Cara Membuat SOP Perusahaan yang Efektif

Ilustrasi Cara Membuat SOP Perusahaan. Foto: Unsplash/Dylan Gillis

Cara membuat SOP perusahaan penting untuk diketahui. Standard Operating Procedure (SOP) penting untuk memastikan layanan atau operasional tetap konsisten dan dinamis.

Setiap perusahaan pasti memerlukan SOP proses kerja dan kegiatan operasional yang berbeda dengan perusahaan lainnya. Umumnya pembuatan SOP menjadi satu tanggung jawab dari divisi general affair.

Cara Membuat SOP Perusahaan

Ilustrasi Cara Membuat SOP Perusahaan. Foto: Unsplash/Unsplash+

Dalam sebuah perusahaan, SOP digunakan agar setiap karyawan, manajerial, hingga pimpinan perusahaan memahami arah dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Dengan cara ini, seluruh karyawan di perusahaan dapat saling membantu dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis.

SOP sendiri merupakan suatu perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu, sebagaimana dikutip dari buku Panduan Praktis Menyusun SOP, Ir. M. Budihardjo, (2000:7).

Ketahui cara membuat SOP perusahaan yang efektif berikut ini.

1. Membuat Tim Penyusun SOP

Cara membuat SOP perusahaan yang pertama adalah membuat tim khusus yang ditugaskan untuk menyusun SOP. Umumnya tim penyusun SOP terdiri dari orang-orang yang berkompeten di bidangnya masing-masing sesuai dengan SOP yang ingin dicapai.

2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan

Untuk menciptakan proses kerja bisnis yang terpadu, konsisten, dan efisien, tim penulis SOP yang ditugaskan harus mempelajari proses bisnis perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga akhir hingga ke konsumen.

Dari observasi tersebut akan diperoleh data yang dapat digunakan untuk menyusun SOP, misalnya durasi proses pekerjaan, dll.

3. Pahami Prinsip Penyusunan SOP

Karena akan memegang peranan penting dalam proses kerja, maka pembuatan SOP tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Prinsip pembuatan SOP harus jelas dan mudah dipahami.

Setiap aturan dan langkah harus memiliki penjelasan rinci agar mudah diterapkan. Hal ini juga membantu menghindari kesalahpahaman dalam menafsirkan makna SOP.

Selain itu, SOP juga perlu dikembangkan sesuai dengan tujuan perusahaan, visi, misi, sumber daya dan lain-lain. SOP tersebut juga memiliki prinsip yang terukur karena juga akan digunakan sebagai dokumen penilaian. Maka dengan ukuran ini akan lebih mudah untuk mengetahui apakah peraturan masih relevan atau tidak.

4. Menyusun dan Evaluasi Alur Kerja

Jika semua data yang akan digunakan dalam SOP sudah terkumpul, langkah selanjutnya adalah membuat alur kerja yang paling efisien. Pada tahap ini yang terpenting adalah mendeskripsikan secara detail urutan proses kerja yang diharapkan. Jangan lupa mencatat posisi dan nama penanggung jawab setiap alur kerja.

5. Simulasi SOP

Sebelum akhirnya diberlakukan, SOP terlebih dahulu perlu disimulasikan dalam kondisi kerja yang sebenarnya. Simulasi ini untuk melihat apakah yang ditulis dengan fakta di lapangan sesuai. Jika ditemukan perbedaan, tentu perlu dilakukan evaluasi.

6. Evaluasi dan Perbaikan

Setelah melalui simulasi, jika ditemukan kekurangan atau hal yang tidak sesuai, maka tim penyusun perlu melakukan evaluasi dan review ulang. Bahkan bila diperlukan dilakukan uji coba kembali hingga dokumen yang ada benar-benar sesuai dan tidak ada masalah ketika diterapkan di lapangan.

7. SOP Disetujui

Jika setelah proses penilaian dan peninjauan selesai tidak ditemukan permasalahan lebih lanjut, SOP mungkin memerlukan persetujuan dan otorisasi dari pihak terkait. Biasanya pimpinan perusahaan, organisasi atau unit yang berhubungan langsung dengan SOP.

8. SOP Disosialisasikan

Tahap akhir, SOP perlu disosialisasikan. Yang terpenting semua PIC yang tertulis dan semua departemen yang terlibat harus mengetahui detail SOP tersebut.

9. Pemantauan dan Analisis

Setelah SOP berhasil diimplementasikan di lingkungan perusahaan. Beberapa bulan setelahnya, lakukan pemantauan untuk mengetahui apakah ada kendala atau tidak, melihat apakah ada kriteria yang tepat atau tidak efektif, dan sebagainya.

Baca Juga: Cara Mendirikan Perseroan Terbatas dan Syaratnya

Tujuan dari cara membuat SOP perusahaan ini adalah agar kinerja dan alur kerja dapat berjalan sebagai mana mestinya. Semoga penjelasan di atas dapat berguna dalam penyusunan SOP perusahaan. (glg)