Perencanaan SDM: Cara Organisasi Menentukan Kebutuhan dan Mengelola Tenaga Kerja
Tulisan dari Khania Shakira Nurhaliza tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSebuah perusahaan dapat memiliki banyak karyawan, tetapi apakah jumlah tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan pekerjaan? Belum tentu. Ada perusahaan yang mengalami kekurangan tenaga kerja, sementara perusahaan lainnya justru memiliki karyawan dengan pembagian tugas yang kurang efektif.
Permasalahan tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan tenaga kerja membutuhkan perencanaan yang matang. Perusahaan tidak cukup hanya merekrut karyawan ketika membutuhkan tambahan tenaga kerja. Perusahaan juga perlu mengetahui kemampuan karyawan yang tersedia dan memperkirakan kebutuhan pada masa mendatang.
Proses inilah yang dikenal sebagai perencanaan sumber daya manusia (SDM).
Apa Itu Perencanaan SDM?
Perencanaan SDM merupakan proses menentukan kebutuhan tenaga kerja, baik dari segi jumlah maupun kemampuan, agar sesuai dengan tujuan organisasi. Perencanaan ini membantu perusahaan memastikan bahwa orang yang tepat berada pada posisi yang tepat dan pada waktu yang dibutuhkan.
Dalam materi perencanaan SDM, Werther dan Davis (2012) menjelaskan bahwa perencanaan SDM berkaitan dengan perkiraan penawaran dan permintaan tenaga kerja. Artinya, perusahaan perlu memahami ketersediaan karyawan sekaligus memperkirakan kebutuhan tenaga kerja pada masa depan.
Dengan begitu, perusahaan dapat mengantisipasi kekurangan tenaga kerja maupun ketidaksesuaian keterampilan sebelum masalah tersebut mengganggu kegiatan operasional.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Perencanaan SDM?
Perubahan teknologi, perkembangan usaha, dan meningkatnya persaingan dapat memengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Posisi yang dibutuhkan perusahaan saat ini belum tentu sama dengan kebutuhan beberapa tahun mendatang.
Misalnya, perusahaan yang mulai mengembangkan layanan digital mungkin membutuhkan karyawan dengan kemampuan teknologi dan pengolahan data. Jika perusahaan tidak memperkirakan kebutuhan tersebut, proses pengembangan bisnis dapat terhambat karena keterampilan tenaga kerja belum sesuai.
Perencanaan SDM juga membantu perusahaan memanfaatkan karyawan yang sudah dimiliki. Sebelum membuka lowongan baru, perusahaan dapat mengevaluasi apakah kebutuhan pekerjaan dapat dipenuhi melalui pelatihan, pengembangan, atau penempatan kembali karyawan.
Tahapan dalam Menyusun Perencanaan SDM
Perencanaan SDM perlu dilakukan secara sistematis agar keputusan yang dihasilkan tidak hanya berdasarkan perkiraan.
Tahap pertama adalah mengumpulkan dan menganalisis informasi mengenai kondisi tenaga kerja. Perusahaan perlu mengetahui jumlah karyawan, kemampuan, pengalaman, serta posisi yang masih membutuhkan tenaga kerja.
Tahap kedua adalah memperkirakan kebutuhan tenaga kerja pada masa mendatang. Perkiraan ini dapat mempertimbangkan perkembangan usaha, volume pekerjaan, dan perubahan strategi organisasi.
Tahap ketiga adalah menyusun strategi untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Strateginya dapat berupa perekrutan, pelatihan, pengembangan karier, maupun penyesuaian penempatan karyawan.
Tahap terakhir adalah melakukan evaluasi. Perusahaan perlu memeriksa apakah strategi yang diterapkan sudah sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.
Perencanaan SDM sebagai Dasar Pengambilan Keputusan
Perencanaan SDM tidak hanya berfungsi untuk menentukan jumlah karyawan. Proses ini juga menjadi dasar bagi manajemen dalam mengambil keputusan terkait tenaga kerja.
Sebagai contoh, ketika produktivitas suatu bagian mengalami penurunan, perusahaan tidak seharusnya langsung menyimpulkan bahwa jumlah karyawan kurang. Manajemen perlu memeriksa beban kerja, pembagian tugas, kemampuan karyawan, dan kondisi pekerjaan.
Jika masalahnya terletak pada keterampilan, pelatihan mungkin menjadi pilihan yang lebih tepat dibandingkan perekrutan. Namun, apabila beban pekerjaan memang melebihi kapasitas tenaga kerja yang tersedia, penambahan karyawan dapat dipertimbangkan.
Contoh tersebut menunjukkan bahwa keputusan SDM perlu didasarkan pada identifikasi masalah dan informasi yang memadai.
Perencanaan SDM Harus Terus Dievaluasi
Kebutuhan tenaga kerja dapat berubah seiring perkembangan organisasi. Oleh karena itu, perencanaan SDM tidak dapat dibuat sekali lalu dibiarkan tanpa pembaruan.
Perusahaan perlu memantau perubahan kondisi internal dan eksternal, termasuk perkembangan teknologi, strategi bisnis, serta kemampuan tenaga kerja. Hasil evaluasi dapat digunakan untuk memperbaiki kebijakan dan menentukan langkah berikutnya.
Pada akhirnya, perencanaan SDM bukan sekadar kegiatan administratif atau proses mengisi posisi yang kosong. Perencanaan ini membantu organisasi memahami kebutuhan tenaga kerjanya, memanfaatkan kemampuan karyawan, dan mengambil keputusan secara lebih terarah.
Organisasi yang mampu merencanakan kebutuhan SDM dengan baik akan memiliki dasar yang lebih kuat dalam menghadapi perubahan dan mencapai tujuan jangka panjang.
Sumber utama:
Modul Perencanaan Sumber Daya Manusia, Bab VII, “Perencanaan SDM sebagai Proses Pengambilan Keputusan”, hlm. 81–96.
Referensi yang tercantum dalam modul:
Danang. (2013). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: CAPS (Center for Academic Publishing Service).
Nawawi, H. (2010). Perencanaan SDM. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Pratama, A. (2022). Manajemen Sumber Daya Manusia (Untuk Pemerintahan dari Teori ke Praktik). Penerbit Widina.
Hasibuan, M. (2005). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Flippo, E. B. Personnel Management. McGraw-Hill Book Company.