Pentingnya Peran Volunteer dalam Menyukseskan Big Exhibition Event

Ilustrasi peran volunteer dalam menyukseskan big exhibition event pada acara Indo Defence Expo & Forum 2018 by: Ahmad Kurniawan

Peran volunteer seringkali dijadikan sebagai garda terdepan dalam menyukseskan berbagai acara besar termasuk pada penyelenggaraan big exhibition event. Dikarenakan dengan adanya seorang volunteer dapat membantu professional exhibition organizer untuk mengelola acara yang diselenggarakannya. Sebab perhelatan big exhibition ini mendatangkan banyak orang di dalamnya seperti exhibitor, customer, visitor, exhibit contractor hingga undangan kehormatan yang mengikuti big exhibition event.

Melihat fakta di lapangan tersebut PEO tidak akan mampu jika hanya mengandalkan sedikit timnya dalam mengatur acara. Sehingga diperlukan sumber daya manusia tambahan berupa volunteer guna menunjang keberlangsungan big exhibition event. Seorang volunteer dalam sebuah big exhibition event merupakan sukarelawan acara yang diundang oleh pengelola acara untuk membantu melancarkan dan menyukseskan big exhibition event.

Dalam big exhibition event, volunteer selalu diberikan allowance untuk mengganti keringat yang telah mereka keluarkan. Padahal realitanya motivasi seorang volunteer tidak berorientasi mendapatkan gaji atas pekerjaannya tersebut, hanya saja mereka professional dalam menuntaskan tanggung jawabnya. Perspektif inilah yang menimbulkan gagasan terkait pada pentingnya peran volunteer dalam menyukseskan big exhibition event.

Dalam perkembangan dunia event, peran volunteer bukan lagi menjadi hal yang baru dalam berkontribusi menyukseskan big exhibition event. Dikarenakan banyak industri kreatif saat ini yang melakukan big exhibition event harus menggantungkan seorang volunteer. Sehingga menjadikan volunteer sebagai kebutuhan utama yang harus dicari terlebih dahulu sebelum perencanaan acara tersebut.

Kebutuhan volunteer tersebut sangat berarti bagi sebagian PEO untuk menolongnya pada saat pra, during hingga pasca big exhibition event. Seperti halnya pada acara Indo Defence yang diselenggarakan oleh PEO PT Napindo Media Ashatama sebelum acara tersebut dimulai, mereka telah mengadakan seleksi volunteer secara ketat guna ditempatkan pada pos-pos yang ramai agar pada pelaksanaannya tim yang dibentuk sudah terorganisir dengan baik.

Melalui pengadaan seleksi semacam itu menjadikan volunteer sebagai pekerjaan yang banyak diminati oleh kalangan muda seperti mahasiswa yang motivasinya ingin menambah wawasannya bertemu dengan orang baru serta dapat menunjukkan skillnya dalam melayani pengunjung. Motivasi tersebut juga timbul dari seragam yang dibuat oleh PEO penyelenggara untuk diberikan kepada seorang volunteer big exhibition event. Ditambah lagi volunteer tersebut juga dapat menikmati acaranya hingga selesai tanpa membayar tiket masuk.

Motivasi semangat volunteer dalam melancarkan aksinya pada big exhibition event memberikan kesan positif yang dirasakan oleh wisatawan ataupun pengunjung yang datang ke acara. Sehingga dengan perannya secara tidak langsung akan membawa reputasi yang baik terhadap professional exhibition organizer yang mengadakannya. Dengan itu juga keuntungan pun akan diraup secara pasti. Sebab pada pengadaannya big exhibition event selalu melakukan kegiatan transaksi dalam bentuk bussines to bussines atau bussines to customer.

Pada dasarnya penyelenggaraan big exhibition event ini bukan hanya sekedar kegiatan transaksi. Namun, diartikan sebagai kegiatan yang dapat memajukan sektor pariwisata dengan bertujuan untuk menambah jumlah wisatawan yang datang ke daerah tersebut, agar industri-industri yang memainkan sektor ini seperti perhotelan, restoran, destinasi pariwisata dan lain sebagainya dapat termanfaatkan secara optimal. Maka dari itu membuat big exhibition event selalu dijadikan peristiwa yang mengundang para investor-investor untuk mengembangkan pariwisata di kawasan tersebut.

Dengan menyelenggarakan big exhibition event ini juga dapat mengenalkan sekaligus menunjukkan produk atau jasa yang dipamerkan dari temuan bidang apa pun untuk diangkat dan diperjualbelikan. Dalam acara yang bersifat big tentunya acara tersebut berskala internasional. Sehingga perhelatan ini pun mengumpulkan berbagai macam keahlian dan kemampuan yang ditunjukkan dari berbagai negara atas produk yang dikenalkan kepada pasarnya.

Maka dengan begitu akan banyak menggaet wisatawan yang datang ke acara tersebut. Tipikal wisatawan yang datang kebanyakan memang dari industri-industri besar yang ingin membeli sebuah produk yang diperlihatkan di booth-booth big exhibition event. Untuk dapat memanajemen banyaknya wisatawan yang datang tersebut. Tentunya sangat diperlukan peran volunteer pada big exhibition event.

Peran volunteer juga kerap kali sangat dibutuhkan pada saat dimulainya loading in booth, main event, courtesy call service, operational, perlengkapan, smiling team hingga loading out barang-barang pameran. Dengan adanya bantuan volunteer tersebut, PEO yang melaksanakan acara dapat memikirkan hal lain yang tidak terpikirkan sebelumnya.

Peran volunteer juga kerap dijadikan PEO untuk meminimalisasi risiko besar yang akan terjadi seperti halnya miss communication. Jika hal ini terjadi tentu akan menimbulkan kerugian di antara banyak pihak, baik antara tenant maupun exhibitor. Miss coordination juga sering menjadi catatan penelitian dalam event risk, karena jika orang yang diposisikan di bagian-bagian penting sedikit dan tidak berkompeten maka akan tidak fokus pada tanggung jawab pekerjaannya.

Peran volunteer yang berkompeten sangat diutamakan dalam pencapaian big exhibition event yang sukses, walaupun dipekerjakan secara sukarelawan sesuai dengan kemampuannya masing-masing. Berdasarkan pengalaman yang didapat oleh volunteer sebelumnya telah mengatur bagian mana di dalam penyelenggaraan sebuah perhelatan big exhibition event dapat langsung diberikan job description. Maka dengan begitu capaian yang dimaksudkan dalam sebuah big exhibition event dapat dinyatakan dengan pasti.