7 Hal Yang Perlu Diperhatikan Saat Menulis E-mail Profesional

Menulis email adalah salah satu kegiatan yang paling sering dilakukan, khususnya oleh para pekerja profesional. Email atau surat elektronik adalah salah satu media yang dirasa cukup efektif dan efisien dalam mengirimkan sebuah pesan kepada pihak internal ataupun pihak eksternal perusahaan.

Selain itu, ternyata email yang kita buat juga bisa menunjukkan seberapa profesional kita dalam suatu pekerjaan. Tentunya setiap individu menginginkan sebuah apresiasi dan terlihat profesional saat bekerja. Dari konten email yang baik, pasti akan menghasilkan persepsi yang baik dari rekan kerja, bos, ataupun klien.

Namun, ada sebagian orang yang menganggap email adalah sebatas pendukung kerja dalam berkomunikasi. Oleh karena itu, mereka akan membuat email seadanya saja, tanpa memerhatikan etika profesional dalam membuat email.

Sebuah email dapat mencirikan karakter pribadi dari pembuat email tersebut. Semakin baik kualitas dari sebuah email, akan semakin baik pula feedback yang akan diperoleh. Hal inilah yang terkadang dianggap sepele oleh sebagian orang. Karenanya, berikut adalah beberapa tips yang wajib dilakukan saat membuat email profesional seperti ditulis dari Swara Tunaiku.

1. Gunakan Alamat E-mail yang Profesional

Biasanya pihak perusahaan akan membuatkan layanan email perusahaan untuk pegawainya. Tapi, kalau perusahaan tidak menyediakan alamat email perusahaan, kamu bisa menggunakan alamat email pribadi yang profesional. Syaratnya adalah jangan menggunakan nama alay atau nama samaran.

Gunakan username yang jelas sesuai nama lengkap kita, bukan menggunakan nama panggilan atau nama akrab. Hal ini dilakukan agar tidak membingungkan penerima email dan sekaligus menunjukkan bahwa kamu adalah sosok yang profesional.

2. Subjek Harus Sesuai dengan Isi E-mail

Usahakan menulis isi email sesuai dengan subjeknya. Karena, subjek akan muncul di kolom kotak masuk email. Jika terdapat perbedaan, kemungkinan terjadinya salah persepsi akan semakin besar.

Subjek email bisa ditulis secara ringkas namun tetap deskriptif. Kalau kamu ingin menyita perhatian, tulislah subjek email dengan bahasa yang menarik.

3. Tata Bahasa yang Mudah Dipahami

Jenis dan gaya penulisan yang singkat, padat dan jelas akan lebih disukai oleh penerima email. Hal ini menjadi penting dan wajib diperhatikan, supaya pesan yang kamu kirimkan sampai dan dimengerti oleh penerima.

Tata bahasa juga bisa menunjukkan karakter pribadi seseorang. Parameter yang bisa dilihat antara lain, tingkat kepandaian dan tingkat profesionalitas. Oleh karena itu, buatlah email dengan bahasa yang tepat agar mudah dipahami. Susun kalimat dengan singkat, rapi, dan dibuat dalam paragraf yang tidak terlalu panjang.

4. Hindari Typo

Typo atau kekeliruan dalam tulisan terkadang menjadi hal yang dianggap biasa. Namun, hal ini tidak berlaku untuk email profesional. Usahakan hindari kesalahan dalam tulisan, karena terdapat beberapa kosakata yang memiliki susunan huruf yang hampir mirip. Jika terjadi typo, otomatis akan terjadi miss-communication antar dua pihak.

5. Koreksi Sebelum Kirim

Sebelum kamu megirimkan email yang sudah dibuat, luangkanlah waktu untuk membacanya sekali lagi. Periksa semua isi email, informasi, angka-angka, nama-nama penting, ejaan, typo, dan juga susunan kalimatnya. Dengan membaca ulang, kamu bisa menentukan apakah susunan kalimatnya sudah tepat dan enak dibaca atau belum.

6. Lengkapi dengan Signature Block

Buat dan lengkapi email-mu dengan signature block. Hal ini menjadi penting, sebab berisi penanda identitas yang valid dari pengirim email, selain itu hal ini juga membuat emailmu terlihat lebih profesional.

Kamu bisa menuliskan keterangan diri pada signature block, seperti nama lengkap, nama perusahaan, jabatan di kantor, alamat kantor, dan nomor telepon yang bisa dihubungi.

7. Tulis Alamat E-mail Tujuan di Langkah Terakhir

Cantumkan alamat email tujuan di langkah terakhir sebelum menekan tombol “kirim”. Hal ini ditujukan agar kamu tidak keliru dalam mengirim email. Karena bisa saja berakibat buruk jika kamu salah dalam mengirim email.

Kekeliruan dalam menulis alamat tujuan, bisa membuat kamu dianggap sebagai orang yang ceroboh. Oleh karena itu, masukan alamat email tujuan di langkah terakhir dan selalu mengeceknya berulang kali sebelum menekan tombol “kirim”.