Bagaimana Pertamina Tahu Stok BBM di SPBU Hampir Habis? Ini Peran Sistem Informasi Manajemen
Mahasiswa universitas pamulang, fakultas ekonomi bisnis, program studi manajemen s-1
·waktu baca 5 menit
Tulisan dari Hisyam Fadhlurahman tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPernahkah kamu membayangkan bagaimana Pertamina mengetahui stok BBM di sebuah SPBU hampir habis sebelum antrean kendaraan mengular?
Jawabannya bukan tebakan petugas lapangan, melainkan data yang mengalir terus-menerus. Di sinilah Sistem Informasi Manajemen (SIM) berperan: mengubah data operasional menjadi informasi yang membantu manajer mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.
Tulisan ini membahas penerapan SIM di PT Pertamina (Persero) berdasarkan informasi yang tersedia untuk publik. Arsitektur teknis internal Pertamina tidak dibuka secara terbuka, jadi pembahasan dibatasi pada hal yang bisa diverifikasi.
Pertamina dan Tuntutan Data yang Terintegrasi
Pertamina adalah BUMN energi dengan bisnis terintegrasi dari hulu hingga hilir. Pada 12 Juni 2020, Pertamina ditetapkan sebagai holding dengan sejumlah subholding, antara lain hulu, kilang dan petrokimia, perdagangan dan niaga, serta energi baru terbarukan. Struktur sebesar ini menuntut sistem informasi yang mampu menyatukan data dari banyak unit sekaligus.
ERP: Tulang Punggung Transaksi
Fondasi SIM Pertamina adalah Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis SAP. Sebuah tesis di Universitas Gadjah Mada mencatat bahwa Pertamina mengimplementasikan SAP R/3 sejak 2002. Sistem ini mendukung proses bisnis seperti data induk, pengadaan, sumber daya manusia, penjualan, dan keuangan.
Keunggulannya sederhana: satu transaksi, misalnya pembelian barang, dicatat sekali dan langsung terhubung ke fungsi lain seperti keuangan dan persediaan.
Di tingkat anak usaha, PT Pertamina Lubricants melengkapi SAP ERP-nya dengan modul SAP APO PP/DS untuk perencanaan dan penjadwalan produksi. Implementasinya dilakukan pada 2021, sepenuhnya daring karena pandemi, dengan pendampingan NTT DATA Business Solutions Indonesia.
Cara Kerja ERP: Contoh Alur Pengadaan
Sebuah studi tentang Pertamina EP Regional 2 memberi gambaran alurnya:
Pengguna di fungsi terkait membuat permintaan pembelian (purchase request).
Fungsi pengadaan menjalankan proses kontrak sampai ada pemenang, lalu menerbitkan pesanan pembelian (purchase order).
Fungsi keuangan memproses pembayaran. Pembayaran tidak disetujui jika datanya belum lengkap.
Karena setiap langkah tercatat di sistem yang sama, pihak keuangan bisa melihat jejak transaksi dari permintaan sampai pembayaran. Akses data pun diatur berdasarkan peran. Pengguna biasa, misalnya, hanya bisa melihat anggaran yang sudah disetujui dan memulai proses dengan membuat permintaan pembelian. Pengelolaan dan pemeliharaan data ERP dipegang Shared Processing Center (SPC), bagian dari Corporate Shared Service (CSS).
Namun ERP tidak otomatis bebas masalah. Studi yang sama melaporkan temuan audit internal 2024 bahwa pemantauan kontrak di SAP belum terdokumentasi konsisten, dan belum ada katalog maupun glosarium data yang seragam antarunit. Catatan penting: ini studi kasus satu anak usaha, bukan gambaran prosedur seluruh Pertamina.
Pusat Komando Data dan Digitalisasi Nozel
Bagian yang paling mudah dibayangkan publik adalah Pertamina Integrated Enterprise Data and Command Center (PIEDCC). Pusat ini memantau kondisi bisnis secara waktu nyata, dari produksi hulu, pengapalan, pengolahan di kilang, sampai distribusi ke SPBU. Data BBM subsidi dipantau sejak keluar dari kilang, melewati terminal BBM, di truk tangki, hingga dispenser SPBU.
Pilar pentingnya adalah digitalisasi nozel. Program ini dimulai 31 Agustus 2018 menurut data BPH Migas, dengan target 5.518 dari 7.415 SPBU. Telkom membantu menyediakan jaringan, perangkat Electronic Data Capture (EDC), tenaga contact center dan petugas lapangan, serta pusat komando untuk memantau perangkat di SPBU.
Kalau dilihat dari kacamata SIM, ada tiga jenis sistem yang bekerja: sistem pemrosesan transaksi (setiap pengisian BBM terekam), sistem pelaporan manajemen (stok dan penjualan), dan dasbor pemantauan real-time untuk pengambil keputusan.
Manfaat bagi Perusahaan
Keputusan lebih cepat. Stok, penjualan BBM, dan transaksi pembayaran di SPBU dapat dilihat secara waktu nyata.
Distribusi lebih efisien. Saat stok menipis, pengiriman bisa dijadwalkan lebih dulu dengan memperkirakan waktu suplai dari depo, tanpa menunggu stok habis.
Kesalahan dan kecurangan lebih mudah terdeteksi. Karena tercatat per dispenser, selisih produk terlihat. Kendaraan dengan nomor polisi palsu juga bisa dikenali lewat data Korlantas.
Pengawasan subsidi. Seorang direktur Pertamina menyatakan transaksi BBM subsidi di atas 200 liter pada SPBU yang melanggar dapat terdeteksi.
Contoh Sederhana di Lapangan
Bayangkan stok solar di sebuah SPBU mencapai batas kritis. Data penjualan dari nozel masuk ke pusat data, lalu dasbor menampilkan peringatan stok minim. Tim distribusi memeriksa estimasi pasokan dari depo terdekat dan menjadwalkan truk tangki sebelum stok habis. Di sisi lain, manajer pengawas subsidi melihat transaksi janggal di SPBU yang sama.
Catatan: ilustrasi ini disusun penulis berdasarkan fungsi sistem yang dijelaskan sumber publik, bukan prosedur internal Pertamina.
Tantangan di Balik Digitalisasi
Teknis. Sebagian besar SPBU dimiliki mitra dengan sistem TI yang berbeda-beda, sehingga Pertamina harus menyinkronkannya. Sebagian perangkat juga diimpor dari Tiongkok.
Nonteknis. Sejumlah pemilik SPBU awalnya mempertanyakan keuntungan digitalisasi, bahkan ada yang enggan memasang. Pada 2020, Pertamina menyatakan akan menghentikan pasokan BBM ke SPBU mitra yang menolak memasang nozel digital.
Implementasi ERP.Penelitian tentang Pertamina mengingatkan bahwa ERP di perusahaan besar butuh perencanaan menyeluruh, biaya dan waktu besar, serta risiko tinggi. Proses bisnis juga perlu ditata ulang sebelum sistem dipasang.
Untuk menjawabnya, Pertamina menggandeng Telkom karena, menurut SVP Corporate ICT saat itu, Pertamina tidak mampu menjangkau seluruh Indonesia sendirian. Menurut analisis penulis, edukasi manfaat bagi mitra dan standar integrasi data yang seragam akan membantu mengurangi hambatan serupa.
Penutup
Penerapan SIM di Pertamina menunjukkan bahwa sistem informasi bukan sekadar perangkat lunak, melainkan cara perusahaan mengelola data lintas fungsi agar keputusan lebih cepat dan akurat. ERP menjaga konsistensi transaksi internal, sedangkan pusat komando data dan digitalisasi nozel memberi visibilitas dari hulu sampai SPBU.
Hambatan seperti perbedaan sistem mitra, keengganan pengguna, dan kerumitan ERP menunjukkan bahwa keberhasilan SIM bergantung pada tiga hal sekaligus: teknologi, proses bisnis, dan kesiapan manusia.
Penulis:Ahmad Rifai, Hisyam Fadhlurrohman, Fikri Aulia Akbar, Ulin Dhenita Miltiadeva