Salah Hitung Kebutuhan Karyawan Bisa Menghambat Bisnis, Pentingnya Peramalan SDM

Sumber: Shutterstock.

Sebuah bisnis bisa mengalami peningkatan penjualan, tetapi justru kewalahan melayani pelanggan. Pesanan semakin banyak, pekerjaan menumpuk, dan karyawan harus bekerja lebih cepat dari biasanya. Di sisi lain, ada juga perusahaan yang merekrut terlalu banyak karyawan sehingga biaya operasional meningkat, sementara pekerjaan yang tersedia tidak sebanding dengan jumlah tenaga kerja.

Kondisi tersebut menunjukkan bahwa menentukan jumlah karyawan tidak cukup hanya berdasarkan perkiraan atau keputusan mendadak. Perusahaan perlu memahami kebutuhan tenaga kerjanya, baik untuk kondisi saat ini maupun masa mendatang. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah melalui peramalan sumber daya manusia atau peramalan SDM.

Peramalan SDM menjadi bagian penting dalam perencanaan tenaga kerja karena membantu perusahaan memperkirakan jumlah karyawan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional serta mencapai tujuan bisnis.

Apa Itu Peramalan SDM?

Peramalan SDM atau human resource forecasting merupakan proses memperkirakan kebutuhan dan ketersediaan tenaga kerja pada masa mendatang. Perkiraan tersebut mencakup jumlah karyawan yang dibutuhkan, keterampilan yang harus dimiliki, serta kemungkinan perubahan tenaga kerja di dalam organisasi.

Dalam buku Perencanaan dan Pengembangan SDM Perusahaan, I Gede Suhartawan (2022) menjelaskan bahwa peramalan SDM berkaitan dengan perkiraan permintaan dan penawaran tenaga kerja pada masa depan. Proses ini membantu perusahaan mempersiapkan tenaga kerja lebih awal dan menentukan keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Artinya, peramalan SDM bukan sekadar menghitung berapa banyak karyawan yang perlu direkrut. Perusahaan juga harus mempertimbangkan apakah karyawan yang tersedia memiliki kemampuan yang sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

Sebagai contoh, perusahaan yang berencana memperluas pemasaran melalui platform digital mungkin tidak hanya membutuhkan tambahan karyawan, tetapi juga tenaga kerja yang memahami pemasaran digital, pengelolaan konten, dan analisis data. Dengan demikian, peramalan SDM perlu memperhatikan kebutuhan jumlah tenaga kerja sekaligus kualitas kompetensinya.

Mengapa Peramalan SDM Penting bagi Perusahaan?

Peramalan SDM membantu perusahaan mengantisipasi perubahan kebutuhan tenaga kerja sebelum masalah muncul. Tanpa perkiraan yang memadai, perusahaan berisiko terlambat merekrut karyawan ketika beban kerja meningkat atau justru mengeluarkan biaya berlebihan karena jumlah tenaga kerja tidak sesuai kebutuhan.

Pertama, peramalan SDM membantu perusahaan mengantisipasi peningkatan beban kerja. Ketika permintaan produk atau jasa meningkat, perusahaan perlu memastikan bahwa tenaga kerja yang tersedia mampu menangani pekerjaan tambahan. Jika tidak, pelayanan dapat melambat dan kualitas pekerjaan berpotensi menurun.

Kedua, peramalan SDM membantu perusahaan mempersiapkan penggantian karyawan. Karyawan dapat pensiun, mengundurkan diri, berpindah jabatan, atau mengambil peran baru. Jika perubahan tersebut tidak diantisipasi, perusahaan dapat mengalami kekosongan posisi yang mengganggu kelancaran operasional.

Ketiga, peramalan SDM dapat membantu mengendalikan biaya tenaga kerja. Perekrutan, pelatihan, gaji, dan tunjangan membutuhkan anggaran. Dengan memperkirakan kebutuhan secara lebih terarah, perusahaan dapat mengalokasikan anggaran berdasarkan prioritas dan menghindari perekrutan yang tidak diperlukan.

Keempat, peramalan SDM membantu perusahaan menyiapkan kompetensi untuk masa depan. Perubahan teknologi dan cara kerja dapat membuat keterampilan tertentu semakin dibutuhkan. Perusahaan dapat memilih apakah kebutuhan tersebut lebih tepat dipenuhi melalui pelatihan karyawan yang sudah ada atau perekrutan tenaga kerja baru.

Bagaimana Perusahaan Melakukan Peramalan SDM?

Peramalan SDM sebaiknya dilakukan secara sistematis dengan menggunakan informasi yang relevan, bukan hanya mengandalkan intuisi pimpinan.

Langkah pertama adalah menganalisis kondisi tenaga kerja saat ini. Perusahaan perlu mengetahui jumlah karyawan, pembagian tugas, keterampilan, produktivitas, serta posisi yang berpotensi mengalami kekurangan tenaga kerja.

Langkah kedua adalah memperkirakan kebutuhan tenaga kerja pada masa mendatang. Perkiraan ini dapat didasarkan pada target penjualan, rencana pembukaan cabang, peningkatan produksi, perubahan teknologi, dan perkembangan kegiatan operasional.

Langkah ketiga adalah memperkirakan ketersediaan tenaga kerja. Perusahaan perlu menilai apakah kebutuhan tersebut dapat dipenuhi oleh karyawan yang sudah ada, misalnya melalui pelatihan, promosi, atau pemindahan karyawan ke bagian yang lebih membutuhkan.

Langkah keempat adalah membandingkan kebutuhan dengan ketersediaan tenaga kerja. Jika kebutuhan lebih besar daripada jumlah tenaga kerja yang tersedia, perusahaan dapat mempertimbangkan rekrutmen, pelatihan, atau penyesuaian pembagian kerja. Sebaliknya, jika jumlah karyawan berlebih, perusahaan dapat mengevaluasi distribusi pekerjaan dan kebutuhan setiap bagian sebelum mengambil keputusan lebih lanjut.

Pendekatan tersebut sejalan dengan konsep perencanaan tenaga kerja yang menekankan analisis tenaga kerja yang tersedia, perkiraan kebutuhan masa depan, identifikasi kesenjangan, dan penyusunan tindakan untuk mengatasinya.

Metode yang Dapat Digunakan untuk Meramalkan Kebutuhan SDM

Tidak semua perusahaan memiliki kondisi dan kebutuhan yang sama. Karena itu, metode peramalan SDM perlu disesuaikan dengan karakteristik pekerjaan serta ketersediaan data.

Salah satu metode yang dapat digunakan adalah analisis tren. Metode ini melihat perubahan kebutuhan tenaga kerja dari periode sebelumnya untuk memperkirakan kebutuhan berikutnya. Misalnya, perusahaan yang mengalami peningkatan volume pesanan secara konsisten dapat menggunakan data tersebut sebagai salah satu dasar perencanaan karyawan.

Metode berikutnya adalah analisis rasio, yaitu memperkirakan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan hubungan antara jumlah karyawan dan ukuran kegiatan bisnis tertentu. Contohnya, perusahaan dapat menganalisis hubungan antara jumlah petugas layanan pelanggan dan jumlah permintaan pelanggan yang harus ditangani.

Selain itu, perusahaan dapat menggunakan analisis beban kerja. Metode ini menilai jumlah pekerjaan, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, dan kapasitas kerja karyawan. Hasilnya dapat membantu perusahaan mengetahui apakah pekerjaan dapat diselesaikan oleh tenaga kerja yang tersedia atau membutuhkan penyesuaian.

Perusahaan juga dapat menggunakan penilaian manajer atau tenaga ahli untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan pengalaman dan pemahaman mereka terhadap operasional. Namun, penilaian tersebut sebaiknya tetap didukung data agar keputusan tidak hanya bergantung pada pendapat pribadi.

Contoh Penerapan Peramalan SDM dalam Bisnis

Sebagai ilustrasi, sebuah toko roti rata-rata memproduksi 500 roti per hari dengan dukungan lima karyawan bagian produksi. Menjelang periode tertentu, pemilik memperkirakan permintaan dapat meningkat hingga 750 roti per hari.

Jika pemilik hanya mengandalkan jumlah karyawan yang tersedia tanpa menghitung kapasitas produksi, pekerjaan berisiko menumpuk. Karyawan bisa mengalami kelebihan beban kerja, sedangkan pesanan pelanggan berpotensi terlambat diselesaikan.

Melalui peramalan SDM, pemilik dapat memeriksa kemampuan produksi setiap karyawan, waktu kerja yang tersedia, kapasitas peralatan, serta pembagian tugas. Setelah itu, pemilik dapat menilai apakah peningkatan permintaan masih bisa ditangani dengan pengaturan jadwal atau pembagian kerja yang lebih baik, atau memang membutuhkan tambahan tenaga kerja.

Namun, peningkatan produksi sebesar 50 persen tidak otomatis berarti jumlah karyawan harus bertambah 50 persen. Keputusan tetap perlu mempertimbangkan produktivitas, penggunaan peralatan, proses kerja, dan kapasitas produksi secara keseluruhan.

Contoh tersebut memperlihatkan bahwa peramalan SDM membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan kebutuhan operasional, bukan sekadar menambah atau mengurangi karyawan secara sembarangan.

Risiko Jika Peramalan SDM Tidak Dilakukan dengan Tepat

Peramalan yang kurang akurat dapat menimbulkan dua masalah utama, yaitu kekurangan dan kelebihan tenaga kerja. Kekurangan karyawan dapat meningkatkan beban kerja, memperlambat pelayanan, dan menghambat pencapaian target. Sementara itu, kelebihan karyawan dapat meningkatkan biaya tenaga kerja yang tidak sebanding dengan kebutuhan operasional.

Selain jumlah karyawan, kesalahan dalam memperkirakan kompetensi juga dapat menimbulkan persoalan. Perusahaan mungkin memiliki tenaga kerja yang cukup banyak, tetapi tetap kesulitan mencapai target karena keterampilan yang tersedia tidak sesuai dengan tuntutan pekerjaan.

Penelitian Damayanti (2023) mengenai perencanaan kebutuhan pegawai berdasarkan analisis beban kerja menunjukkan bahwa pengukuran beban kerja dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja dan ketidakseimbangan beban kerja. Hal ini menegaskan bahwa keputusan mengenai jumlah karyawan perlu didukung analisis yang sesuai dengan kondisi pekerjaan.

Untuk mengurangi risiko tersebut, perusahaan perlu memperbarui perkiraan secara berkala. Data penjualan, produktivitas, tingkat pengunduran diri, perubahan teknologi, dan rencana bisnis dapat berubah sehingga hasil peramalan sebelumnya belum tentu selalu relevan.

Peramalan SDM Bukan Sekadar Menebak Masa Depan

Peramalan SDM merupakan upaya perusahaan mempersiapkan tenaga kerja berdasarkan informasi dan kebutuhan yang diperkirakan akan muncul. Proses ini membantu organisasi menentukan jumlah karyawan, mengenali kebutuhan kompetensi, mengantisipasi perubahan, dan mengarahkan penggunaan anggaran secara lebih efektif.

Meskipun demikian, peramalan tidak dapat menjamin bahwa seluruh kebutuhan tenaga kerja pada masa depan akan terpenuhi dengan tepat. Perubahan pasar dan kondisi bisnis tetap dapat memengaruhi hasil perkiraan. Karena itu, perusahaan perlu menggabungkan data, analisis beban kerja, penilaian yang objektif, dan evaluasi berkala.

Pada akhirnya, keberhasilan perusahaan tidak hanya ditentukan oleh banyaknya karyawan yang dimiliki, tetapi juga oleh kesesuaian jumlah dan kompetensi tenaga kerja dengan kebutuhan bisnis. Dengan peramalan SDM yang tepat, perusahaan dapat lebih siap menghadapi perubahan tanpa harus terus-menerus mengambil keputusan secara mendadak.