Mengenal Profesi Arsiparis

Arsiparis sedang melakukan pendampingan pengelolaan arsip

Setiap kali saya ke sebuah instansi pemerintah untuk keperluan kedinasan dan memperkenalkan diri sebagai pejabat fungsional arsiparis, para staf di lokasi yang saya datangi akan bertanya-tanya, "Apa sih, arsiparis itu?"

Hal ini dapat kita maklumi jika yang bertanya adalah masyarakat umum yang sehari-harinya tidak bersinggungan dengan pekerjaan klerikal, Namun jika Aparatur Sipil Negara (ASN) yang bertanya, tentunya ini saya anggap sebagai preseden yang tidak baik.

Sebagaimana yang sudah menjadi rahasia umum, bahwa seorang ASN akan selalu menghindari apabila ditempatkan di bidang kearsipan. Di benak mereka, dengan digeser ke bidang itu menandakan bahwa ia telah dipinggirkan atau sudah tak diperlukan lagi.

Stereotip ini telah lama terbentuk dan hingga kini masih terasa. Keadaan inilah yang pada akhirnya mereka tak tahu bahwa di antara mereka ada pejabat yang menangani informasi yang tercipta saat proses administrasi berlangsung di instansinya.

Sebagaimana yang tertuang dalam Pasal 1 UU No 43 Tahun 2009, arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Mereka, para arsiparis, adalah tenaga terdidik dengan keterampilan khusus di bidang kearsipan untuk mendukung kinerja pemerintahan terutama dalam mengamankan bukti-bukti penyelenggaraan pemerintahan dalam kaitannya kehidupan berbangsa dan bernegara.

Arsiparis akan mengawal arsip dari hulu sampai ke hilir. Artinya mereka akan mengawal proses penciptaan arsip tersebut apakah sesuai dengan aturan yang berlaku pada instansi tempatnya bekerja hingga arsip tersebut digunakan sampai pada akhirnya arsip itu disusutkan.

Melihat rangkaian kegiatan dimaksud, maka profesi arsiparis bukanlah profesi yang dapat dipandang dengan sebelah mata. Seperti yang terjadi di kebanyakan instansi bahwa kegiatan pendokumentasian kegiatan selalu diabaikan jika kegiatan tersebut sudah selesai dilaksanakan. Di sinilah peran arsiparis untuk mengajak para pelaksana teknis kegiatan agar memelihara bukti-bukti kegiatannya.

Namun demikian, kearsipan bukanlah menjadi tanggung jawab arsiparis semata. Semua pihak yang melakukan kegiatan legal pun wajib untuk mengurus semua arsip yang telah dihasilkannya.

Dalam kaitannya untuk memasyarakatkan kesadaran terhadap tertibnya arsip, arsiparis mengambil peranan sebagai pembina dan konsultan bagi pejabat dan masyarakat yang kesulitan dalam mengelola arsipnya.

Mengapa harus ke arsiparis?

Hal ini karena arsiparis bertanggung jawab untuk mengawal agar sistim manajemen kearsipan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan ketentuan (NSPK) yang berlaku di negara kita. Jika sistim kearsipan telah dilakukan dengan NSPK yang ada akan memudahkan untuk mengelola informasi yang terkandung di dalamnya.

Nah, keamanan dan reliabilitas informasi inilah yang menjadi tujuan kegiatan yang dilakukan oleh arsiparis karena ia harus mengelola arsip tersebut supaya terjaga keotentikannya. Arsip yang otentik bisa menjadi bukti kegiatan penyelenggaraan pemerintahan yang pada akhirnya nanti bisa dimanfaatkan oleh generasi yang akan datang.

Itulah sedikit informasi tentang peranan seorang arsiparis dalam pemerintahan dan bermasyarakat. Ayo sadar dan tertib arsip!