Salah Satu Prinsip Akuisisi Arsip Statis Adalah Arsip yang Diakuisisi Harus Apa?
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarArsip statis menjadi dokumen penting untuk melihat perjalanan sejarah dan identitas suatu lembaga maupun bangsa. Agar dokumen bersejarah tetap aman dan mudah diakses publik di masa mendatang, diperlukan proses akuisisi arsip yang terencana dan sistematis.
Mengutip laman resmi ANRI, proses akuisisi arsip dilakukan melalui penyerahan arsip beserta pengalihan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Lembaga tersebut dapat berupa ANRI, lembaga kearsipan daerah, maupun arsip perguruan tinggi.
Dalam pelaksanaannya, akuisisi arsip statis harus dilakukan sesuai prinsip kearsipan yang berlaku. Tujuannya agar khazanah arsip statis di lembaga kearsipan tetap terjaga kualitasnya serta lebih berdaya guna bagi penelitian maupun publikasi sejarah.
Lantas, apa saja prinsip yang harus dipenuhi agar arsip statis yang diakuisisi layak disimpan sebagai memori kolektif bangsa? Mari simak informasi lengkapnya berikut ini.
Prinsip Akuisisi Arsip Statis
Merujuk pada laman BPK RI, salah satu prinsip utama dalam akuisisi arsip statis adalah bahwa arsip yang diakuisisi harus ditetapkan sebagai arsip statis melalui proses penilaian berdasarkan pedoman kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder, serta telah dinyatakan selesai masa simpan dinamisnya.
Selain itu, arsip yang diakuisisi harus dalam keadaan tertata dengan baik, terdaftar secara lengkap sesuai bentuk dan media, serta mengacu pada prinsip asal-usul dan aturan asli. Hal ini penting untuk menjaga keutuhan informasi dan konteks penciptaan arsip.
Selain kedua prinsip tersebut, masih terdapat beberapa ketentuan lain yang harus dipenuhi dalam proses akuisisi arsip statis, yaitu:
Akuisisi arsip statis dilakukan melalui penarikan arsip oleh lembaga kearsipan dari pencipta arsip, maupun melalui serah terima arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Serah terima hasil akuisisi arsip statis wajib didokumentasikan dalam bentuk naskah serah terima, seperti berita acara, daftar arsip statis beserta riwayat arsip, serta arsip yang diserahkan.
Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan juga diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaan dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan sesuai ketentuan yang berlaku.
Strategi Akuisisi Arsip Statis
Tak hanya berpedoman pada prinsip kearsipan yang berlaku, akuisisi arsip statis juga memiliki strategi sebagai acuan dalam pelaksanaannya. Masih merujuk pada laman BPK RI, berikut beberapa prinsip akuisisi agar prosesnya sesuai standar pengelolaan:
1. Pengarahan Kegiatan
Mengarahkan seluruh kegiatan agar sesuai dengan sasaran akuisisi arsip statis.
2. Penetapan Batasan Akuisisi
Memberikan batasan yang jelas dalam proses perolehan arsip statis yang layak disimpan permanen.
3. Pencegahan Arsip Tidak Layak Simpan
Mencegah masuknya arsip yang tidak memenuhi kriteria penyimpanan jangka panjang.
4. Pengaturan Serah Terima Arsip
Mengatur proses serah terima arsip antara lembaga kearsipan dan pencipta arsip.
5. Pengawasan Pelaksanaan Akuisisi
Mengendalikan serta mengawasi keseluruhan penyelenggaraan kegiatan akuisisi arsip statis.
Baca Juga: Jangka Waktu Penyimpanan yang Wajib Dilakukan terhadap Suatu Arsip Disebut Apa?
(ANB)