Bagaimana Cara Memanajemen Risiko pada Sport Event?

Ilustrasi manajemen risiko pada sport event di venue rowing dan canoe Asian Games 2018 by: Ahmad Kurniawan

Manajemen risiko menjadi salah satu kegiatan yang kurang diprioritaskan dalam merencanakan suatu acara yang besar termasuk dalam penyelenggaraan sport event. Dikarenakan risiko ini dimata event organizer seperti terlihat sepele untuk dilakukan, namun berdampak besar apabila tidak diperhatikan. Dalam acara berskala nasional maupun internasional, risiko bisa terjadi kapan saja tanpa adanya prediksi yang akurat sehingga dapat menghambat keberlangsungan acara jika hal ini tidak terkelola dengan maksimal.

Pada praktiknya Getz menyatakan bahwa “Risiko yang terkelola perlu dilandasi dengan perencanaan yang baik, dengan itu akan menciptakan kenyamanan bagi yang merasakannya”. Namun, hal tersebut tidak dilirik oleh pengelola sport event, sehingga berdampak pada acara yang tidak memuaskan. Ditambah lagi keadaan alam yang kurang mendukung serta masyarakat yang tidak peduli dengan sekitarnya.

Fenomena tersebut secara tidak langsung akan berdampak negatif terhadap penyelenggaraan sport event selanjutnya serta berdampak juga pada penilaian reputasi pengatur acaranya. Konsepsi penilaian yang dimaksud tergantung pada manajemen risiko yang diterapkan. Maka berdasarkan masalah tersebut muncul gagasan bagaimana memanajemen risiko pada sport event?

Menjawab pernyataan di atas, manajemen risiko bisa dilakukan dengan acara identifikasi, penetapan, kontrol, pendataan dan evaluasi yang jelas untuk diterapkan pada sport event. Identifikasi berarti mencari potensi bahaya atau risiko yang akan muncul pada saat diselenggarakannya sport event, mulai dari identifikasi keadaan kawasan, keadaan ekonomi masyarakat sekitar hingga pada mengecek keadaan alamnya yang bisa dipastikan dari musim yang berlangsung di daerah tersebut.

Kemudian penetapan dimaksudkan untuk memastikan siapa yang akan terlibat dalam bahaya tersebut, bisa dikelompokkan dari undangan kenegaraan seperti pejabat tinggi dari negara lain, pelatih peserta kontingen, kepanitiaan seluruh pertandingan, media-media yang diundang baik dari nasional maupun mancanegara, wisatawan lokal, domestik maupun internasional termasuk kerabat dari atlet-atlet yang datang menonton serta suporter-suporter yang akan menyuarakan atletnya yang akan bertanding.

Tahap selanjutnya yakni kontrol, diartikan bahwa cara pengawasan setiap risiko untuk memutuskan apakah penanganan yang direncanakan sudah dapat menanggulangi risiko atau bahaya yang dihadapi. Penanganan ini dapat dilakukan dengan memastikan kembali kepada seluruh kepala koordinator departemen sesuai dengan venue masing-masing apakah telah menyiapkan segalanya termasuk perlengkapan yang dibutuhkan oleh setiap negara atau daerah yang diundang sesuai dengan standarnya, mengecek kembali perlengkapan di venue yang akan dipakai sudah sesuai dengan aturannya termasuk wasit, marshalow dan kebersihan venue itu sendiri. Upacara kemenangan setiap segmen pun perlu dikontrol termasuk bendera-bendera negara yang bertanding.

Setelah dikontrol tahap berikutnya yakni pendataan, hal ini dilakukan untuk mencatat setiap temuan risiko dan bahaya yang ditimbulkan saat sport event dimulai yang ditandakan ketika akan dilaksanakannya opening ceremony. Lam dan Shu memberikan saran bahwa “Baiknya terdapat satu departemen di dalam organisasi pengelola acara dengan job description mendata temuan-temuan risiko yang berpotensi terjadi, kemudian dengan sigap memberitahukan hal tersebut kepada event organizer” maka dengan begitu risiko pun dapat terminimalisir.

Tahap terakhir yakni mengevaluasi hasil catatan temuan risiko yang diterima tersebut, kemudian harus segera dipikirkan bagaimana tindakan penyelesaiannya agar bisa diterapkan pada penyelenggaraan sport event berikutnya. Sehingga dengan adanya evaluasi ini dapat dengan cepat melakukan perubahan secara baik tanpa merugikan seluruh rangkaian acara olahraga itu sendiri.

Implementasi pada manajemen risiko yang sesuai dapat menjadi peluang bisnis yang tepat bagi penyelenggara, sebab sport event saat ini telah memberikan kontribusi yang signifikan bagi kemajuan suatu daerah. Sebagai contoh Indonesia terbukti dengan berhasilnya menjadi tuan rumah pelaksanaan Asian Games XVIII tahun 2018 silam di Jakarta dan Palembang dan baru-baru ini juga telah mengadakan PON di Papua tahun 2021. Melihat dari keberhasilan tersebut tentunya mendatangkan banyak wisatawan dari domestik maupun mancanegara.

Keberhasilan itu tentunya juga banyak menggaet media yang meliput selama kegiatan berlangsung. Semakin banyak orang yang datang, maka semakin banyak pula spending money yang terjadi sehingga tidak diragukan lagi apabila ingin mencari keuntungan dari diselenggarakannya sport event. Di balik keuntungan yang diperoleh, tentu adanya sebuah strategi yang diterapkan event organizer dalam manajemen risikonya. “Penerapan strategi event organizer pada penyelenggaraan sport event untuk menghindari kerugian dari risiko dalam membuat, merancang, dan mengadakan sebuah acara yang aman dan unik bagi pengunjung dimulai dengan cara mengidentifikasi risiko yang akan ditimbulkan” hal ini dikutip dari Robbins pada saat di lapangan.

Penelitian sebelumnya juga menjelaskan identifikasi risiko didasari dengan dua cara yakni pertama dengan memetakan risiko yang bersifat mudah diatasi terdahulu kemudian kedua menilai tingkatan risiko yang sulit dikendalikan. Risiko yang sifatnya mudah diatasi tandanya tidak terlalu bahaya karena dapat diketahui secara langsung. Misalnya miss communication, miss coordination dan miss job description. Sedangkan risiko yang sifatnya sulit dikendalikan ditimbulkan dari kondisi alam dan lingkungan yang tidak memadai seperti pengaruh cuaca ekstrem, ekonomi yang tidak stabil, serta rendahnya tingkat keamanan di area sport event .

Sacha Reid dan Brent Ritchie menyampaikan “Pengendalian risiko yang aman dalam sport event akan memberikan kepuasan sendiri terhadap pengunjung, seperti halnya yang telah diterapkan di setiap acara internasional yang berkelas seperti olimpiade, world cup championship, asian games, sea games, asian para games, islamic solidarity games, dan lain sebagainya. Penelitian sebelumnya juga menampilkan bahwa salah satu hal penting dalam mengadakan sport event yang sukses adalah penerapan manajemen risikonya, karena pengelolaan risiko kerap dijadikan alasan mengapa perusahaan EO (event organizer) memenangkan kreativitasnya dibandingkan EO lain. Sebab dalam mendapatkan pekerjaan akan tampak bagaimana sport event harus berjalan secara teratur dengan menggunakan konsep keselamatan, kesehatan dan keamanan. Pengelolaan seperti konsep inilah yang harus dimiliki oleh pengelola acara untuk menyukseskan sport event.

Awal dari sebuah kesuksesan sport event dimulai dengan adanya praktik pengaturan risiko. Dengan begitu risiko tidak boleh dihilangkan, namun harus diminimalisasi tingkatnya pada batas paling rendah. Jika risikonya dinilai tinggi, maka diperlukan pengelolaan lebih besar dan lebih serius daripada risiko yang tergolong rendah. Risiko yang dikatakan rendah pun perlu menjadi catatan evaluasi untuk ke depannya.

Dari evaluasi tersebut menilai sport event menjadi hal positif bagi orang yang menikmatinya. Maka dengan begitu hasil yang diperoleh bagi pelaksana acara atas prestasinya dalam handle risiko di antaranya acara dapat berjalan dengan lancar, setiap orang yang terlibat dalam sport event mendapatkan keamanan, reputasi yang baik pun diterima oleh pekerja event organizer sekaligus juga dapat mendatangkan client baru yang akan memakai jasa EO tersebut.

Oppenheimer pun menyampaikan “Jika dalam mengevaluasinya asal-asalan maka akan berbanding lurus pula dengan kerugian yang ditimbulkan, akibatnya akan kehilangan reputasi bagi EO penyelenggara, kerugian secara materil, hingga hasil publikasi yang buruk yang dilakukan oleh media mengenai sport event”. Penelitian sebelumnya mengatakan pengaturan risiko pada setiap sport event pastinya terdapat perbedaan. Persepsi tersebut muncul tergantung pada kapasitas venue yang digunakan. Getz memberikan pendapat bahwa “Dengan melihat dari kapasitas venue yang skupnya kecil dapat mengontrol risiko yang muncul. Sedangkan jika skupnya besar maka perlu penambahan SDM (sumber daya manusia) yang dapat menyalurkan koordinasi dengan event organizer untuk digunakan dalam mengatur pengunjung yang datang”.

Pentingnya SDM tambahan berupa volunteer acara yang telah berpengalaman bekerja di sport event dapat mengurangi risiko yang terjadi seperti pengelolaan pengunjung yang tidak baik, kerusakan peralatan pada fasilitas venue yang disebabkan karena tidak memperhatikan kegiatan vandalisme pengunjung, kurangnya persediaan peralatan di venue ketika akan dimulai, sampai pada tidak siapnya melengkapi kebutuhan sesuai permintaan di setiap negara untuk atletnya yang akan bertanding. Walaupun terkadang setiap negara telah menyiapkan kebutuhan atletnya masing-masing, namun banyak juga yang ingin dipenuhi segala kebutuhannya. Basic problem seperti itu tentu harus diperhatikan dengan baik oleh seorang volunteer acara.

Berdasarkan hasil wawancara mendalam kepada salah satu staf yang pernah berkecimpung dalam pengelolaan sport event mengatakan beberapa risiko yang muncul dalam sport event di antaranya buruknya opening dan closing ceremony yang kurang memuaskan, pengelolaan venue yang tidak baik, buruknya pengaturan kedatangan dan kepulangan bagi kontingen negara yang diundang, tidak baiknya pelayanan ketika check in dan check out kontingen di wisma atlet, penyediaan makanan untuk peserta yang tidak sesuai, buruknya pengelolaan pengunjung yang menonton selama pertandingan, kesalahan ataupun kelalaian yang disebabkan oleh event organizer itu sendiri, kejadian alam seperti hujan, badai, gempa yang tidak dapat terelakkan. Ditambah lagi legalitas hubungan antara event organizer dengan kontraktor acara tidak baik, kondisi ekonomi setempat yang tidak stabil, buruknya sistem keselamatan keamanan saat berlangsungnya acara, kesalahan desain tata letak tempat, sifat masyarakat sekitar yang tidak dapat menerima orang baru serta kesalahan dalam penggunaan teknologi yang tidak didukung oleh tenaga ahli yang tepat.

Melihat risiko-risiko besar yang bisa terjadi di atas, Amanda L. Paule memberikan jawaban dengan penjelasannya bahwa “Terdapat cara yang bisa dilakukan dalam manajemen risiko diantaranya dengan bekerja sama dengan kontraktor-kontraktor yang telah berpengalaman dalam menyediakan segala kebutuhan sport event, menggandeng perusahaan asuransi untuk ikut membersamai saat pre, during, dan pasca penyelenggaraan sport event, meminta arahan dari pimpinan tinggi daerah setempat untuk melibatkan semua aparat dalam hal pengamanan dan penjagaan saat acara terselenggara sehingga dengan begitu manajemen risiko pada sport event yang dimaksud diawal dapat tercipta secara teratur”.

Setelah melihat tahapan-tahapan demikian, event organizer pun dengan mudah menghindari risiko yang akan terjadi. Ditambah dengan sikap yang cepat, tepat, dan tegas dalam menangani risiko akan tercipta sport event yang kondusif dan layak dikatakan berhasil.