Knowledge Management dan Hambatan Implementasinya

Hambatan implementasi knowledge management. Gambar ilustrasi freepik.com

Dewasa ini telah terjadi pergeseran paradigma mengenai sumber daya yang mampu mengantar organisasi menjadi unggul. Kriteria organisasi unggul tidak hanya diukur dari sumber daya finansial, bangunan, tanah, teknologi, posisi pasar dan aset-aset yang bersifat tangible lainnya. Tetapi justru lebih bertumpu pada intangible asset seperti knowledge atau pengetahuan (Sangkala, 2007). Namun implementasi knowledge management dalam sebuah organisasi atau perusahaan bukan tanpa hambatan.

Membangun keunggulan sebuah organisasi bisnis dalam situasi persaingan yang sedemikian ketat, mengharuskan para pelaku bisnis menentukan strategi yang lebih sesuai dengan tuntutan perubahan lingkungan persaingan.

Pengetahuan Sebagai Aset Organisasi

Sejak tahun 1990-an banyak organisasi telah mulai fokus pada knowledge management dengan tujuan untuk memanfaatkan lebih efektif pengetahuan sebagai aset organisasi. Sehingga organisasi melakukan investasi uang dalam jumlah besar untuk pengembangan dan pelaksanaan knowledge management sistem yang efektif agar dapat menangkap, mengelola, dan menyebarkan pengetahuan (McCune, 1999).

Knowledge Management pada dasarnya muncul untuk menjawab pertanyaan tentang bagaimana seharusnya mengelola pengetahuan. Kesadaran untuk menerapkan pendekatan knowledge management ke dalam strategi bisnis diperlukan. Karena terbukti perusahaan yang menjadikan sumber daya pengetahuan sebagai aset utamanya senantiasa mampu mendorong perusahaan lebih inovatif yang bermuara kepada kepemilikan daya saing perusahaan terhadap para pesaingnya.

Budaya Berbagi Pengetahuan

Knowledge Management merupakan usaha untuk meningkatkan pengetahuan sehingga berguna bagi organisasi. Diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personil, memberikan kesempatan untuk belajar dan menggalakan saling berbagi pengetahuan.

Usaha ini akan menciptakan dan mempertahankan peningkatan nilai dari inti kompetensi bisnis dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. Knowledge management memberikan nilai tambah bagi organisasi, memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi melalui knowledge sharing.

Peran knowledge management sangat penting, dalam sebuah organisasi untuk menciptakan value bagi perusahaan. Sehingga organisasi tetap bisa bertahan. Memfasilitasi proses berbagi pengetahuan pegawai melalui knowledge management sehingga pegawai dapat melakukan improvement dan inovasi. Knowledge Management juga dapat mewariskan kesuksesan organisasi pada generasi selanjutnya dan mereka tidak lagi mengulang kegagalan dimasa lampau.

Peran Penting Knowledge Management

Dalam pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) knowledge management memiliki peran yang penting. Transfer pengetahuan antar pegawai dapat difasilitasi melalui knowledge management. Misalnya ketika ada pegawai yang baru masuk dapat memanfaatkan knowledge management untuk mempelajari dan memahami tugas yang akan diembannya.

Apabila terdapat pegawai yang resign maupun meninggal dunia maka pengetahuan yang dimiliki pegawai tersebut akan dibawa keluar dari perusahaan. Dengan knowledge management, keahlian atau keilmuan dari pegawai tersebut tetap dapat terdokumentasi dalam aplikasi menjadi aset bagi perusahaan.

Manfaat implementasi knowledge management bagi individu maupun organisasi akan mampu mendorong kesuksesan organisasi. Banyak organisasi yang berhasil melalui implementasi knowledge management yang baik, terarah dan konsisten diterapkan dalam organisasi.

Hambatan Implementasi Knowledge Management

Namun implementasi knowledge management bukan tanpa hambatan. Tantangan terberat di awal penerapan knowledge management adalah menggerakan orang untuk mau berbagi pengetahuan. Mungkin diantaranya ada beberapa orang pegawai yang enggan untuk berbagi pengetahuan.

Implementasi knowledge management dengan memanfaatkan teknologi informasi bisa menimbulkan dampak yang sifatnya sosial dalam organisasi bersangkutan. Misalnya dalam proses transfer knowledge, pemilik asal pengetahuan adalah individu yang unik. Setiap kali ada individu lain yang membutuhkan pengetahuan yang hanya diketahui oleh individu tadi, maka ia harus bertemu langsung dan menanyakannya kepadanya.

Dengan diimplementasikannya teknologi informasi dalam proses knowledge management, individu tadi bisa merasa kehilangan keunikannya karena semua pengetahuan yang diketahuinya harus diserahkan ke sistem untuk diketahui semua orang. Sehingga sebagian orang merasa enggan untuk berbagi pengetahuannya.

Alasan lain pegawai enggan berbagi pengetahuan, dikarenakan sulit dan memerlukan waktu untuk merumuskan pengetahuannya dalam bentuk artikel atau tulisan. Sehingga perlu ada mekanisme penyajian knowledge sharing dalam bentuk yang lebih mudah baik cara pengisian maupun mudah untuk dipahami, dengan waktu yang terbatas.

Tantangan berikutnya bagaimana memastikan proses knowledge management menghasilkan dokumentasi pengetahuan dan mendayagunakan pengetahuan tersebut sehingga memberikan nilai tambah bagi organisasi.

Penerapan knowledge management, dibutuhkan dukungan teknologi informasi. Hal ini penting agar sistem mudah diakses, kecepatan dalam memperoleh informasi, memiliki sistem backup, dan sebagainya. Tanpa dukungan teknologi informasi yang memadai maka knowledge management akan bersifat terdistribusi dan tidak berkembang.

Budaya kerja juga merupakan elemen yang penting dalam keberhasilan penerapan knowledge management. Budaya kerja mengacu pada kegiatan ataupun proses yang biasa rutin dilakukan oleh pegawai setiap hari. Kebiasaan yang menyebabkan sulitnya untuk beradaptasi dan membiasakan diri dengan budaya kerja baru seperti knowledge sharing yang terdapat di dalam knowledge management dapat menjadi penghambat implementasi knowledge management.

Alternatif Solusi

Solusi dari beberapa kendala tersebut diantaranya dukungan dari manajemen tingkat atas untuk menciptakan suasana yang mendukung perubahan kebiasaan lama pegawai menjadi kebiasaan baru. Suasana yang dapat mempengaruhi individu dalam perusahaan untuk perlahan-lahan dapat beralih dari kebiasaan lama ke sesuatu hal yang baru. Sehingga tumbuh budaya kerja knowledge sharing.

Implementasi teknologi informasi yang memadai, serta terus meyakinkan pegawai agar mau berbagi pengetahuan. Fokus pada pegawai-pegawai yang mau berbagai dan tetap konsisten dalam berbagai pengetahuan sampai dirasakan manfaatnya oleh pegawai lain. Dukungan manajemen atas dan juga rekan kerja sangat penting untuk kesuksesan penerapan knowledge management. (WKN)