Rapat Virtual Tak Harus Kesal

Ice breaking dan afirmasi positif membuat rapat virtual tak harus kesal

Sejak pandemi COVID-19 menerpa dan kewajiban Work From Home (WFH) diselingi Work from Office (WFO) diberlakukan bagi ASN, maka rutinitas dan aktivitas bekerja pun berubah. Upaya saling terkoneksi pun dilakukan melalui rapat virtual untuk tetap terhubung dengan rekan atau anggota lainnya baik rapat resmi maupun sekedar koordinasi ringan. Otomatis rapat virtual tak lagi hanya menjadi kebiasaan, melainkan sudah menjadi budaya yang menjadi kenormalan baru.

Rapat virtual sendiri menurut Julia Young (2020), adalah sebuah kegiatan di mana semua peserta dari berbagai lokasi bergabung dalam waktu yang telah terlebih dahulu disepakati dengan menggunakan media seperti teleconference atau video conference. Untuk rapat virtual denan video conference mempunyai berbagai pilihan seperti Go To Meeting, Blue Jeans, Microsoft team, Skype, Google Hangouts dan Cisco Webex, dan Zoom Meeting.

Presiden Joko Widodo pun melakukan koordinasi dan rapat kabinet dengan sejumlah menteri juga melalui rapat virtual dengn video conference yang diintegrasikan dengan perangkat camera dan layar TV yang besar. Sedangkan saat bertemu secara fisik, disiplin dalam menjalankan protokol kesehatan, terutama memakai masker dan menjaga jarak terus digalakkan agar penanganan Covid-19 dan pemulihan ekonomi nasional dapat berjalan baik seiring sejalan.

Teknologi Komunikasi Video Conference

Terlepas kontroversi keamanannya yang sempat diperdebatkan dan masih banyak juga ASN yang belum membiasakan diri dengan adopsi teknologi Video Conference ini (early versus late adopter), namun sebagai teknologi komunikasi baru lebih praktis aplikasinya dan menjangkau wilayah yang lebih luas bahkan lintas negara sekalipun.

Disamping itu, sangat memungkinkan pula para penggunanya untuk berkomunikasi sambil bekerja di depan komputer tanpa berpindah dengan teknologi lain. Hal ini tentu saja lebih efektif dilihat dari waktu, biaya, dan tenaga yang dibutuhkan. Kerepotan yang biasa dihadapi saat perjalanan dinas sudah tidak lagi dialami. Semua aman di rumah ataupun di kantor dengan jumlah ASN yang dibatasi jumlahnya demi mencegah penyeberan Covid-19 cluster kantor yang mulai marak.

Informasi yang disampaikan dengan teknologi Video Conference juga lebih bervariatif, karena dimungkinkannya pengiriman pesan berupa gambar dan suara. Ke depan, sangat mungkin video conference menggantikan jalur komunikasi tatap muka dan komunikasi via telpon dan tentu menghemat waktu, biaya dan tenaga.

Kesal Saat Rapat Virtual

Selain kemudahan-kemudahan yang ditawarkan dalam rapat virtual, kejenuhan yang berujung kekesalan kerap menghinggapi pengguna. Bagaimana tidak jenuh, ketika harus rapat virtual hingga beberapa kali dalam sehari bahkan hingga larut malam sementara pekerjaan utama pun menumpuk. Kadang kala dalam rapat virtual kerap kali kita menemui kualitas audio peserta yang kurang baik bahkan audio narasumbernya sendiri. Adapula disebabkan bocornya audio, lemahnya jaringan atau hal teknis lainnya seperti tali atau mic kabel yang bermasalah.

Menurut Gianpiero Petriglieri (2020), profesor di Insead Business School seperti dilansir dalam https://crafters.getcraft.com, menyatakan percakapan melalui video mengharuskan seseorang untuk berupayaa lebih keras saat mencerna kode-kode nonverbal lawan bicara, seperti ekspresi wajah, nada suara, dan bahasa tubuh. Konsekuensi logisnya tentunya akan menyita banyak energi penerima pesan. Otomatis, otak penerima pesan dikondisikan menyerap dan menerima semua pesan secara “terpaksa” melebihi kemampuan daya serap sehingga kurag optimal dan membuat disonansi (keadaan tak nyaman dalam percakapan alamiah).

Senada dengan Petriglieri, Marissa Shuffler (2020), profesor di Universitas Clemso mengungkapkan bahwa melakukan percakapan melalui video membutuhkan lebih banyak fokus daripada obrolan fisik secara langsung. Situasi akan menegangkan. Shuffler menggambarkan dalam rapat virtual, seseorang dengan sangat sadar secara fisik menggunakan kamera, sehingga merasa seperti ditonton dan diawasi layaknya berada di atas panggung. Hal ini memicu semacam tekanan sosial dan perasaan untuk perlu tampil formatif.

Tips Kurangi Kesal Saat Rapat Virtual

Beberapa tips berikut dapat menjadi alternatif mengikuti rapat virtual tak harus kesal. Tips pertama adalah percakapan ringan sebelum rapat dibuka. Biasakan masuk ke ruang rapat virtual 5 – 15 menit sebelum rapat resmi dibuka. Waktu tersebut dapat dimanfaatkan untuk saling bertegur sapa dan menanyakan kabar masing-masing peserta rapat. Hal ini menjadi perlu untuk memancing suasana rileks dan atmosfer positif sebelum rapat dimulai.

Tips kedua, Ice Breaking. Fungsinya sama seperti tips pertama namun disampaikan dengan cara berbeda. Misalnya mengajak peserta untuk saling tersenyum bersama yang ditahan selama 8 detik misalnya. Tips ketiga adalah memberikan afirmasi positif berupa jargon tertentu yang membangkitkan semangat peserta rapat. Misalnya ucapan “Semangat Pagi” atau “Salam Sehat Lawan Covid-19”.

Tips keempat adalah mempersiapkan bahan rapat sebaik mungkin. Artinya, materi rapat sudah disiapkan dengan matang sehingga meminimalisasi kemungkinan pertanyaan-pertanyaan potensial yang akan muncul. Sehingga komunikasi dalam rapat virtual akan berlangsung lebih efektif terutama untuk rapat virtual yang menggunakan platform virtual conference gratis dengan waktu terbatas.

Tips terakhir adalah menyadari mengaktikan kamera adalah pilihan. Kadangkala dengan mematikan mode kamera, kita kan merasa lebih rileks, nyaman tanpa mengurangi substansi dan tujuan rapat virtual. Hal ini juga efektif ketika beberapa peserta menggunakan jaringan nir kabel dengan MBps terbatas atau bahkan tethering dan kuota hand phone terbatas. So, Selamat Rapat Virtual!