6 Hal yang Perlu Disiapkan Pengusaha Sebelum Ikut Pameran di Eropa

Pameran Internasional di Polandia (Foto: KBRI Warsawa)

Dapat dikatakan bahwa hampir setiap pengusaha di Indonesia ingin mempromosikan produk yang dijualnya pada sebuah kegiatan pameran berskala internasional di sebuah negara di kawasan Eropa, termasuk Polandia. Bagaimana caranya?

Selain tingginya nilai keuntungan yang mungkin didapatkan dari hasil jual-beli yang menggunakan mata uang Euro ataupun Dollar, juga karena karakter pembeli di Eropa yang jauh lebih dewasa dalam memilih sebuah produk. Konsumen asal Eropa lebih mengutamakan kualitas dan higienisnya sebuah produk sebelum membahas harga jualnya di pasaran.

Berikut ini adalah beberapa tips tentang hal-hal yang perlu anda siapkan sebelum berpartisipasi dalam sebuah kegiatan pameran di salah satu negara di kawasan Eropa Tengah, Polandia, seperti disampaikan Fungsional Diplomat Pertama, Direktorat Eropa II, Kementerian Luar Negeri RI, Ivan Rismi Polontalo:

1. Kartu nama perusahaan

Saat mempromosikan sebuah produk dalam sebuah kegiatan pameran, setiap pengusaha berusaha untuk menyampaikan informasi yang lengkap kepada pengunjung (importir/pembeli) tentang keunggulan produk yang dijualnya. 

Menjelaskan keunggulan produknya dalam 10 menit bukanlah hal yang mustahil bagi anda sebagai seorang agen promosi sejati.

Namun bagaimana bila terdapat lebih dari 10 pengunjung berbeda yang datang silih berganti dalam setiap 5 menit? Sanggupkah anda melakukannya tanpa henti dalam waktu 4-5 jam? tantangan lainnya, kadang seorang pengunjung pameran internasional di Polandia hanya siap mendengarkan penjelasan anda hanya dalam waktu 3-5 menit saja, karena harus mengunjungi banyak anjungan pameran lainnya.

Kurangnya waktu yang anda miliki untuk menjelaskan informasi mengenai produk tersebut membuat peran dari sebuah kartu nama menjadi penting. Kartu nama dapat menjadi instrumen kunci dalam membangun jejaring bisnis (networking).

Pembuatan kartu nama tidak perlu menggunakan bahan kertas berwarna mencolok atau bahkan bergambar. Yang penting dalam pembuatan kartu nama adalah adanya informasi mengenai: nama anda, jabatan anda dalam perusahaan, alamat perusahaan, kontak pribadi dan kantor serta alamat email. Yang juga tidak kalah penting adalah informasi tersebut ditulis menggunakan Bahasa Inggris atau Bahasa Polandia.

2. Leaflet dan Brosur

Penggunaan brosur dan leaflet juga membantu dalam penyampaian informasi yang lebih lengkap tentang produk yang dijual kepada para pengunjung selama penyelenggaraan pameran. Dalam pameran di Polandia, tidak sedikit pengunjung yang lebih memilih membaca dari leaflet dan brosur dibanding harus berlama-lama mendengarkan penjelasan anda tentang produk yang dijual.

Beberapa hal yang tidak boleh dilewatkan dalam pembuatan brosur dan leafletpromosi produk untuk keperluan pameran internasional yaitu: desain yang menarik, pemilihan jenis dan ukuran huruf cetak (font) yang sesuai dan mudah untuk dibaca, informasi singkat dan jelas serta memuat 5W+1H (what, why, who, where, when + how).

Sebisanya, dalam pameran internasional di Polandia, bahan promosi tersebut dicetak dalam Bahasa Inggris dan Bahasa Polandia. Penggunaan bahasa setempat dapat membantu masyarakat lebih mudah untuk memahami informasi yang ada. 

3. Contoh produk

Dalam melakukan promosi produk di sebuah pameran internasional di negara manapun di dunia, termasuk di Polandia, pastikan anda membawa contoh produk serta bentuk kemasan produknya untuk dipamerkan selama pelaksanaan kegiatan pameran tersebut. Biasanya para pengunjung pameran internasional produk makanan dan minuman di Polandia, seperti Polagra Food Fair di Poznan,  senang untuk mencicipi produk yang anda promosikan untuk mengetahui rasa dan sensasi yang ditimbulkan oleh produk tersebut. Siapkan diri anda untuk menjawab pertanyaan yang pada umumnya menyinggung antara lain: bahan dasar, proses produksi, proses pengemasan, negara-negara tujuan ekspor saat ini serta harga jual di pasarnya.

Dalam pemilihan kemasan produk, sebaiknya produk anda menggunakan kemasan berstandar internasional sebelum dipromosikan di Polandia. Tentu saja anda tidak menginginkan seorang pembeli membatalkan niatnya untuk membeli produk anda hanya karena kemasan produk anda yang tidak sesuai dengan standar yang digunakan di negara tersebut.

Stand Indonesia di pameran Polandia (Foto: KBRI Warsawa)

4. Komunikasi

Agar sebuah produk dapat dipromosikan dengan baik sepanjang pelaksanaan pameran berlangsung, anda harus mampu bersikap komunikatif kepada pengunjung.

Karena sifatnya sebagai pameran internasional, sikap komunikatif cenderung menuntut para pengusaha harus mampu berkomunikasi menggunakan Bahasa Inggris yang baik, serta bahkan lebih baik lagi bila dapat berkomunikasi menggunakan Bahasa Polandia.

Penggunaan Bahasa Polandia esensial adanya untuk pameran di Polandia, karena tidak sedikit diantara para pengunjung yang datang hanya mampu berkomunikasi menggunakan Bahasa Polandia. Situasi ini terkadang dapat menyulitkan anda, karena bahasa tersebut bukanlah sebuah bahasa yang dipelajari secara umum oleh masyarakat internasional, termasuk di Indonesia. Namun, hal ini dapat disiasati dengan memanfaatkan warga lokal yang dapat dibayar sebagai penerjemah bagi anda dalam mempromosikan produk.

Tidak hanya menjadi penerjemah, para warga lokal tersebut dapat juga diminta untuk mempromosikan produk anda sepanjang pelaksanaan pameran. Bayaran penerjemah warga lokal yang berasal dari kalangan mahasiswa dapat berkisar US$ 30 sampai US$ 50 perhari, sehingga untuk menggunakan jasa mereka selama kisaran 4 (empat) hari kegiatan pameran internasional di Polandia bisa mencapai US$ 200 (US$ 1 = Rp 13.500) atau sekitar Rp 2.700.000.

5. Penampilan

Di Indonesia, pada saat kegiatan pameran berlangsung, kita terbiasa melihat para pengusaha yang mempromosikan produknya mengenakan pakaian batik sepanjang kegiatan pameran berlangsung. Sementara dalam kegiatan pameran internasional di Polandia, para pengusaha yang berada di setiap anjungan mengenakan setelan jas sepanjang pelaksanaan kegiatan pameran. Mengenakan setelan jas pada saat penyelenggaraan pameran internasional di Polandia merupakan sesuatu hal wajib guna memberikan kesan elegan dan menarik sebagai seorang pebisnis.

Remarkable Indonesia di ajang pameran (Foto: KBRI Warsawa)

6. Dokumen perizinan ekspor

Pada saat seorang pengunjung sepakat untuk membeli produk anda, pastikan bahwa dokumen-dokumen terkait izin ekspor perusahaan anda ke Polandia telah siap. Sebagai salah satu negara anggota Uni Eropa, persyaratan impor produk di Polandia tentunya sesuai dengan standar yang ada di sesama negara anggota Uni Eropa. 

Bangun komunikasi yang baik dengan pihak KBRI Warsawa, maupun kementerian terkait di Indonesia mengenai perizinan ekspor dan impor tersebut, sehingga hal tersebut tidak akan menjadi penghalang proses jual-beli produk anda nanti.