BEM FKUB: KABINET KOLABORASI ATAU UNGGUL SENDIRI?

Tak terasa satu tahun masa kepengurusan Kolegium Mahasiswa FKUB telah berlalu. Apresiasi tak terbatas kami haturkan kepada seluruh pengurus yang telah ikhlas dan tulus menjalankan roda organisasi secara serius. Bayang-bayang demisioner mulai muncul, beriringan dengan gejolak perpolitikan mahasiswa yang mulai menghangat seiring telah dimulainya rangkaian PEMILWA FKUB 2019. Namun, tak ada gading yang tak retak, kekurangan yang ada marilah kita perbaiki bersama agar apa yang menjadi harapan dapat terwujud dengan baik.

Dimulai dengan inti dari sebuah organisasi, yaitu Program Kerja (Proker). Sebagaimana tertuang pada Pendahuluan Grand Design Kolegium Mahasiswa 2019, BEM merupakan poros dalam mewujudkan pergerakan yang sinergis dari 13 organisasi yang ada di FKUB. Namun nyatanya, apa yang terjadi masih jauh dari apa yang diharapkan. Kita dapat mengamati masing-masing LO/LSO/BK memiliki proker yang sangat banyak jumlahnya. Acap kali hal ini sering bersinggungan bahkan bertabrakan padahal memiliki konsep yang tak jauh beda. Beberapa proker yang sejenis seperti beberapa LO/LSO/BK memiliki kegiatan untuk masyarakat di Car Free Day (CFD) atau tempat publik umum lainnya. Selain itu ada juga program pengabdian masyarakat desa secara rutin, dari berbagai lembaga dengan nama berbeda, padahal dari segala proker yang menyasar masyarakat, mereka menangkap ini adalah kegiatan dari mahasiswa FKUB tanpa memandang siapa organisasi penyelenggaranya. Bahkan kegiatan masterpiece seperti mengadakan seminar nasional serta kompetisi internasional pun hampir dimiliki oleh beberapa LO/LSO/BK dalam jeda waktu satu pekan saja pada bulan yang sama. Inipun masih bersinggungan dengan aturan dari Kemendagri BEM yang menutup proses pengajuan reward beberapa pekan sebelum kegiatan-kegiatan ini terlaksana. Padahal tak dipungkiri, banyak mahasiswa dari FKUB sendiri yang ikut berpartisipasi hingga akhirnya berprestasi dalam kegiatan tersebut.

Korelasi yang tak kasatmata adalah terforsirnya energi mahasiswa untuk menjadi penyelenggara dibeberapa kegiatan sejenis, kurang maksimalnya volunteer ataupun peserta, sedikitnya bantuan dana fakultas yang diberikan, hingga kecilnya nominal SKK yang didapatkan mahasiswa. Ini yang perlu menjadi bahan evaluasi kita semua, kegiatan yang telah kita laksanakan apakah sudah menyasar esensi atau hanya sekedar eksistensi. Begitupula dengan mahasiswa yang ingin mengajukan reward atas prestasi yang telah diraih di rumah sendiri. Suatu hal yang sangat disayangkan proses ini harus terkendala karena buku pengajuan reward telah ditutup. Miris rasanya melihat nilai kolaborasi belum tertanam kuat di kolegium ini.

Di sisi lain, apresiasi kami sampaikan terkhusus kepada BEM yang telah berusaha mewujudkan salah satu masterpiece yang tertuang dalam Grand Design BEM FKUB 2019, yakni pengadaan aplikasi SKK yang telah teraktualisasi dalam bentuk ¬e-SKK dimana hal ini memiliki peranan kunci khususnya berkaitan dengan yudisium mahasiswa. Namun perubahan jangan sampai hanya berhenti disini, reformasi birokrasi perlu terus dilanjutkan. Salah satu hal yang selama ini kami amati cukup menjadi permasalahan adalah proses pengurusan administrasi, baik proposal, LPJ, maupun surat tugas masih berbelit-belit dan kurang transparan. Padahal dokumen-dokumen inilah yang sebenarnya memiliki peranan kunci dalam proses keberlangsungan aktivitas mahasiswa sehari-hari, dimulai dari menjalankan proker, pengajuan DIPA, hingga pengurusan Surat Tugas Fakultas guna pengajuan izin kepada program studi apabila tidak dapat mengikuti perkuliahan akibat pelaksanaan proker ataupun pendelegasian yang berpapasan dengan perkuliahan.

Beberapa masalah sering kali terjadi dalam pengurusan administrasi. Sebagai contohnya adalah proses pengajuan koreksi softfile proposal/LPJ pendelegasian insidental yang harus melalui tiga bidang, yakni diajukan melalui Admin LSO, diteruskan kepada Kemenlu BEM, baru akhirnya diterima oleh Admin BEM untuk dikoreksi. Acapkali pengoreksian memakan waktu yang cukup lama bukan karena susahnya komponen proposal/LPJ, namun akibat mengendap pada bagian-bagian tertentu karena tertumpuk dengan file-file yang lain ataupun memang pengurus yang sedang memiliki kesibukan yang lain. Hal ini yang menyebabkan mahasiswa perlu melakukan follup berjenjang kepada bagian kepengurusan administrasi yang kadangkala ditanggapi pun dengan interval waktu yang tidak sebentar. Disinilah nilai-nilai kolaborasi masih perlu dibangun antarbagian agar sistem yang telah terbentuk dapat bergerak lancar seirama sesuai dengan jalannya roda organisasi.

Proses lain yang sering kali juga menjadi sorotan dan keresahan adalah koreksi hardfile proposal/LPJ serta pengurusan surat-surat pada rak administrasi BEM yang kadangkala tidak dapat dimonitor perkembangannya. Beberapa kali ditemui berkas diamati masih pada rak dalam kondisi yang sama belum disentuh oleh admin hingga berminggu-minggu, tak jarang ditemukan berkas yang hilang entah karena diambil atau terselip, bahkan mahasiswa juga tidak dapat memperkirakan kapan berkas dapat tuntas pengurusannya. Bahkan kami juga masih belum dapat memahami, bagaimana pejabat BEM dapat mengetahui mana dokumen yang sudah ditandatangani dan yang belum jika di rak BEM selalu menumpuk dan tambah banyak, belum lagi jika dokumen yang belum ditandatangani tertumpuk oleh dokumen-dokumen yang lain. Bukankah hal ini sangat tidak efektif dan efisien, padahal proses ini menyangkut banyak pihak dan berbagai kepentingan. Maka dari itu, perlu diwujudkannya suatu sistem terintegrasi dalam proses pengurusan administrasi guna medorong kolaborasi dalam suatu organisasi sehingga memunculkan lingkungan yang serasi.

Bangsa lain boleh mengkritik negeri, tapi anak bangsa justru harus hadir menawarkan solusi. Kami memahami ini bukan kesalahan tunggal dari suatu rezim. Namun yang menjadi poin penting adalah seberapa rezim itu memiliki komitmen untuk memutus rantai warisan masalah yang telah diturunkan oleh pendahulunya. Menyoroti masalah proker yang banyak dan membengkak, kami mendorong untuk diadakannya suatu gerakan restrukturisasi proker guna menyerasikan serta mengolaborsaikan agenda-agenda yang terdapat di lingkungan FKUB yang dapat teraktualisasi dalam bentuk Super Proker. Sebagai contoh salah Super Proker yang sudah berjalan dengan baik di lingkungan FKUB adalah rangkaian PROBINMABA yang dapat menyinkronkan agenda pembinaan mahasiswa baru mulai dari tingkat universitas, fakultas, hingga jurusan. Ini merupakan warisan yang sangat baik diturunkan dari pengurus kolegium mahasiswa belasan tahun yang lalu, manfaat yang dirasakan pun sangat banyak, keteraturan bahkan sinergitas amat sangat terlihat nyata di dalamnya. Kami menyadari bahwa program-program seperti ini membutuhkan pembahsan yang panjang dan komprehensif. Oleh karena itu, kami mendorong agar BEM selaku lembaga otonom eksekutif tunggal di FKUB dapat menginisiasi pembahasan, perencanaan, hingga pengaktualisasian Super Proker pada bidang-bidang lainnya untuk diwariskan serta dilaksanakan oleh pengurus-pengurus selanjutnya yang kami rasa dapat dituangkan dalam Visi-Misi Kolegoum Mahasiswa FKUB 2020-2025.

Kami merasa terdapat beberapa sektor yang dapat dibentuk menjadi Super Proker hasil kolaborasi dari berbagai LO/LSO/BK yang ada di lingkungan Kolegium Mahasiswa FKUB. Beberapa sektor itu antara lain: sektor pengabdian dan pemberdayaan masyarakat desa, sektor sosialisasi dan pelayanan kesehatan gratis di tempat terbuka umum, serta sektor kompetisi dan seminar bertaraf internasional. Harapan dengan dibentuknya Super Proker ini adalah terciptanya efisiensi tenaga, waktu, dan anggaran pelakasanaan sehingga dapat memberikan dampak yang terasa lansung. Dengan dibentuknya Super Proker ini pula, kami berharap program-program yang ada bukan hanya menjadi identitas individual belaka, namun dapat menjadi aktivitas yang memiliki nilai esensi yang tinggi serta dapat belangsung berkesinambungan agar dapat mencapai target-target yang sedari awal direncanakan.

Selanjutnya, kami memandang perlu diadakannya reformasi birokrasi yang komprehensif, terkhusus yang bersinggungan langsung terhadap jalannya aktivitas kegiatan kemahasiswaan. Pemotongan alur, jadwal pergantian pengurus, hingga aturan administrasi perlu disesuaikan kembali agar dapat lebih efektif serta efisien yang dapat berimplikasi langsung terhadap kenyamanan pihak-pihak yang terlibat.

Terakhir, kami juga mendorong kepada BEM selaku lembaga eksekutif otonom tunggal yang memiliki kewenangan absolut khususnya dalam proses pengurusan administrasi agar dapat membentuk suatu aplikasi inovatif sebagai wujud transparasi dan efisiensi. Aplikasi ini mencakup beberapa hal, yang pertama adalah proses pengajuan koreksi berkas softfile yang dapat terintegrasi dalam suatu website yang mudah diakses. Catatan-catatan perbaikan dapat tertuang dalam layar tampilan sehingga dapat mengurangi komunikasi langsung antara pemohon dengan korektor. Pemohon pun dapat menerima nomer registrasi sebagai tanda terima apabila berkas sudah diterima oleh sistem. Harapannya nomer registrasi ini dapat digunakan untuk memantau sampaimana tahapan-tahapan pengoreksian yang sedang dilakukan. Pada website juga dapat menampilkan alur yang sedang dan akan dilalui oleh dokumen tersebut. Proses penginputan SKK pun dapat juga dilakukan melalui website sehingga memudahkan admin BEM dalam menghitung jumlah SKK yang selama ini masih dihitung secara manual. Bagi korektor pun juga dapat menggolongkan dokumen mana yang belum, sedang dan sudah dikoreksi. Sistem ini juga dapat mengurutkan dokumen masuk berdasarkan urutan tanggal sehingga korektor dapat mendahulukan berkas-berkas yang masuk lebih awal. Apabila proses koreksi sudah terselesaikan baik dalam bentuk persetujuan atau revisi, sistem akan mengirimkan notifikasi kepada pemohon melalui email sehingga korektor tidak perlu menghabiskan waktu satu-persatu untuk menghubungi pemohon yang sangat banyak jumlahnya. Proses rekapitulasi serta pendataan yang dilakukan baik oleh Admin ataupun Kemenlu BEM juga dapat lebih efektif secara otomatis tanpa harus dilakukan dengan cara-cara manual seperti yang dilakukan saat ini.

Kedua, aplikasi ini mencakup alur verifikasi dokumen yang berada di dalam rak BEM. Sistem ini dimulai ketika pemohon melakukan registrasi awal saat ingin meletakkan dokumen di sana. Pemohon akan memasukkan data pada komputer yang tersedia. Kemudian data ini akan tersimpan dalam sistem dan tercetak dalam bentuk barcode atau QR code yang akan ditempelkan pada map dokumen serta diterima oleh pemohon. Harapannya, pemohon dapat memantau alur proses pengoreksian melalui smartphone serta mendapatkan notifikasi terhadap dokumen yang diajukan, baik berupa persetujuan, revisi, ataupun ketika proses berakhir. Sistem ini juga membantu memetakan berapa banyak dokumen yang masuk sehingga memudahkan admin BEM dalam mengelompokkan serta membagi tugas dalam melakukan pengoreksian. Hal ini juga akan memudahkan pengurus inti BEM untuk melihat seberapa banyak dokumen yang perlu ditandatangani tanpa perlu memeriksa satu persatu tumpukan dokumen yang ada. Pengurus, baik dari admin ataupun pengurus inti apabila sedang atau telah selesai dalam melakukan tahapan-tahapan yang ada dapat memindai barcode atau QR code dan melakukan verivikasi jika dokumen sudah dikoreksi ataupun ditandatangani. Kelak sistem akan mengirimkan notifikasi kepada pemohon sehinga dapat mengetahui sampai mana dokumen tersebut diurus.

Kami menyadari dibutuhkan dana yang tidak sedikit dalam mengebangkan sistem serta aplikasi ini. Namun kami merasa, harga 5-10 juta rupiah merupakan tarif yang wajar untuk mewujudkan sistem yang terintegrasi ini. Melihat anggaran-anggaran DIPA yang diterima mahasiswa pun sangat besar, yang beberapa kali berkisar 5-30 juta rupiah per kegiatan. Anggaran pengadaan sistem ini dapat dimasukkan dalam program kerja admin BEM. Kami merasa biaya yang diperlukan sangat pantas dibayarkan mengingat ini bukan hanya merupakan proker-proker insidental belaka, tapi proker ini memang langsung menyasar esensi yang dibutuhkan KM FKUB. Bahkan, pengadaan ini pun masih dapat diwariskan kepada generasi-generasi hingga 10 tahun yang akan datang.

Kami menyadari usulan-usulan yang kami berikan sangat kompleks dan butuh perencanaan yang baik dan matang. Namun kami merasa, dengan sinergi dan kolaborasi, diringi komitmen dan partisipasi semua usulan dan program yang ada dapat teraktualisasi dan berdampak nyata kepada mahasiswa FKUB. Karena sejatinya, yang terpenting bukan hanya apa yang sedang dan akan kita lakukan dalam suatu organisasi, namun lebih kepada apa yang dapat kita wariskan kepada generasi penerus kita sehingga dapat menginspirasi mereka untuk dapat melakukan program-program yang berdampak nyata. Program yang bukan hanya sekedar menunjukkan eksistensi dan kesan unggul sendiri, tetapi lebih kepada program yang menyasar esensi serta menumbuhkan nilai kolaborasi sehingga terciptalah sinergi dalam suatu organisasi.

Hidup mahasiswa! Hidup Rakyat Indonesia!