Penyelenggaraan Event Besar dari Sudut Pandang Divisi Perlengkapan

Ilustrasi event besar https://unsplash.com/photos/NYrVisodQ2M

Banyak event besar yang ada pada zaman sekarang ini. Siapa yang tidak tahu We The Fest, Djakarta Warehouse Project, dan Java Jazz. Pada setiap event divisi yang paling menjadi sorotan adalah divisi acara sebagai konseptor. Divisi acara sendiri bertanggung jawab atas semua konsep dan jalannya kegiatan pada suatu acara. Event sendiri biasanya terdiri dari berbagai divisi, di antaranya divisi acara, divisi publikasi, divisi dokumentasi, divisi registrasi, dan juga yang paling sering dilupakan yaitu divisi perlengkapan dan keamanan.

Sebagai seseorang yang pernah menjabat sebagai koordinator divisi perlengkapan suatu acara besar, saya memiliki sudut pandang yang berbeda mengenai divisi perlengkapan. Divisi perlengkapan sendiri memiliki tanggung jawab yang cukup besar pada jalannya suatu acara. Seperti memastikan perlengkapan semua divisi, membuat set up, dan juga bertanggung jawab atas seluruh keamanan pada saat acara berlangsung. Berbeda dengan divisi lain yang memang membuat konsep dan juga sistemasi, divisi perlengkapan lebih mengandalkan tenaga pada suatu event.

Sebagai contoh pada saat proses penempatan properti pada set up. Divisi perlengkapan memiliki peran yang sangat penting pada proses ini. Selain itu pada saat pergantian guest star yang akan tampil, divisi perlengkapan yang akan melakukan proses penataan letak set up sesuai dengan keinginan dan konsep yang diberikan oleh divisi acara. Di samping bertanggung jawab atas penataan set up, divisi perlengkapan juga bertanggung jawab atas keamanan event sampai guest star. Segala kepentingan terkait guest star yang termasuk mengantarkan, menjaga ruangan, dan juga memastikan seluruh keperluan guest star merupakan tanggung jawab penuh dari divisi perlengkapan.

Dapat disimpulkan bahwa semua divisi tidak dapat dipandang sebelah mata. Sebab pada dasarnya semua divisi saling melengkapi satu sama lain untuk keberhasilan jalannya sebuah event. Bukan berarti divisi yang tidak sering terekspos seperti divisi perlengkapan memiliki peran yang tidak penting. Sebagai mahasiswa, sebaiknya kita bergabung sebagai panitia dalam suatu event untuk dapat melihat setiap divisi dari sudut pandang seorang panitia. Dengan begitu, selain menambah pengalaman kita juga dapat mematahkan opini publik terkait hal yang tidak benar terhadap keseimbangan kerja pada setiap event besar yang berjalan.