahan barang, pengepakan barang, serta diskon yang akan diberikan. Terakhir, alinea ketiga memuat harapan serta ucapan terima kasih kepada calon konsumen untuk bersedia membaca dan (mungkin) menerima penawaran ini.

Lebih rinci, terdapat 8 hal yang harus tercantum dalam isi surat penawaran, yakni:

(1) identitas produk, seperti jenis dan namanya, (2) kualitas yang ditawarkan, seperti review konsumen terdahulu, (3) harga yang ditawarkan, yakni kisaran harga yang dipatok, (4) cara pembayaran, semisal angsuran atau lunas, (5) cara penyerahan, seperti dikirim dalam bentuk paket atau diantar langsung (6) diskon, hal penting yang bisa menentukan pertimbangan konsumen, (7) sifat penawaran, seperti bebas atau terikat, serta (8) berbagai kemudahan yang ditawarkan, seperti garansi dan sebagainya.

Kurang lebih, seperti itulah bentuk surat penawaran yang sesuai standard pada umumnya. Lebih lanjut, netizen bisa melihat langsung berbagai contoh surat penawaran barang yang sudah pernah dibuat.