Dosen IPB University Berbagi Tips Menyimpan File Digital Saat WFH

Dosen IPB University Berbagi Tips Menyimpan File Digital Saat WFH

Di masa pandemi, pemerintah memberlakukan Work From Home (WFH) dan School From Home (SFH). Akibatnya ada banyak dokumen digital yang perlu disimpan, baik berkaitan dengan pekerjaan atau pribadi. Setiap individu, terlebih di era digital pasti memiliki dokumen digital baik pribadi atau institusi. Setiap orang pasti akan mengabadikan berbagai moment indahnya melalui foto. Namun apakah Anda sudah menyimpan dokumen digital dengan baik?

Untuk menyimpan foto atau dokumen digital, diperlukan teknik tertentu. Mau tahu bagaimana tekniknya menyimpan dokumen atau foto yang bisa bertahan hingga puluhan tahun? Ika Sartika, MSn, dosen IPB University dari Program Studi Komunikasi, Sekolah Vokasi bagikan tips penyimpanan file digital saat WFH.

“File digital tidak kalah penting dan berharga dari foto asli yang rusak. Foto-foto yang Anda pulihkan berkisar dari beberapa dekade hingga lebih dari seabad. Jika Anda menganggap serius pelestarian dan pemulihan fotografi, anda harus memikirkan skala waktu yang sama untuk arsip anda. Ini bukan tentang apakah foto yang dipulihkan akan dapat dilihat lima tahun dari sekarang, tetapi apakah foto itu akan dapat diakses 15 atau 50 tahun dari sekarang,” ujarnya.

Menurutnya, kesalahpahaman yang dimiliki oleh orang awam di lapangan tentang foto digital (termasuk restorasi digital) adalah bahwa pengarsipan tidak menimbulkan masalah karena file digital dapat disalin dengan sempurna.

“Ada perbedaan penting antara foto fisik dan elektronik. Restorasi digital secara teori abadi. Tetapi Anda akan menyadari bahwa keabadian hanya jika mengikuti teknik pelestarian yang baik dan mempertahankan kewaspadaan berkelanjutan untuk menjaga dari kerusakan.

Dokumen apapun membutuhkan sistem pengarsipan yang baik. Pengarsipan foto digital dengan aman adalah tugas yang lebih berat daripada yang disadari oleh kebanyakan orang, tetapi itu tidak tertahankan. Hanya perlu sedikit perawatan dan pemikiran untuk menyelamatkan file digital sehingga Anda benar-benar yakin untuk melihat atau mengambilnya di kemudian hari, “ tuturnya.

Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan ketika pengarsipan file digital menurut Ika Sartika. Pertama, simpan file dalam format umum, bukan hak milik. Format TIFF 16-bit terkompresi sangat ideal, tetapi TIFF terkompresi dapat diterima. Untuk warna 8-bit, JPEG pada rasio kompresi yang sangat rendah juga dapat diterima. Semua format ini harus tetap dapat dibaca untuk waktu yang sangat lama.

Simpan file di media yang tahan lama, umum digunakan dan tidak akan terpengaruh oleh perusahaan tertentu yang nantinya gulung tikar atau mengubah teknologinya. Gunakan Compact Disk dan hard drive/SSD.

“Buat jadwal secara berkala membuka atau memeriksa file yang diarsipkan untuk memastikan bahwa kerusakan tidak terjadi, dan berencana untuk menduplikasi pada jadwal reguler sebelum Anda melihat tanda-tanda masalah. Untuk keamanan terbaik terhadap kehilangan, buat dua salinan dari setiap file dan simpan satu salinan di luar situs (cloud/Drive). Dengan begitu, jika bencana terjadi di rumah atau kantor, Anda tidak akan kehilangan file foto digital. Terakhir, buatlah katalog yang mudah dibaca tentang apa yang disimpan arsip Anda. Program basis data fotografi baik untuk menjaga arsip dan membuatnya mudah untuk menemukan file Anda. Ekstrak semua informasi katalog dan simpan sebagai file teks atau dokumen Word sederhana atau ubah menjadi file PDF Acrobat. Semua format tersebut akan dapat dibaca untuk waktu yang sangat lama. Simpan salinan dokumen katalog pada setiap disk penyimpanan yang diarsipkan,” jelasnya. (dh/Zul)

Keyword: dosen IPB University, Sekolah Vokasi, File Digital, Program Studi Komunikasi