Unit Arsip IPB Berikan Bimbingan dan Konsultasi Kearsipan Unit Kerja

Tim Unit Arsip IPB

Unit Arsip Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan lembaga kearsipan di IPB yang memiliki tugas melakukan pembinaan kearsipan bagi seluruh unit kerja di lingkungan IPB. Untuk itu dalam tahun 2019 Unit Arsip IPB telah mulai melaksanakan program pembinaan kearsipan sejak bulan Januari melalui kegiatan Bimbingan dan Konsultasi (Bimkos) kearsipan bagi unit-unit kerja di lingkungan IPB yang mengajukan permohonan bantuan pembenahan arsip. Beberapa unit kerja yang telah mendapatkan Bimkos kearsipan yaitu Direktorat Sumberdaya Manusia di akhir Desember 2018, Direktorat Keuangan dan Akuntansi pada 6 Februari 2019 serta Direktorat Kerjasama dan Hubungan Alumni pada tanggal 1 Maret 2019.

Tujuan kegiatan ini adalah melakukan pembenahan arsip, menambah pengetahuan dan wawasan tentang kearsipan bagi para pemangku kepentingan di ketiga unit kerja tersebut. Peserta Bimkos kearsipan terdiri dari para pejabat pengelola IPB, tenaga arsiparis, tenaga pengelola arsip, tenaga kependidikan bidang administrasi kesekretariatan dan bidang lainnya di ketiga unit tersebut.

Narasumber dalam kegiatan ini Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd, Fungsional Arsiparis Madya IPB yang memiliki banyak pengalaman sebagai salah satu pakar kearsipan di Indonesia. Anggota Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) ini telah meraih banyak prestasi di bidang kearsipan diantaranya Arsiparis Teladan Peringkat 1 Tingkat Nasional 2017. Edy yang juga Kasubag Layanan dan Pembinaan Kearsipan, Unit Arsip IPB ini memberikan paparan tentang pengelolaan arsip dinamis dan lingkupnya yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

Dalam kegiatan ini juga dilakukan praktik kearsipan dimulai dari teknik korespondensi atau surat-menyurat yang harus mengikuti standarisasi IPB dan memperhatikan teknik penulisan. Selanjutnya peserta diberikan juga latihan pengolahan arsip. Dalam kegiatan Bimkos kearsipan, peserta mengemukakan bahwa kegiatan ini sangat bermanfaat untuk meningkatkan kinerja unit kerja dalam menyelenggarakan administrasi yang lebih baik dan benar pada unit kerja.

“Setelah dilaksanakan pembenahan arsip pada unit kerja IPB diharapkan pengelolaan arsip IPB dapat terus terjaga dan terlaksana dengan baik dan benar sesuai dengan UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan,” papar Kasubag Akuisisi dan Pengolahan Arsip, Unit Arsip IPB, Ir. Hirra Nurlaeni, MM. “Semoga melalui kegiatan ini, sadar tertib arsip di setiap unit kerja IPB dapat terus meningkat dalam mendukung IPB menuju World Class University,” demikian disampaikan Kepala Unit Arsip IPB, Drs. B.Mustafa., M.Lib. (dh/ris)