Pesanan Membludak Saat Akhir Tahun, Bagaimana Perusahaan Menyiapkan SDM?

Akhir tahun menjadi salah satu periode yang dapat meningkatkan aktivitas bisnis. Belanja daring, pengiriman hadiah, hingga kebutuhan distribusi barang membuat perusahaan perlu memastikan operasionalnya tetap berjalan dengan baik. Namun, meningkatnya permintaan juga membawa tantangan, terutama dalam menentukan jumlah karyawan, membagi beban kerja, dan menjaga kualitas pelayanan.

Aktivitas pekerja di pusat distribusi dalam menangani paket selama periode peningkatan pengiriman. Ilustrasi dibuat menggunakan AI.

Gambaran tersebut terlihat pada industri logistik. Berdasarkan rilis resmi KAI Logistik pada 6 Januari 2026, volume pengiriman barang ritel selama periode Natal dan Tahun Baru (Nataru) 2025/2026 mencapai 3.073 ton, meningkat sekitar 10 persen dibandingkan periode sebelumnya yang mencapai 2.789 ton. Pada masa puncak pengiriman, volumenya bahkan meningkat hingga 40 persen dibandingkan hari reguler.

Untuk menghadapi peningkatan tersebut, KAI Logistik melakukan sejumlah langkah operasional, termasuk menambah kapasitas angkut, memperkuat armada distribusi, dan memanfaatkan teknologi digital. Langkah ini menunjukkan bahwa menghadapi lonjakan permintaan membutuhkan persiapan yang tidak hanya berkaitan dengan jumlah tenaga kerja, tetapi juga kapasitas dan proses operasional perusahaan.

Meski demikian, penambahan kapasitas saja tidak selalu cukup. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa karyawan yang tersedia mampu menangani pekerjaan sesuai kebutuhan. Jika persiapan dilakukan terlalu lambat, pekerjaan dapat menumpuk dan pelayanan berisiko mengalami keterlambatan. Sebaliknya, jika perusahaan merekrut terlalu banyak pekerja tanpa perhitungan, biaya operasional dapat meningkat ketika permintaan kembali normal.

Karena itu, perencanaan sumber daya manusia (SDM) perlu dilakukan sejak sebelum periode sibuk dimulai. Berikut lima langkah yang dapat dipertimbangkan perusahaan untuk menghadapinya.

1. Gunakan Data untuk Memperkirakan Kebutuhan Tenaga Kerja

Perencanaan SDM sebaiknya dimulai dengan memahami pola permintaan yang pernah terjadi. Perusahaan dapat memeriksa jumlah pesanan, waktu tersibuk, kapasitas penyelesaian pekerjaan, serta jumlah pekerjaan yang tertunda pada periode sebelumnya.

Data tersebut dapat membantu perusahaan memperkirakan kapan kebutuhan tenaga kerja akan meningkat dan bagian mana yang memerlukan tambahan bantuan. Misalnya, perusahaan ekspedisi dapat membandingkan volume pengiriman pada akhir tahun sebelumnya dengan perkiraan permintaan tahun berjalan.

Perusahaan juga perlu menghitung kemampuan tenaga kerja yang tersedia. Jika jumlah pekerjaan yang diperkirakan masih dapat diselesaikan oleh karyawan saat ini, penambahan tenaga kerja mungkin belum diperlukan. Namun, jika kapasitas yang tersedia diperkirakan tidak mencukupi, perusahaan dapat mulai menyiapkan alternatif, seperti menyesuaikan jadwal kerja atau merekrut pekerja tambahan.

Perlu diingat bahwa data historis bukan jaminan bahwa pola permintaan akan selalu sama. Perubahan tren belanja, kegiatan promosi, kondisi ekonomi, dan faktor lainnya dapat memengaruhi volume pekerjaan. Oleh karena itu, perkiraan perlu diperbarui sesuai perkembangan terbaru.

2. Rekrut Pekerja Tambahan Sesuai Kebutuhan

Jika perkiraan menunjukkan bahwa jumlah karyawan yang tersedia tidak mencukupi, perusahaan dapat mempertimbangkan perekrutan pekerja tambahan untuk periode sibuk.

Namun, keputusan tersebut perlu didasarkan pada kebutuhan setiap bagian. Perusahaan perlu mengetahui apakah penumpukan pekerjaan terjadi pada proses pengemasan, penyortiran, pergudangan, pelayanan pelanggan, atau pengiriman. Dengan begitu, pekerja tambahan dapat ditempatkan pada bagian yang benar-benar membutuhkan bantuan.

Pekerja baru juga perlu mendapatkan pengarahan sebelum mulai bekerja. Mereka harus memahami prosedur operasional, target pekerjaan, keselamatan kerja, serta tanggung jawab masing-masing. Tanpa persiapan tersebut, penambahan tenaga kerja justru berpotensi menimbulkan kesalahan dan memperlambat proses kerja.

Dari sisi ketenagakerjaan, perusahaan perlu memperhatikan ketentuan mengenai hubungan kerja. PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), termasuk pekerjaan yang bersifat musiman atau pekerjaan tambahan untuk memenuhi pesanan atau target tertentu. Penerapannya harus disesuaikan dengan jenis pekerjaan dan persyaratan dalam peraturan tersebut.

Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat menyesuaikan jumlah tenaga kerja dengan kebutuhan operasional tanpa menambah biaya secara berlebihan.

3. Atur Jadwal dan Beban Kerja, Bukan Hanya Menambah Lembur

Ketika permintaan meningkat, menambah jam kerja sering dianggap sebagai solusi tercepat. Padahal, lembur yang terus-menerus tidak selalu menyelesaikan masalah, terutama jika penyebabnya adalah pembagian jadwal yang kurang tepat atau kapasitas kerja yang tidak seimbang.

Perusahaan perlu mengidentifikasi waktu ketika pekerjaan paling padat, kemudian menyesuaikan jumlah pekerja pada setiap shift. Jika penumpukan terjadi pada malam hari, misalnya, perusahaan dapat mempertimbangkan penambahan tenaga pada jam tersebut sesuai kebutuhan.

Pembagian jadwal juga perlu mempertimbangkan waktu istirahat, keselamatan, dan kemampuan karyawan. Beban kerja yang terlalu tinggi dalam waktu lama dapat meningkatkan risiko kesalahan dan mengganggu kualitas pelayanan.

PP Nomor 35 Tahun 2021 menetapkan batas umum waktu kerja lembur paling lama empat jam dalam sehari dan 18 jam dalam seminggu, dengan ketentuan yang berlaku untuk perhitungan batas tersebut. Perusahaan juga perlu memenuhi kewajiban lain terkait pelaksanaan dan pembayaran lembur.

Dengan pengaturan jadwal yang lebih terencana, perusahaan dapat menjaga kelancaran operasional sekaligus mengurangi ketergantungan pada lembur sebagai solusi utama.

4. Tingkatkan Keterampilan melalui Pelatihan Lintas Bagian

Selain menambah pekerja, perusahaan dapat meningkatkan fleksibilitas tenaga kerja melalui pelatihan lintas bagian atau cross-training. Pelatihan ini membantu karyawan mempelajari tugas tambahan yang sesuai dengan kemampuan dan persyaratan pekerjaannya.

Sebagai contoh, ketika bagian pengemasan mengalami penumpukan, karyawan dari bagian lain yang telah mendapatkan pelatihan dapat membantu pekerjaan tersebut. Dengan cara ini, perusahaan dapat memanfaatkan tenaga kerja yang tersedia secara lebih fleksibel.

Namun, pelatihan sebaiknya dilakukan sebelum periode sibuk dimulai. Perusahaan perlu memastikan bahwa karyawan memahami prosedur kerja, memiliki keterampilan yang diperlukan, dan dapat menjalankan tugas tambahan dengan aman.

Pelatihan lintas bagian bukan berarti setiap karyawan harus mengerjakan semua jenis pekerjaan. Penempatan tetap perlu mempertimbangkan kompetensi, keselamatan, dan tanggung jawab utama masing-masing pekerja.

Langkah ini dapat menjadi pilihan ketika perusahaan ingin meningkatkan kemampuan tim yang sudah ada sebelum memutuskan untuk merekrut tenaga tambahan.

5. Evaluasi Hasil Setelah Periode Sibuk Berakhir

Perencanaan SDM tidak berhenti ketika lonjakan permintaan berhasil dilewati. Perusahaan perlu mengevaluasi apakah strategi yang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan operasional.

Evaluasi dapat mencakup ketepatan waktu pelayanan, jumlah pekerjaan yang tertunda, tingkat kesalahan, biaya tenaga kerja, serta keluhan pelanggan. Perusahaan juga perlu menilai apakah pembagian jadwal dan beban kerja sudah berjalan dengan baik.

Misalnya, jika perusahaan telah menambah pekerja tetapi keterlambatan masih sering terjadi, penyebabnya mungkin bukan semata-mata kekurangan tenaga kerja. Kendala bisa berasal dari proses kerja yang kurang efisien, fasilitas yang terbatas, pembagian tugas yang tidak tepat, atau pelatihan yang belum memadai.

Hasil evaluasi tersebut dapat digunakan untuk memperbaiki perencanaan pada periode berikutnya. Perusahaan juga dapat membandingkan perkiraan kebutuhan tenaga kerja dengan kondisi yang benar-benar terjadi untuk meningkatkan ketepatan perencanaan di masa mendatang.

Dengan demikian, setiap periode sibuk tidak hanya menjadi tantangan operasional, tetapi juga kesempatan bagi perusahaan untuk memperbaiki cara mengelola SDM.

Kesimpulan

Perencanaan SDM Menentukan Kesiapan Perusahaan, lonjakan permintaan pada akhir tahun dapat menjadi peluang bagi perusahaan untuk meningkatkan kinerja bisnis. Namun, peluang tersebut perlu diimbangi dengan persiapan yang matang agar peningkatan pekerjaan tidak berujung pada keterlambatan pelayanan, pembengkakan biaya, atau beban kerja yang berlebihan.

Penggunaan data, perekrutan yang terencana, pengaturan jadwal, pelatihan karyawan, dan evaluasi operasional dapat membantu perusahaan menghadapi periode sibuk secara lebih terukur. Pada akhirnya, keberhasilan menghadapi lonjakan permintaan bukan hanya ditentukan oleh banyaknya pesanan yang berhasil diselesaikan. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa proses kerja berjalan efektif, biaya tetap terkendali, dan karyawan dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

Sumber

KAI Logistik. (6 Januari 2026). Dukung Kelancaran Distribusi Logistik Masyarakat Selama Nataru, KAI Logistik Catat Pengiriman Lebih dari 3.000 Ton. https://kailogistik.id/informasi/publikasi/pers/read/dukung-kelancaran-distribusi-logistik-masyarakat-selama-nataru-kai-logistik-catat-pengiriman-lebih-dari-3000-ton

Pemerintah Republik Indonesia. (2021). Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, serta Pemutusan Hubungan Kerja. https://jdih.kemnaker.go.id/peraturan/detail/1723/peraturan-pemerintah-nomor-35-tahun-2021