news-card-video
Jakarta
imsak
subuh
terbit
dzuhur
ashar
maghrib
isya

Atasan Senang, Andapun Riang: Tips bagi Asisten Pribadi

Konten dari Pengguna
21 Agustus 2018 17:53 WIB
comment
2
sosmed-whatsapp-white
copy-link-circle
more-vertical
Tulisan dari Akhmad Baihaqie tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
ADVERTISEMENT
Menyusun jadwal yang padat, menyiapkan bahan pertemuan dalam waktu singkat, serta memastikan setiap agenda berjalan dengan tepat adalah konsumsi sehari-hari bagi para asisten pribadi (aspri) zaman now. Penat, frustasi, dan sumpek menjadi tak terelakkan. Tapi, itu sudah gak zamannya lagi. Kuncinya ada pada cara pandang. Berikut tipsnya.
Foto: Katie Johnson, Aspri Presiden Barack Obama tahun 2009-2011 (wikimedia)
ADVERTISEMENT
Bagi sebagian orang, bekerja dari pukul 8 s.d. pukul 4 sore sudah cukup menguras energi. Apa jadinya jika selama 8 jam bekerja, seluruh pekerjaan kita berada dalam pengawasan pimpinan. Sekali berbuat ceroboh, karir jadi taruhannya.
Bahkan, job desk cenderung sulit ditebak. Hampir tidak ada tanggal merah dalam kalender harian aspri. Hari libur berubah menjadi hari kerja, dan lemburpun menjadi santapan rutin. Jika tidak ditangani dengan baik, maka stress akan dengan mudah menggelayuti pikiran.
Bagi penggemar layar lebar, ada baiknya menonton film Devil Wears Prada yang dibintangi dengan apik oleh Meryl Streep. Mengambil setting perusahaan majalah fashion Runway Magazine di New York, film yang dirilis pada tahun 2006 tersebut menggambarkan kesibukan Andy sebagai seorang aspri menangani hal-hal detil kehidupan atasannya Miranda Priestly.
ADVERTISEMENT
Keletihan dalam bekerja berdampak pada kehidupan pribadi Andy yang dibintangi oleh Anne Hathaway. Tentu itu bukan gambaran realita sesungguhnya. Namun film garapan David Frankel tersebut bisa mengilustrasikan tingginya tekanan pekerjaan sebagai aspri.
Laiknya profesi lainnya, ada beberapa kecakapan mendasar yang perlu dikuasai oleh aspri, seperti manajemen waktu, standar protokol, serta teknik komunikasi. Namun tulisan ini mencoba menawarkan tips terkait cara pandang baru agar para aspri bisa lebih enjoy, santai dan sukses dalam melakukan pekerjaannya.
1. Bersedekah Waktu
Mari kita berhitung bersama. Berapa orang yang perlu diurus oleh seorang aspri? Satu, dua, atau tiga? Umumnya dua, atasan beserta pasangannya. Kemungkinan terburuknya, kalau sang atasan beristri empat, lima orang yang masuk dalam agenda aspri.
ADVERTISEMENT
Sekarang bandingkan dengan pimpinan yang harus memikirkan nasib puluhan, ratusan, dan bahkan ribuan pegawainya. Yang ada di benak mereka sangat beragam. Uang gaji, uang pensiun, fasilitas kantor, nasib pegawai, konflik internal, aduan pegawai, tuntutan pengadilan, hingga hal-hal strategis seperti arah kebijakan perusahaan.
Sepulang dari kantor, seorang aspri masih bisa bersantai bersama keluarga, menggendong anak yang masih menggemaskan, bermain playstation bersama istri, mematikan gawai yang selalu menggangu, menikmati lagu dangdut Rhoma Irama, serta rehat tanpa pikiran berat. Bagaimana dengan sang atasan? Tentu tidak.
CEO Apple, Tim Cook, memulai hari saat ayam belum belum berkokok. Pukul 3.45 pagi, pria yang bergabung dengan Apple tahun 1998 ini sudah harus mengernyitkan dahi memantau 700 hinga 800 surel yang masuk ke dalam kotak suratnya. Kebiasaan ini juga menjadi pola hidup beberapa bos papan atas seperti Donald Trump, Sergio Marchionne (CEO Fiat), dan Marissa Mayer (CEO Yahoo).
Foto: Tim Cook, CEO Apple (Flickr)
ADVERTISEMENT
Gambaran ini mungkin akan memunculkan kalimat, “Oooo, ternyata beban gue gak seberapa dengan si bos.” Bisa jadi, anda lebih berbahagia dari atasan anda. Maka, menjadi aspri sebenarnya adalah pekerjaan meringankan beban orang lain. Para aspri memiliki sesuatu yang tidak dimiliki para atasan, yaitu surplus waktu. Artinya, saat anda bekerja, anda sedang bersedekah waktu kepada atasan anda.
2. Anda Tidak Penting, Namun Strategis
Spiderman pernah berujar, “with great power, comes great responsibility.” Itu kata yang tepat bagi para aspri. Anda berada di lapis bawah piramida struktural, namun peran yang anda lakukan sangatlah besar. Jika disederhanakan, core bisnis dari aspri adalah menjaga “atmosfir” atasan agar tetap fokus dalam pekerjaan dan bisa mengambil keputusan secara efektif dalam mood yang positif.
ADVERTISEMENT
Ada tiga faktor bagaimana kebijakan diambil dalam sebuah perusahaan atau pemerintahan. Pertama, pertimbangan rasional dengan melihat situasi eksternal dari perusahaan. Kedua, analisa domestik dengan memperhatikan faktor internal. Ketiga, faktor personal dengan fokus pada situasi seorang pemimpin saat pengambilan keputusan. Pada faktor ketiga inilah, meskipun tidak secara langsung, aspri memainkan peran yang penting.
Ilustrasi ringan. Sebuah rekomendasi kebijakan perlu disampaikan kepada pucuk pimpinan perusahaan. Namun saat bersamaan, sang pimpinan tengah dirundung masalah. Apabila policy brief tersebut disampaikan saat itu, bisa jadi sang atasan akan menolak mentah-mentah rekomendasi tersebut. Namun jika disampaikan pada saat yang tepat, hasilnya tentu akan berbeda.
Bagaimana kita tahu saat yang tepat? Umumnya para aspri bisa membaca situasi kebatinan atasan yang mungkin banyak pihak tidak mengetahuinya. Peran vital tersebut, meski terlihat sederhana, namun cukup strategis.
ADVERTISEMENT
3. Bos Adalah Mentor Anda
Pernah mendengar Ursula Burns? Dia adalah wanita pertama dari keturunan Afrika berkulit hitam yang menjadi CEO Xerox. Sebelum didapuk menjadi orang pertama dalam perusahaan tersebut, Burns memulai karir pada tahun 1980 sebagai anak magang dan kemudian menjadi asisten Presiden Xerox, Paul A. Allaire. Sang Presiden tersebut disebut sebagai mentor bagi Burns saat memandu Xerox melalui badai terjal keuangan.
Foto: Ursula Burns (Flickr)
Di kalangan selebriti dunia, anda bisa melihat rekam jejak Kim Kardashian yang pernah menjadi orang kepercayaan Paris Hilton. Ia banyak belajar dari prilaku Hilton sebelum kemudian memutuskan memulai karirnya sebagai seorang entertainer. Di Indonesia, Jenderal Sutarman pernah bertutur bahwa dirinya mempelajari banyak hal saat dipercaya menjadi aspri Presiden Abdurrahman Wahid.
ADVERTISEMENT
Di dunia diplomasi, sebelum menjabat sebagai Wakil Menteri Luar Negeri, Dino Patti Djalal pernah menjadi Staf Khusus Presiden di bidang Luar Negeri. Meski beliau bukan bertindak sebagai aspri, namun kisah yang dituangkan dalam buku “Harus Bisa” menggambarkan betapa dekatnya bapak Dino dengan sang presiden kala itu. Waktu kebersamaan tersebut mengajarkan banyak hal, utamanya tentang seni memimpin.
Apa yang menarik dari kisah-kisah tersebut? Sebagai orang yang hampir bersama atasan lebih dari waktu-waktu kerja normal, seorang aspri memiliki luxury mengobservasi kegiatan para atasan. Untuk mencapai posisi tertinggi di perusahaan, seorang pemimpin pasti memiliki beberapa kualitas mencolok.
Kemampuan analisa akademis, komunikasi yang lihai, jejaring yang luas, serta ketegasan dalam mengambil sikap misalnya. Hal tersebut adalah living lecture yang tidak termaktub dalam buku diktat kuliah atau buku-buku serial chicken soup. Karenanya, anda adalah orang beruntung.
ADVERTISEMENT
Menjadi aspri adalah kesempatan langka untuk learn from the best. Siapa tau suatu saat anda akan memimpin sebuah perusahaan, dan pelajaran selama bersama atasan akan membantu anda menjadi nahkoda yang tangguh dan handal.
4. Semua Atasan adalah Manusia
Bagian terpenting dalam tugas sebagai aspri adalah menjaga kerahasiaan atasan anda. Seorang CEO akan lebih sering berinterksi dengan aspri dibandingkan dengan anggota dewan eksekutif lainnya. Nah, bagi sebagian aspri, mengetahui rahasia atasan terkadang menjadi beban yang tidak mengenakkan. Banyak alasan yang disampaikan.
Misalnya, seorang aspri akan menjadi tidak bersemangat bekerja setelah mengetahui atasannya tidak sesempurna yang dibayangkan. Atau mungkin aspri yang biasa bergaul dan “bocor” dalam bercerita akan membawa beban berat untuk terus merahasiakan tentang atasannya. Hampir bisa dipastikan, kondisi tersebut akan menambah beban pikiran aspri.
ADVERTISEMENT
Untuk mengatasi ini, sadari bahwa semua atasan adalah manusia. Artinya, ada kekurangan dan kelebihan yang dimiliki. Sebagai profesional, aspri perlu tetap bersikap netral dan memberikan yang terbaik. Ingat pesan orang tua, gibah itu gak baik lho.
Aspri adalah pekerjaan yang melelahkan, namun juga memberikan anda kesempatan yang tidak dimiliki pekerjaan lainnya. Itu semua tergantung cara pandang anda terhadap profesi dan atasan anda. Enak bukan? Anda ingin alih profesi menjadi seorang aspri?