6 Cara Agar Pensi Sekolah-mu Sukses

Kesempatan terlibat dalam pensi adalah pengalaman seumur hidup sekali yang harus kamu maksimalkan. Ini akan jadi pengalaman memorable semasa SMA yang gak mau kamu lewatkan. Izin dari pihak sekolah sudah kamu kantongi, panitia juga sudah dibentuk… Saatnya menyusun rencana besar untuk pensi sekolahmu!

1. Cari Konsep Yang Gak Biasa

Banyaknya event-event sejenis yang juga diadakan sekolah lain membuat kamu harus lebih kreatif dalam menentukan konsep acara pensi sekolahmu. Kamu harus punya jawaban pasti kalau ditanya apa uniknya acaramu dibanding yang lain. Tapi sebelumnya, tentukan dulu tujuan dari pensi sekolahmu. Apa yang ingin kamu capai melalui event ini? Dengan adanya tujuan dan konsep, kamu jadi lebih fokus dan gak keluar jalur.

Cari tahu trend terkini yang sedang digemari target pengunjung atau anak-anak seumuran kamu. Inspirasi dan ide-ide segar bisa kamu dapetin lewat observasi di internet atau social media, ngobrol dengan banyak orang, atau dateng ke acara-acara seru dan tempat-tempat kreatif lainnya. Pastinya, akan selalu ada hal yang bisa kamu ambil ketika kamu peka dengan sekitarmu.

2. Jaga Kekompakan Panitia

Acaramu gak akan berhasil tanpa kerja sama tim yang solid sebelum, saat, maupun setelah acara. Jadi, membangun hubungan baik di internal wajib hukumnya karena kalian tidak bisa bekerja dengan efektif kalau masih belum satu hati.

Bangun komunikasi yang baik dengan membiasakan masing-masing panitia menyampaikan apapun dengan cara yang tepat. Bicarakan semuanya baik-baik dengan kepala dingin. Ingat, cara kamu menyampaikan sesuatu sama pentingnya dengan apa yang ingin kamu sampaikan loh.

Buat juga aturan yang disepakati bersama beserta sanksinya. Aturan ini sekaligus menjadi cara agar seluruh panitia disiplin dan menjaga kordinasi. Tujuannya agar satu sama lain dapat saling meringankan pekerjaan, bukan malah sebaliknya. Aturan ini pastinya akan melatih kalian sehingga punya etos kerja yang baik.

3. Bekerjasama dengan Pihak Lain yang Terkait

Pensi sekolah biasanya menjadi wadah yang tepat bagi beberapa perguruan tinggi untuk mempromosikan program mereka. Kamu bisa menyewakan booth dan dapat tambahan pemasukan dari situ. Hal ini juga berarti kamu dan panitia lain harus berkomitmen mendatangkan banyak pengunjung potensial untuk mereka agar kerja sama yang dijalin saling menguntungkan dan bisa terus berlanjut.

Pensi sekolahmu dibarengi kegiatan charity? Kamu bisa kerja sama dengan yayasan amal, panti asuhan, atau panti sosial sekitar sehingga acaramu gak hanya bermanfaat buat sekolah, tapi juga buat orang lain yang membutuhkan.

Kalau pensi sekolahmu berkaitan dengan kebudayaan, seni, atau olahraga kamu bisa gaet organisasi atau komunitas yang bergerak di bidang terkait untuk dapetin dukungan.

Kolaborasi semacam ini otomatis acaramu punya nilai jual dan membuat konten acara pensi-mu jadi lebih seru dan gak monoton.

4. Jaga Keamanan Dan Kenyamanan Lingkungan Sekitar Venue

Kalau scope acaramu cukup besar, kamu harus kordinasi dengan pihak keamanan. Beri aturan juga untuk pengunjung soal barang bawaan yang bisa mereka bawa masuk venue dan yang tidak. Kalau bisa, berikan fasilitas dimana mereka bisa menitipkan barang bawaan tertentu.

Biar penonton yang lapar dan haus gak perlu keluar venue untuk susah-susah mencari makanan, siapkan aja area khusus booth makanan. Kalian bisa menambah pemasukan acara dengan menyewakan booth ke vendor makanan. Tapi ingat, kebersihan area booth harus tetap terjaga.

Desain layout yang efektif untuk acara kalian. Dimana letak stage, booth, sampai parkiran juga harus kamu pikirkan. Sediakan juga toilet yang bersih. Buat pengunjung acaramu terkesan dan dengan kenyamanaan dan keamanan. Dijamin acaramu akan diingat terus oleh orang-orang yang dating.

5. Maksimalkan Publikasi

Materi publikasi seperti design poster dan kawan-kawannya sangat berpengaruh ke image acaramu. Kalau pensi acaramu ingin punya konsep hype dan kekinian, sudah pasti desainnya harus selaras. Urusan desain kamu bisa serahkan ke teman kamu yang punya skill dan bisa memenuhi deadline.

Di era digital dimana hampir semua orang pakai social media, jangan sia-siakan kekuatan social media dan social media influencer. Sesuaikan materi publikasi kamu dengan target market. Pensi kan identik dengan remaja, Kalau kamu punya teman satu sekolah yang eksis di media social dan yang followers-nya banyak, saatnya ‘manfaatkan’ dia untuk jadi representative event pensi sekolahmu. Tapi untuk publikasi, gak cukup hanya dengan peran satu dua orang saja. Semakin banyak yang share, semakin luas juga jangkuan informasi mengenai pensi kamu.

Jadwal publikasi juga harus kamu susun dengan tepat. Hindari mem-posting terlalu sering atau malah terlalu jarang. Pilih media partner yang sesuai dengan target audience kamu dan pastikan kerjasamanya worth it ya.

6. Cari Sponsor Yang Tepat

Salah satu hal yang paling sering menjadi kendala dalam mengorganisir event biasanya adalah soal dana. Masalah satu ini harus dipecahkan dengan cara yang kreatif sekaligus cerdas. Jangan sampai karena sibuk cari dana, nilai akademismu menurun atau waktu untuk keluarga malah tersita.

Jual bunga, mengamen, atau keliling bawa-bawa kotak sumbangan kayaknya sih sudah out of date dan gak sesuai dengan image millenials jaman sekarang. Proses mencari sponsor harusnya menjadi kesempatan kamu untuk mengasah skill negosiasi dan kemampuan korespondensi. Tambahan juga, kamu harus bisa ‘menjual’ event kamu dengan cara presentasi yang professional ke pihak sponsor

Pengalaman yang terbatas saat berhubungan langsung dengan pihak sponsor membuat penawaran yang kamu buat jadi tidak optimal. Kamu harus tau apa yang sponsor mau dan tetap dapat apa yang event kamu butuhkan. Semuanya harus menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Walaupun masih SMA, gak menjadi alasan bagi kamu membatasi diri untuk belajar cari sponsor. Pada akhirnya pengalaman, kerja keras, bahkan problem yang kalian alami saat menyelenggarakan pensi sekolah bersama teman-teman akan membentuk kalian jadi individu yang lebih matang. Berikan kinerja terbaik untuk kesuksesan event, tapi jangan lupa nikmati tiap momen dan tetap bersenang-senang juga ya!