Bukan Kurang Orang, Mungkin Kita Perlu Cara Kerja yang Berbeda

Sumber Gambar dari AI

Pernahkah Anda merasa sudah bekerja seharian, namun beban kerja seolah tak kunjung berkurang? Satu dokumen selesai, dokumen lain datang; satu permintaan tuntas, permintaan berikutnya sudah mengantre. Belum lagi rapat, koordinasi, pemeriksaan, pemberian layanan, pelaporan, dan berbagai tugas lain yang harus ditangani bersama. Dalam situasi seperti itu, sering muncul pemikiran: "Kita kekurangan staf." Namun, muncul pertanyaan lain: apakah setiap masalah harus diselesaikan dengan menambah personel? Bisa jadi, beberapa masalah tidak semata-mata disebabkan oleh keterbatasan jumlah staf, melainkan karena kita terus mengandalkan metode kerja lama untuk menangani tugas-tugas yang kompleks. Di sinilah letak pentingnya reformasi birokrasi.

berupa penyederhanaan struktur, digitalisasi, dan peningkatan kinerja. Namun, bagi ASN, reformasi dapat dimulai dari pertanyaan sederhana: “Mengapa tugas ini harus dilakukan dengan cara seperti ini?” Pertanyaan ini relevan dalam penyusunan peraturan perundang-undangan yang tidak hanya membutuhkan kemampuan merumuskan pasal, tetapi juga memahami persoalan, menelusuri dasar hukum, memeriksa konsistensi norma, membahas, hingga mengharmonisasi rancangan. Tantangannya sering bukan satu pekerjaan sulit, melainkan banyak pekerjaan kecil yang berulang, seperti mencari dokumen, memastikan versi terbaru, memeriksa aturan dan redaksi, serta memindahkan berkas. Jika dilakukan terpisah, waktu ASN banyak terserap untuk pekerjaan administratif, padahal lebih dibutuhkan untuk memahami masalah, mempertimbangkan berbagai kepentingan, berdiskusi, mencari solusi, dan memastikan aturan dapat dilaksanakan. Karena itu, mungkin persoalannya bukan selalu kurang orang, melainkan kita membutuhkan cara kerja yang berbeda.

Salah satu konsep yang layak dikembangkan adalah integrasi proses Smart Legal Drafting (SMART LD) dengan e-Harmonization ke dalam ekosistem kerja digital yang terpadu. SMART LD mendukung penyusunan dan penelaahan rancangan peraturan, sementara e-Harmonization mendukung proses harmonisasi itu sendiri. Menghubungkan keduanya memastikan bahwa proses-proses tersebut tidak lagi berjalan secara terpisah. Bayangkan pihak pemrakarsa dan penyusun bekerja dalam ruang digital yang sama, di mana dokumen, template, referensi peraturan, riwayat revisi, dan tahapan alur kerja dikelola dalam satu aliran yang mulus dan terintegrasi. Begitu rancangan siap untuk diharmonisasi, prosesnya berjalan lancar tanpa perlu mengunduh, mengirim, dan mengunggah dokumen secara berulang-ulang. Mulai dari penyusunan, penelaahan, dan pembahasan hingga harmonisasi, semuanya mengikuti satu alur kerja, menggunakan kumpulan data yang terintegrasi, serta mempertahankan jejak proses yang menyatu.

Teknologi tidak dimaksudkan untuk mengubah aparatur sipil negara menjadi "robot," melainkan untuk menjadikan pekerjaan mereka lebih berorientasi pada aspek manusiawi. Ketika sistem menangani tugas-tugas administratif yang repetitif, aparatur sipil negara memiliki lebih banyak waktu untuk menganalisis masalah secara cermat, terlibat dalam diskusi, menimbang berbagai kepentingan yang saling bersinggungan, mencari solusi, menerapkan penalaran, dan mengambil keputusan secara bertanggung jawab. Teknologi seharusnya berperan sebagai mitra bagi aparatur sipil negara, bukan sebagai pengganti mereka.

Pertimbangkan pula potensi sistem dalam memetakan keterkaitan antara rancangan peraturan dan peraturan yang sudah ada. Saat suatu norma hukum sedang disusun, sistem dapat menyajikan referensi peraturan yang relevan, sehingga penyusun tidak perlu memulai pencarian dari awal setiap kali mereka bekerja. Mesin membantu menemukan informasi, sementara manusia tetap memegang tanggung jawab untuk menentukan dasar hukumnya.Dengan demikian, pengalaman seorang ASN tidak berhenti ketika pekerjaan selesai. Pengetahuan tidak lagi hanya tersimpan dalam komputer pribadi, map, atau ingatan seseorang. Ia menjadi pengetahuan organisasi.

Hal ini penting karena pengalaman dan pengetahuan teknis seorang pegawai merupakan aset organisasi yang tidak boleh hilang ketika ia berpindah tugas atau pensiun. Sistem dapat menjadi wadah untuk menyimpan dokumen, riwayat pembahasan, pengalaman, dan pembelajaran dari pekerjaan sebelumnya. Namun, integrasi tidak sederhana karena membutuhkan keselarasan regulasi, keamanan data, interoperabilitas, standar teknis, dan koordinasi antarinstansi. Integrasi juga tidak harus berarti melebur semua aplikasi menjadi satu platform; yang lebih penting adalah memastikan sistem yang berbeda dapat saling terhubung sehingga data dan proses tetap berjalan secara terpadu.

Di sinilah reformasi birokrasi menuntut adanya kolaborasi. Reformasi bukanlah ajang kompetisi antara generasi lama dan generasi baru. Pengalaman memberikan kedalaman, generasi baru membawa energi, teknologi menyediakan sarana, dan integritas menentukan arah. Keempat elemen ini harus bergerak secara selaras.

Pada akhirnya, kita tidak boleh melupakan pihak yang menjadi tujuan utama dari perubahan ini. Birokrasi tidak hadir demi kepentingan dirinya sendiri. Di balik setiap dokumen, terdapat kepentingan publik. Di balik setiap peraturan, ada pihak yang bertugas melaksanakannya. Di balik setiap layanan, ada individu yang mungkin sedang menantikan kepastian terkait persoalan penting dalam hidupnya. Dengan demikian, ketika sebuah proses dipangkas dari lima tahap menjadi tiga tahap, hal itu tidak hanya mengurangi waktu kerja aparatur sipil negara, tetapi juga memangkas waktu tunggu masyarakat.

Ketika sebuah dokumen dapat ditemukan dalam hitungan menit, yang meningkat bukan sekadar efisiensi, tetapi juga kepastian. Kita mungkin tidak selalu bisa menentukan kapan jumlah pegawai atau anggaran bertambah, tetapi kita dapat menentukan cara bekerja. Karena itu, ketika beban kerja meningkat, pertanyaannya bukan hanya, “Kapan kita mendapat tambahan staf?”, melainkan, “Apa yang bisa kita lakukan dengan lebih baik?” Birokrasi yang baik bukan yang membuat ASN bekerja lebih keras, melainkan yang membantu mereka bekerja lebih cerdas. Sebab masyarakat tidak menghitung rapat atau dokumen yang kita selesaikan; mereka hanya ingin tahu, ketika membutuhkan negara, apakah negara hadir membantu mereka? Pada akhirnya, reformasi birokrasi adalah memastikan kerja keras ASN benar-benar dirasakan manfaatnya oleh masyarakat.