Keren! Mahasiswa KKN UNDIP Ciptakan Aplikasi GUI Manajemen Database Tingkat Desa

Penyerahan modul panduan penggunaan aplikasi "Data Desaku Silirejo" kepada Kepala Desa Silirejo

Pengelolaan data kependudukan di Desa Silirejo masih dilakukan secara manual. Cara ini rentan terhadap kesalahan input, lambat saat mencari data, serta sulit dalam membuat dokumen otomatis seperti surat keterangan atau laporan berkala. Situasi ini bukan hanya membebani perangkat desa, tetapi juga menghambat pelayanan warga yang membutuhkan dokumen dengan cepat. Menyadari masalah tersebut, Alfiansyah Maulana Rohim, mahasiswa Kuliah Kerja Nyata dari Universitas Diponegoro, menciptakan aplikasi GUI manajemen database kependudukan yang bernama “Data Desaku Silirejo”. Aplikasi ini fokus pada proses pencatatan, pencarian, manajamen, analisis, statistik deskriptif dan visualisasi data kependudukan dalam platform yang mudah digunakan sehingga harapannya dapat memudahkan pekerjaan administrasi sehari-hari.

Desain Halaman Depan Aplikasi GUI "DATA DESAKU SILIREJO" Manajemen Database Kependudukan Desa Silirejo

Fitur utama aplikasi ini adalah otomatisasi dokumen dan kemudahan pencarian data. Dalam praktiknya, perangkat desa tidak lagi perlu menyalin informasi secara manual ke surat keterangan domisili, surat pengantar RT/RW, atau laporan kependudukan. Cukup memilih jenis dokumen, aplikasi akan otomatis menampilkan dan mengisi data penduduk yang relevan. Hal ini mengurangi risiko salah ketik serta mempersingkat waktu pembuatan surat. Selain itu, tampilan antarmuka berbasis Graphical User Interface (GUI) membuat siapa saja bisa menggunakan aplikasi dengan cepat, tanpa perlu pengetahuan teknis yang mendalam.

Survey dan Wawancara Kepada Sekretaris Desa

Dalam proses pembuatan aplikasi ini, Alfian terlebih dahulu berdiskusi dengan Pak Hadi selaku Sekretaris Desa untuk menanyakan alur manajamen data kependudukan desa dan kendala yang ada di kantor desa. Hasil wawancara tersebut didapat kesimpulan bahwa manajeman database desa masih sebatas menggunakan excel dan pengisian surat-menyurat sebatas copy-paste file excel ke dalam file word .Dimana proses ini memakan waktu yang lama jika permintaan sedang tinggi. Agar perangkat desa mudah mempelajari, Alfian juga menyediakan modul panduan penggunaan. Modul ini berisi langkah instalasi aplikasi, cara input data, pembuatan surat otomatis, statistik deskriptif, dan visualisasi data melalui histogram serta pie chart. Aplikasi pun dibuat dalam format .exe agar mudah dipasang pasang komputer pengguna.

Pada 9 dan 10 Januari 2025, Alfian mengadakan peluncuran dan pelatihan di Balai Desa Silirejo, Kabupaten Pekalongan. Kepala desa dan sekretaris desa hadir untuk memerhatikan proses instalasi aplikasi. Mulai dari menginstal, memasukkan data penduduk hingga mencoba fitur pencarian, filter data, histogram ,dan pie chart .Salah satu sesi yang paling diminati adalah pembuatan surat keterangan otomatis karena sebelumnya proses ini memakan waktu cukup lama. Dengan aplikasi, perangkat desa dapat menyiapkan surat hanya dalam hitungan detik, lengkap dengan data warga yang tepat dan rapi.

Inovasi yang diusung Alfian membuktikan bahwa solusi praktis bagi pemerintahan desa dapat lahir dari ide mahasiswa yang peka terhadap permasalahan sekitar. “Data Desaku Silirejo” adalah contoh nyata bagaimana teknologi dapat memudahkan pekerjaan sehari-hari dan meningkatkan kepuasan warga. Dengan keterlibatan berbagai pihak, mulai dari akademisi, perangkat desa, hingga masyarakat, upaya digitalisasi ini dapat berkembang dan berkelanjutan. Pada akhirnya, keberhasilan sebuah inovasi tidak hanya ditentukan oleh kecanggihan sistemnya, tetapi juga oleh dukungan semua pihak yang terlibat. Semoga langkah ini memicu lebih banyak mahasiswa untuk menciptakan terobosan serupa bagi desa-desa lain di seluruh Indonesia.

Penulis: Alfiansyah Maulana Rohim - Statistika-Universitas Diponegoro