Format dan Struktur Surat

Setelah memahami dasar korespondensi berupa fungsi, kriteria, penggolongan, dan jenis surat, hal berikutnya yang perlu diketahui ialah format dan struktur surat. Meski ada berbagai jenis surat, format surat secara umum dapat dibagi berdasarkan keberadaan hal dan judul, serta berdasarkan format paragraf. Struktur surat pun sebenarnya seragam dan dapat dilihat terdiri atas tiga bagian: bagian awal, bagian utama, dan bagian akhir.

Berdasarkan keberadaaan hal dan judul, surat dapat dikelompokkan menjadi surat berhal dan berjudul. Sesuai dengan namanya, surat berhal memiliki hal atau perihal, sedangkan surat berjudul memiliki judul. Jika sudah memiliki hal (dalam bagian keterangan surat), surat tidak perlu diberi judul. Demikian juga sebaliknya.

Berdasarkan format paragraf, ada paragraf lurus (block) yang tiap barisnya dimulai pada posisi yang sama, paragraf lekuk (indented) yang baris pertamanya menjorok ke dalam sekitar lima karakter, dan paragraf gantung (hanging) yang merupakan kebalikan paragraf lekuk, yaitu baris kedua dan seterusnya menjorok ke dalam. Paragraf lekuk lazim dipakai oleh instansi pemerintah, sedangkan paragraf lurus oleh instansi nonpemerintah.