Bagaimana Sebaiknya Menyambut Klien di Kantor?

Sumber foto: Thinkstock

Dalam kehidupan bisnis ada etika yang harus dipatuhi. Bukannya apa-apa, selain untuk kesopanan, menyambut klien dengan baik juga bisa berpengaruh pada kelancaran bisnis.

Ada ungkapan, kerja sama terus berlanjut, kalau kita suka rela menjemput. Nah, karena itu kalau klien bertamu ke kantormu, jangan sampai mengabaikannya ya, apalagi membuatnya merasa tidak nyaman karena sikap cuek dan merasa tak diacuhkan.

Kedengarannya sepele, ya, tapi buat klien bisa jadi itu merupakan sesuatu yang sangat penting. Bisa-bisa klien meragukan profesionalitas perusahaan dan membatalkan kesepakatan yang sempat terjadi di awal pertemuan, hanya karena merasa diabaikan atau tidak disambut dengan baik. Sayang banget bukan kalau sampai kejadian?

Lantas, bagaimana sih etika yang baik dalam memperlakukan klien saat bertamu ke kantor? Simak yuk ulasannya.

Ibaratkan Tamu

Anggaplah klien adalah seorang tamu yang datang ke rumah. Tawarkan segala apa yang sepertinya dibutuhkan seorang tamu, seperti minum, persilakan duduk, dan tentu saja senyum. Tidak ada salahnya juga berbasa-basi bertanya tentang bagaimana perjalanannya atau datang bersama siapa ke sini.

Karena ini dalam aspek bisnis dan kantor, pastikan resepsionis yang menerima tamu tersenyum ramah dan bertanya terkait keperluan apa pada tamu dengan sopan. Sebagai garda terdepan, resepsionis bisa menjadi pintu gerbang kelancaran bisnismu dengan klien. Soalnya, ramah atau tidaknya resepsionis bisa menjadi kesan pertama terkait seberapa jauh profesionalitas dari perusahaanmu.

Jaga Kebersihan Kantor

Kantor yang bersih akan memberi nilai tambah buat perusahaanmu di mata tamu atau klien yang datang. Mana ada tamu yang betah berada di kantor yang kotor, iya kan? Ruang depan, meja resepsionis, ruang tamu, meeting room, dan toilet, menjadi tempat-tempat yang wajib bersih. Kalau semua sudah bersih, yakin deh kesan klienmu akan baik pula pada kinerja perusahaan. Setidaknya ia akan berpikir positif untuk kerja sama ke tahap selanjutnya.

Terapkan Peraturan untuk Karyawan

Faktanya, tidak semua karyawan mengerti cara memperlakukan klien dengan baik dan benar. Bahkan, beberapa di antara mereka bisa saja masih kikuk dan cuek. Karena itu, baiknya latih semua karyawan untuk menghormati tamu yang berkunjung ke kantor.

Hal ini akan bermanfaat saat klien datang berkunjung tapi orang yang dituju sedang tidak berada di tempat. Karyawan lain bisa mem-backup dengan sama baiknya. Etika yang paling utama, jangan lupa menjabat tangannya dan mempersilakannya untuk tamu duduk atau menunggu di ruang tamu sampai orang yang dimaksud datang. Mengajak ngobrol sebentar pun sangat bagus agar ia merasa di kantor sendiri.

Itulah beberapa etika untuk menyambut klien saat mereka datang ke kantormu. Sekali lagi, pastikan klien yang berkunjung ke kantormu mendapat pelayanan yang baik, ya. Sebab kerja sama bisa berlanjut, saat mereka merasa disambut.