Ramai-ramai Efisiensi, Menanti Kisah Besar Transformasi Bisnis di Era Pandemi

“Tak ada yang lebih ajaib dari perubahan. Pandemi memaksa setiap pribadi dan perusahaan bertransformasi. Kami bekerja untuk membantu itu.” Manajer Ruangkerja by Ruangguru, Bambang Suprapto

Meeting online menjadi kebiasaan bisnis baru di masa pandemi. Foto: Ruangkerja

Seperti sebuah dinding besar, pandemi memaksa industri untuk melompat, sebab jalan saja tak lagi cukup untuk mensiasati keadaan. Ada dua hal utama yang mau tidak mau, suka tidak suka, harus dikerjakan sebuah perusahaan agar bisa beradaptasi dengan situasi yang tercipta dari pandemi. Adalah efisiensi di segala lini, dan di saat yang sama bergegas menjalankan potensi baru yang muncul dari situasi baru tersebut. Keduanya tak bisa dikerjakan dengan cara lama, keduanya perlu inovasi dan dalam inovasi, teknologi adalah kunci.

“Tepat di sisi teknologi itulah kami bekerja untuk membantu perusahaan, industri, melakukan dua hal sekaligus, yakni efisiensi sekaligus meraih kemungkinan baru terutama dalam hal ini adalah optimalisasi di sisi sumber daya manusia, man behind the gun perusahaan,” demikian kata Manajer Ruangkerja by Ruanguru, Bambang Suprapto, saat berbincang secara daring dengan beberapa perusahaan di Yogyakarta, pertengahan Juli lalu.

Bambang memiliki pengalaman di bidang solusi digital learning selama lebih dari dua dekade. Dirinya telah seringkali terlibat dalam membantu banyak perusahaan untuk melakukan transformasi di sisi sumber daya manusia.

Berkaca dari pengalamannya, Bambang mengatakan ingin menunjukkan bahwa man behind the gun atau pengelolaan SDM adalah satu hal kunci yang sebenarnya cukup terlambat disadari untuk segera berubah. Model pelatihan cara lama, selain biayanya mahal, adaptasi terhadap perubahannya juga lambat. “Sementara perubahan dunia bisnis berlangsung begitu cepat. Bayangkan jika terus mengandalkan model pelatihan karyawan cara lama ini padahal hidup sehari-hari sekarang sudah “dipaksa” untuk online, seperti halnya work from home?,” kata Bambang.

Di akhir 90-an, saat perusahaan global sudah menerapkan pelatihan karyawan secara digital, masih banyak perusahaan di Indonesia menerapkan sistem pelatihan konvensional atau tatap muka (classroom training).

Setiap perusahaan memiliki kelas pelatihan dengan satu bulan pelatihan maksimal hanya bisa diperuntukkan untuk 30-50 orang. Biaya per head untuk setiap pelatihan itu berkisar Rp 2-10 juta per tahun yang meliputi biaya penyewaan ruangan kelas, perjalanan dinas, konsumsi, biaya instruktur, dan lainnya yang terus naik dari waktu ke waktu. Bayangkan jika perusahaan memiliki 20 ribu karyawan, berapa bujet yang perlu digelontorkan untuk menyelenggarakan pelatihan dengan sistem tatap muka ini? Selain itu, dengan skema ini berapa banyak karyawan yang bisa mendapatkan pelatihan secara maksimal?

“Kita pernah hitung untuk perusahaan paling kuat sekalipun hanya akan mampu mengkover 1-2 ribu karyawan atau 10 persen dari total karyawan. Untuk perusahaan kecil angkanya jauh lebih rendah,” jelas Bambang.

Dampaknya tentu saja banyak karyawan yang tak mendapat upgrade skill dan knowledge secara rutin dan optimal. Sumbangannya untuk perusahaan juga tak bisa meningkat. Dan pada gilirannya, seluruh produktivitas perusahaan sulit ditingkatkan. Jadi selain mahal, model pelatihan karyawan dengan ini menyulitkan perusahaan untuk tumbuh lebih cepat.

Produkvitas Perusahaan, Produktivitas Nasional

Produktif di manapun berapa jadi topik utama profesional muda saat pandemi. Foto: Pexels

Mengutip pernyataan Sekretaris Jenderal Kementerian Ketenagakerjaan, Anwar Sanusi, di sejumlah media pada November 2020, Bambang mengatakan bahwa produktivitas tenaga kerja di Indonesia yang masih kalah bersaing bahkan dengan Laos dan jauh di bawah rata-rata negara Asean. Hal itu pun sebenarnya juga paralel dengan produktivitas tiap persen dari pertumbuhan ekonomi secara nasional, di mana serapan lapangan kerjanya juga paling minim. Artinya, isu perubahan di sisi peningkatan produktivitas karyawan adalah isu mendasar dalam problem ekonomi nasional. Pandemi, memaksa perubahan harus berlangsung lebih cepat.

“Tak ada yang lebih ajaib dari perubahan. Pandemi memaksa pribadi dan perusahaan bertransformasi, kami bekerja untuk membantu itu,” ujar Bambang yang juga mengemukakan bahwa dengan pelatihan secara tatap muka (classroom training), dalam satu tahun seorang karyawan hanya akan mendapat 1-2 pelatihan per bulan atau dalam 1 tahun hanya mendapat rata-rata 40 jam pelatihan (learning hours) per karyawan. Itu kasus untuk perusahaan dengan salah satu sistem pelatihan paling bagus di Indonesia, seperti di sektor financial services.

“Bandingkan dengan pelatihan secara online, dengan biaya yang jauh lebih rendah, jam pelatihan rata-rata dapat meningkat sampai 100 jam per tahun, bahkan ada yang sampai 200 jam per tahun. Artinya, solusi yang dimiliki oleh platform pelatihan online seperti Ruangkerja rata-rata bisa mengurangi biaya pelatihan hingga 70 persen dan di sisi lain juga mengurangi waktu pelaksanaan pelatihan hingga 60 persen dibandingkan dengan model pelatihan konvensional (tradisional),” kata Bambang.

Bambang meminta peserta diskusi untuk membayangkan kemungkinan yang muncul dari efisiensi dan optimalisasi dari pelatihan karyawan secara online. Pada model pelatihan tatap muka, Si Fulan musti menyisihkan waktu 2 hari dalam sebulan untuk mengikuti pelatihan di kota B. Selain waktu, biaya kelas, dan instruktur, berapa biaya transportasi dan akomodasi yang dikeluarkan?

Bayangkan sebaliknya, Si Fulan membuka laptop atau handphonenya, mengunyah materi pelatihan di sembarang tempat dan waktu terbaik yang ia pilih.

“Dua hari kalikan berapa juta karyawan di Indonesia. Bayangkan produktivitas nasional yang akan meningkat. Waktu yang digunakan untuk pelatihan offline dapat dialihkan untuk memaksimalkan produktivitas kerja. Apalagi saat ini ada kondisi pandemi yang memaksa untuk WFH” tandas Bambang.

Memang tak semua pelatihan untuk karyawan bisa dilangsungkan secara online. Namun dengan memiliki opsi ke pelatihan secara online, perusahaan dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas pelaksanaan pelatihan di perusahaan dibandingkan hanya mengandalkan pelatihan secara offline.

Hal paling sederhana namun sangat krusial bagi perusahaan Fast Moving Counsumer Goods (FMCG) misalnya, adalah mengenai pelatihan product knowledge.

Bayangkan rata-rata di perusahaan tersebut memiliki 500-1000 tenaga sales di setiap regional. Sementara produk baru bisa ada setiap bulan. Betapa repotnya untuk hanya memberikan pelatihan terkait product knowledge baru, ilmu dan strategi selling skill, dan pelatihan-pelatihan lainnya yang sifatnya urgent.

“Product knowledge, basic knowledge, dan sejenisnya yang sifatnya terus updated dapat menggunakan strategi pelatihan secara online. Di sisi lain, pelatihan motivasi dan role play masih bisa dengan model tatap muka” jelas Bambang.

Terabas Problem Infrastruktur Awal

Ilustrasi platform Ruang Kerja. Foto: Dokumen Ruangkerja

Menjawab pertanyaan mengenai infrastruktur awal yang dibutuhkan untuk bisa memiliki sebuah sistem pelatihan online yang terstruktur, Bambang mengatakan sebuah kabar buruk, ”bisa ratusan juga hingga milyaran rupiah. Belum lagi untuk membuat konten digitalnya perlu waktu dan biaya. Tapi itu dua dekade lalu. Sekarang dengan Ruangkerja, semua bisa jauh lebih murah karena Ruangkerja menyediakan learning management system (LMS) berbasis cloud dengan sistem sewa yang sangat murah,” jawab Bambang.

Biaya untuk sewa infrastruktur di Ruangkerja dibayar secara bulanan dan tahunan yang dihitung tergantung berapa karyawan yang ikut pelatihan. Artinya jika selama ini sebuah perusahaan sudah punya bujet per tahun per orang, katakanlah Rp 2 juta, dengan Ruangkerja biaya bisa jauh lebih murah.

“Dengan Ruangekrja, Anda bisa reduce cost hingga 70 persen!” kata Bambang.

Ingat, tak perlu membangun infrastruktur awal alias tinggal pakai. Lalu, bagaimana dengan konten digitalnya? Perusahaan bisa menggunakan digital content milik sendiri atau lebih simpel dengan memanfaatkan ratusan digital content milik Skill Academy (by Ruangguru) yang dapat diakses melalui platform Ruangkerja.

“Kalau mau bikin konten digital, tim kami dapat membantu membuatkannya. Sekali bikin bisa dipakai terus hingga bertahun-tahun, atau kalau perlu updating kita juga bisa bantu,” jelas Bambang.

Bambang mengakui bahwa ada banyak platform pelatihan online dari luar negeri yang menawarkan produk dan layanan serupa dengan Ruangkerja. Namun ada satu keunggulan Ruangkerja yang tak dimiliki oleh pesaing, yaitu dari sisi support team dan customer service lokal yang tahu benar kebutuhan perusahaan lokal.

Kendala yang tampaknya sederhana, seperti karyawan yang masih bingung cara mengakses, kendala di perangkat karyawan baik di handphone atau di laptop/PC, semua bisa diselesaikan lewat telepon jaringan lokal dan juga email yang sangat minim biaya.

“Bayangkan setiap kendala harus telepon ke luar negeri. Itu jadinya premium call dan harus melalui bahasa Inggris padahal hanya masalah akses di handphone karyawan. Belum lagi tidak semua pesaing mau menyediakan layanan tersebut secara gratis seperti Ruangkerja” kata Bambang.

Bagi Bambang, masalah produktivitas karyawan adalah masalah yang hanya bisa diselesaikan dengan ekosistem yang tepat, yakni teknologi dan sumber daya manusia yang mengerti benar konteks lokal. Bambang menyebutnya sebagai perubahan dari dan untuk ekosistem.

“Karena yang kita tawarkan bukan hanya efisiensi tapi juga terus tumbuh, inovatif, mengakselerasi sumber daya manusia perusahaan dan secara umum juga ekonomi nasional. Jadi mari tumbuh bareng bersama-sama meningkatkan kualitas sumber daya manusia nasional demi kepentingan ekonomi nasional,” tandas Bambang. (Adv/YIA-1)