Gaji Tepat, Karyawan Nyaman: Pentingnya Sistem Penggajian yang Terstruktur
mahasiswa manajemen s1 universitas pamulang
·waktu baca 5 menit
Tulisan dari Ananda Rizka tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDitulis Oleh: Ananda Rizka Damayanthi, Salwa Kamilah
Penggajian merupakan salah satu proses penting dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. Proses ini tidak hanya berkaitan dengan pembayaran upah kepada karyawan, tetapi juga mencakup pencatatan kehadiran, perhitungan tunjangan, pemotongan pajak, hingga penyusunan laporan keuangan yang akurat.
Di tengah perkembangan teknologi digital, perusahaan dituntut untuk mengelola sistem penggajian secara lebih efektif dan transparan. Kesalahan dalam menghitung gaji, keterlambatan pembayaran, maupun ketidaksesuaian potongan dapat memengaruhi kesejahteraan karyawan dan kepercayaan terhadap perusahaan. Karena itu, sistem penggajian yang baik perlu didukung prosedur yang jelas serta pengendalian internal yang memadai.
Digitalisasi Mengubah Pengelolaan Penggajian:
Perkembangan teknologi informasi membuka peluang bagi perusahaan untuk beralih dari pencatatan manual menggunakan spreadsheet menuju sistem penggajian terkomputerisasi atau aplikasi payroll berbasis cloud.
Sistem digital dapat membantu perusahaan mengelola data karyawan, mencatat kehadiran, menghitung lembur, dan menyusun laporan penggajian secara lebih terintegrasi. Penggunaan sistem tersebut juga dapat membantu mengurangi risiko kesalahan input dan mempercepat proses administrasi.
Kebutuhan ini semakin relevan bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja shift, jam kerja fleksibel, serta memiliki karyawan di berbagai lokasi. Data kehadiran dan jam kerja yang akurat menjadi dasar penting agar gaji yang diterima karyawan sesuai dengan haknya.
Meskipun demikian, penggunaan teknologi tetap perlu disertai pengawasan. Data yang tidak akurat, pengaturan sistem yang keliru, atau lemahnya pengendalian internal dapat menyebabkan kesalahan penggajian meskipun perusahaan telah menggunakan aplikasi digital.
Tiga Tahapan Utama dalam Proses Penggajian
Secara umum, proses penggajian perusahaan dapat dibagi menjadi tiga tahapan utama, yaitu tahap pra-penggajian, penggajian aktual, dan pasca-penggajian.
Pertama, tahap pra-penggajian:
Pada tahap ini, perusahaan menetapkan kebijakan terkait gaji pokok, tunjangan, cuti, kehadiran, dan ketentuan lembur. Selanjutnya, bagian terkait mengumpulkan data karyawan, catatan kehadiran, jam kerja, serta komponen tambahan dan potongan yang diperlukan.
Keakuratan data pada tahap awal sangat menentukan hasil perhitungan gaji. Oleh sebab itu, koordinasi antara bagian sumber daya manusia, keuangan, dan unit kerja terkait perlu dilakukan secara cermat.
Kedua, tahap penggajian aktual:
Tahap ini merupakan proses perhitungan penghasilan karyawan berdasarkan data yang telah dikumpulkan. Komponen yang diperhitungkan meliputi gaji pokok, tunjangan tetap dan tidak tetap, upah lembur, serta potongan yang berlaku, termasuk Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21) dan iuran BPJS sesuai ketentuan.
Perusahaan dapat menggunakan perhitungan manual maupun sistem informasi akuntansi penggajian. Namun, semakin besar jumlah karyawan dan semakin kompleks komponen penghasilan, semakin penting penggunaan sistem yang mampu membantu menjaga konsistensi serta ketepatan perhitungan.
Ketiga, tahap pasca-penggajian:
Setelah perhitungan selesai, perusahaan menyusun laporan gaji dan dokumen pembayaran. Gaji kemudian disalurkan kepada karyawan sesuai jadwal yang telah ditetapkan, misalnya melalui transfer bank. Perusahaan juga menerbitkan slip gaji agar karyawan dapat mengetahui rincian penghasilan dan potongan yang diterima.
Tahap ini dilanjutkan dengan rekonsiliasi penggajian, yaitu pencocokan catatan penggajian dalam pembukuan dengan transaksi yang benar-benar terjadi. Rekonsiliasi membantu perusahaan menemukan ketidaksesuaian pencatatan dan melakukan koreksi sebelum penutupan periode akuntansi.
Ketepatan Gaji Berkaitan dengan Kesejahteraan Karyawan:
Penggajian yang tidak dikelola secara baik dapat menimbulkan persoalan administratif sekaligus berdampak pada hubungan antara perusahaan dan karyawan. Kesalahan perhitungan gaji atau keterlambatan pembayaran dapat mengurangi kepercayaan karyawan terhadap pengelolaan perusahaan.
Sebaliknya, sistem penggajian yang jelas membantu karyawan memahami hak yang diterima sekaligus memberikan dasar pencatatan yang lebih tertib bagi perusahaan.
Sejumlah penelitian mengenai sistem informasi akuntansi penggajian dan pengendalian internal juga membahas pentingnya prosedur yang memadai dalam mendukung ketepatan pencatatan serta pengelolaan pembayaran karyawan. Kajian tersebut antara lain dilakukan oleh Haryadi dan Triyanto (2021), Rahman, Fajriani, dan Oktaviyah (2023), serta Yusriawan, Sukmono, dan Harjanto (2024).
Temuan dan pembahasan dalam literatur tersebut memperkuat pentingnya perhatian terhadap sistem penggajian, baik melalui perbaikan prosedur manual maupun pemanfaatan teknologi.
Membangun Sistem Penggajian yang Lebih Andal:
Untuk meningkatkan kualitas pengelolaan penggajian, perusahaan perlu memastikan bahwa kebijakan gaji terdokumentasi dengan jelas, data kehadiran diperiksa secara berkala, dan perhitungan penghasilan dilakukan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
Perusahaan juga perlu memisahkan fungsi pencatatan, pemeriksaan, persetujuan, dan pembayaran sesuai kebutuhan organisasinya. Langkah ini dapat membantu memperkuat pengendalian internal dan mengurangi risiko kesalahan maupun penyimpangan.
Selain itu, penerbitan slip gaji yang terperinci dan pelaksanaan rekonsiliasi secara berkala dapat meningkatkan transparansi serta mempermudah penelusuran apabila ditemukan perbedaan perhitungan.
Pada akhirnya, penggajian bukan sekadar kegiatan rutin untuk mentransfer uang kepada karyawan. Proses ini merupakan bagian penting dari tata kelola perusahaan yang menghubungkan ketepatan administrasi, kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku, dan pemenuhan hak tenaga kerja.
Dengan prosedur yang terstruktur, pengawasan yang memadai, serta pemanfaatan teknologi yang tepat, perusahaan dapat membangun sistem penggajian yang lebih akurat, efisien, dan transparan
Referensi:
Syah, E. B. S., & Istikhoroh, S. (2020). Studi literatur tentang penerapan sistem informasi akuntansi penggajian untuk meningkatkan kinerja keuangan. Journal of Sustainability Business Research, 1(1). https://jurnal.unipasby.ac.id/index.php/jsbr/article/download/3044/2477
Widiastutik, V., Probowulan, D., & Puspito, A. (2020). Perancangan sistem informasi akuntansi penggajian (manual). Budgeting: Journal of Business, Management and Accounting, 2(1). https://doi.org/10.31539/budgeting.v2i1.1758
Yusriawan, M., Sukmono, Y., & Harjanto, A. (2024). Perancangan sistem informasi penggajian karyawan berbasis website (studi kasus: CV. Tirta Mitra Sejati). JATRI -- Jurnal Teknik Industri, 2(2). https://e-journals2.unmul.ac.id/index.php/jatri/article/download/1490/606
Rahman, A. Z., Fajriani, M., & Oktaviyah, N. (2023). Analisis sistem penggajian karyawan pada perusahaan waralaba. Journal of Accounting, Economics, and Business Education (JAEBE), 1(2), 47--53. https://doi.org/10.62794/JAEBE.V1I2.80
Haryadi, T., & Triyanto, E. (2021). Analisis sistem pengendalian internal pada sistem penggajian karyawan (studi kasus pada CV Surya Jaya Abadi). Jurnal Paradigma Ekonomika, 16(2). https://online-journal.unja.ac.id/paradigma/article/download/12079/10885/34229