Bagaimana Cara Membangun Komunikasi yang Efektif dengan Tim dan Klien?

Komunikasi menjadi elemen paling penting saat kita bekerja, baik itu komunikasi dengan rekan kerja lainnya, atasan, tim maupun dengan klien.

Ilustrasi saling bercerita. Dokumen: pexels.com

Dengan komunikasi yang efektif di tempat kerja dapat membangun hubungan dan kepercayaan antara rekan kerja, menjaga transparansi di tempat kerja, memungkinkan manajemen karyawan yang lebih baik, meningkatkan moral, dan memfasilitasi inovasi.

Singkatnya, komunikasi yang efektif adalah kunci produktivitas, kesuksesan karier dan keuntungan untuk bisnis. Lalu bagaimana membangun komunikasi yang efektif bukan hanya dengan rekan kerja dan tim di kantor tapi juga dengan klien? Berikut tipsnya dari Forbes Agency Council.

Miskomunikasi antara dua orang yang berkolaborasi ternyata paling sering bukan karena perbedaan pendapat, tetapi gaya komunikasi yang berbeda. Dengan mempelajari profil dan karakteristik dari kepribadian rekan kerja atau klien, kita dapat belajar bagaimana memproses informasi dengan baik, apa tujuan dari komunikasi tersebut dan apa yang menyebabkan stres atau perselisihan. Cara ini dapat membuat komunikasi menjadi jauh lebih lancar.

Saat ini dengan dunia yang serba cepat dan terhubung, membuat proses komunikasi semakin mudah. Namun, di tengah kemudahan berkomunikasi kita juga perlu untuk memilih alat komunikasi dengan cermat. Email seringkali bagus digunakan untuk berhubungan dengan klien karena lebih formal, mengirim pesan teks mungkin baik-baik saja, tetapi terkadang panggilan telepon atau pertemuan tatap muka bisa lebih efektif untuk hal yang bersifat segera.

Melibatkan tim sejak awal proyek menjadi awal yang baik untuk berkomunikasi. Mulailah dengan mengadakan pertemuan dengan semua anggota tim yang terlibat, termasuk klien. Klien kemudian tahu siapa melakukan apa dan juga menciptakan kepercayaan pada kredibilitas tim.

Ilustrasi saling bercerita. Dokumen: pexels.com

Kita tidak bisa mendapatkan kepercayaan tanpa transparan. Bersikap transparan dapat berarti banyak hal, termasuk tidak takut menyatakan bahwa suatu ide tidak bagus, mengaku ketika berada di dalam gulma, dan menawarkan feedback positif. Jika dasar komunikasi adalah transparansi, dan tidak ada keraguan tentang prosesnya, maka kepercayaan menjadi komponen alami dari hubungan tersebut.

Mengizinkan anggota tim terbuka untuk mendiskusikan bagaimana perasaan klien bisa menjadi cara yang bagus untuk meningkatkan komunikasi antara tim dan klien. Menunjukan empati bisa meningkatkan fokus dan keterlibatan setiap orang.

Terkadang hanya sekedar komunikasi saja tidak cukup, kita perlu menjadi pendengar, berempati, menghargai, dan bereaksi sesuai dengan situasi, daripada menawarkan monolog yang mungkin relevan atau tidak relevan dengan apa yang dibutuhkan tim maupun klien. Jadi penting untuk menjalin hubungan bukan sekedar komunikasi karena ini bisa menjadi dasar untuk reputasi tim dan perusahaan.

Ini menjadi hal yang dirasa sepele namun penting untuk membangun komunikasi yang baik. Dengan menanyakan kabar kita bisa menunjukan kepedulian satu sama lain.

Lakukan setiap pekerjaan dengan baik dan kemampuan maksimal yang kita bisa. Dengan cara ini kita bisa menunjukan bahwa kita dapat dipercaya untuk menyelesaikan tanggung jawab pekerjaan yang telah diberikan. Jika kepercayaan sudah didapatkan maka komunikasi akan mengalir dengan baik.

Ilustrasi saling bercerita. Dokumen: pexels.com

Membangun kepercayaan sejak awal sangat penting untuk fondasi yang kokoh. Jangan sungkan untuk menjadi yang pertama melaporkan tidak hanya untuk hal yang baik tetapi juga buruk. Memberikan laporan untuk setiap progres proyek yang dijalankan secara konsisten kepada tim dan klien juga penting sebagai landasan kepercayaan dan transparansi dalam sebuah proyek.

Menjadi perpanjangan tim menjadi penting karena kita perlu memahami merek klien, industri mereka, dan tujuan mereka sedekat mungkin. Cara terbaik untuk melakukannya adalah melalui pertemuan tim rutin dan percakapan empat mata, tidak hanya melalui email.

Jangan mengabaikan hal-hal mendasar: Setiap kali ada pertemuan, pastikan kita memiliki agenda, rekap hal yang harus dilakukan, dan kirim feedback setelah selesai. Membangun kebiasaan yang konsisten sejak awal sangat penting ketika segala sesuatunya menjadi rumit di kemudian hari kita tetap bisa membangun kepercayaan yang diperlukan untuk berkolaborasi.

Cara terbaik untuk memastikan komunikasi klien yang kuat adalah dengan memasukkannya ke dalam standar operasional yang disepakati sejak awal. Setiap langkah yang ditetapkan bisa mendorong kolaborasi jadi lebih baik. Mulai dari pertemuan rutin, meminta masukan, hingga peluang berkelanjutan untuk feedback proyek yang sedang berjalan, dengan membangun hubungan yang saling menghormati dan kolaboratif.

Karena saat kita fokus pada peningkatan komunikasi dalam tim maupun klien, kita dapat memfasilitasi produktivitas yang lebih tinggi, meningkatkan semangat kerja, dan membangun budaya kantor yang lebih sehat. Itulah mengapa sangat penting untuk menjadikan komunikasi yang efektif sebagai budaya dalam bekerja.