Rapat atau Curhat?

Idealnya sebuah rapat diadakan untuk membahas sebuah masalah yang urgent. Hal ini untuk lebih memfokuskan pembahasan sampai tuntas, namun sering kita mengalami rapat diadakan untuk membahas banyak hal.

Rapat yang membahas materi luas dan banyak, membutuhkan sebuah pengelolaan yang cerdas, dari mulai waktu, sarana dan kemampuan pemimpin rapat untuk berkomunikasi secara efektif dan tegas. Ketidakmampuan pemimpin rapat dalam mengelola rapat sering membuat rapat kemudian menjadi bias dan tidak tuntas dalam membahas sebuah masalah.

Untuk itu perlu ditekankan penjelasan yang detail tentang satu persatu masalah yang akan dibahas dan tidak membahas materi bila belum sampai pada waktunya. Karena hal itu akan membuat peserta rapat menjadi bingung kemudian tidak bisa menyimpulkan hasil rapat dengan baik.

Pemimpin rapat seyogyanya mampu membuat skala prioritas dari materi yang akan dibahas sehingga rapat bisa menyelesaikan materi secara tuntas berdasarkan tingkat kepentingannya. Dengan demikian maka rapat bisa menghasilkan keputusan secara baik, sistematis dan tuntas. Kalaupun ada penundaan rapat, hal tersebut tidak membuat materi pokok menjadi terbengkalai.

Suatu materi dapat dikatakan tuntas bila sudah ada kejelasan dari kesimpulan atau keputusan yang diambil, dan hal itu harus menjadi catatan dalam notulensi rapat yang akan disebarkan kepada peserta rapat.

Lebih parah lagi seandainya rapat dijadikan ajang curhat peserta dalam menjalani pekerjaannya selama ini. Ajang curhat ini akan nampak jelas bila rapat tidak memiliki agenda acara yang jelas, tidak menentukan batasan materi dan tidak memiliki kejelasan target waktu.

Curhat adalah mengeluarkan semua isi hati, baik itu kepuasan, ketidakpuasan, kekesalan atau hanya sekedar membicarakan hal-hal kecil dan tidak perlu disampaikan di rapat

Curhat juga bisa dilihat dari tingkat emosi yang terlihat ketika peserta rapat menyampaikan pendapatnya. Kekesalan atau kekecewaan akan nampak dalam nada suara, mimik muka atau gerak tubuhnya. Hal ini akan membuat suasana rapat menjadi tegang dan tidak terkendali.

Cara mengatasi hal ini, pemimpin rapat bisa menurunkan irama rapat untuk lebih santai dan membawa rapat kembali fokus kepada materi utama dengan memberikan penjelasan ala kadarnya bahwa semua yang disampaikan akan menjadi catatan khusus. Curhat yang tidak jelas harus segera dihentikan tanpa harus mengabaikannya. Hal tersebut membutuhkan keterampilan pemimpin rapat dalam berkomunikasi.

Rapat adalah bagian dari bentuk komunikasi antara banyak pihak untuk menyamakan persepsi, masalah dan menemukan solusi bersama. Oleh karena itu sering kita alami dimana rapat menjadi kacau karena pemimpin rapat tidak memiliki kapasitas komunikasi yang baik.

Komunikasi meliputi bahasa tubuh, lisan dan respons serta pemilihan kata yang tepat dalam menyampaikan ide dan pendapat. Sengaja saya hanya fokus pada pemimpin rapat karena “palu” ada di tangan pemimpin rapat. Maka pemimpin rapat bertanggungjawab pada kelancaran rapat tersebut.

Tidak jarang kita melihat pemimpin rapat berbicara secara panjang lebar sehingga peserta rapat tidak mampu memahami pokok pembicaraannya dengan baik. Peserta rapat bisa berbeda pandangan, persepsi dan mengambil inti sari bila pemimpin rapat tidak mampu berkomunikasi dengan lugas dan tegas.

Ada juga pemimpin yang tidak bisa membaca respons yang diberikan peserta rapat. Peserta rapat sangat mungkin ada yang tidak mengerti namun tidak memiliki keberanian untuk langsung bertanya dan akhirnya membuat kesimpulannya sendiri. Atau peserta tidak puas terhadap apa yang disampaikan pemimpin rapat, maka pemimpin harus segera menetralisir hal tersebut dengan membuka forum tanya jawab sesegera mungkin untuk menghindari klimaks ketidakpuasan peserta rapat.

Banyak buku teori yang membahas tentang komunikasi baik itu yang bersifat lisan maupun komunikasi melalui bahasa tubuh, namun tidak semua orang mampu memahami dan menjalankannya karena sangat tergantung pada pola kepemimpinan yang dianut seseorang baik secara sadar maupun tidak sadar.

Dibutuhkan “jam terbang” yang cukup tinggi untuk bisa membuat seorang pemimpin rapat mampu mengelola rapat melalui komunikasi yang baik, elegan dan tegas.

“katanya”, “bisik-bisik”, “menurut informasi yang saya terima”, “berdasarkan SMS gelap yang masuk”, “atas laporan orang tua siswa/pelanggan”, “menurut kabar yang saya terima”, sering kita dengar dalam sebuah rapat formal.

Apa yang ada dalam benak kita ketika pemimpin atau peserta mengemukakan kata-kata atau kalimat diatas? Perlukah kita menanggapinya secara berlebihan lalu terjebak dalam sebuah diskusi atau debat kusir untuk membahas hal tersebut?

Perlu diingat, peserta dan pemimpin rapat harus mampu membatasi dan memisahkan mana yang menjadi data, fakta, atau bukti otentik yang layak dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan dalam rapat dengan pernyataan-pernyataan subjektif, mentah dan tidak berdasar. Bukti, fakta dan data harus menjadi acuan utama dalam membahas suatu permasalahan supaya hasil yang dibuat pun tidak bersifat mentah dan tidak utuh.

Ini sering terjadi bila rapat tidak disertai oleh sekretaris rapat atau notulen rapat. Berakhirnya rapat karena faktor waktu yang sudah melebihi target yang ditetapkan dan akhirnya peserta memilih mempercepat rapat dengan tergesa-gesa. Pemimpin rapat akhirnya menutup rapat tanpa membuat sebuah kesimpulan atau membacakan hasil akhir rapat tersebut.

Peserta rapat terdiri dari beberapa tipe, diantaranya tipe pengikut, tipe pemberontak, tipe penggembira maupun tipe tidak peduli. Semua tipe tersebut memiliki karakter yang berbeda dalam memandang sebuah keputusan, jalannya rapat atau tanggapannya atas hasil rapat.

Dengan adanya kesimpulan dan notulensi rapat maka hal itu akan meminimalisir terjadinya kesalahpahaman dari hasil rapat yang dibuat karena peserta dapat mendengarnya secara lebih fokus, kemudian membacanya secara jernih. Dengan demikian mereka akan memahami hasil rapat dengan lebih baik.