Data Lulusan Kampus Perlu Diperiksa Sebelum Yudisium

Foto: Istimewa

SEVIMA - Data lulusan kampus yang baru diperiksa menjelang wisuda berisiko menimbulkan pekerjaan koreksi berlapis. Ketika nama, nomor identitas, masa studi, dan riwayat akademik tidak selaras, mahasiswa dapat menghadapi hambatan pada pengesahan kelulusan. Persoalan ini tidak selalu terlihat selama proses perkuliahan. Karena itu, pemeriksaan oleh bagian akademik perlu dimulai jauh sebelum jadwal yudisium ditetapkan.

Wahyudi mengulas kelengkapan data calon lulusan ketika menjelaskan konsekuensi administrasi pada diskusi PDDikti di Medan, Selasa, 21 Oktober 2025. Ia hadir sebagai Guru Besar Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo Madura, Wahyudi Agustiono. Pembahasan difokuskan pada pemeriksaan data sebelum proses kelulusan agar mahasiswa tidak menanggung akibat keterlambatan koreksi.

Wahyudi memberi perhatian khusus terhadap perubahan cara pengelolaan data ijazah. Ia mengingatkan bahwa pimpinan kampus sering baru mencari petugas data ketika proses menjelang kelulusan mengalami kendala. Padahal, perbaikan yang dilakukan pada tahap paling akhir bergantung pada kesesuaian riwayat studi sejak semester pertama.

"Ini penerapan Sister pada PISN ini sangat sangat kritikal," kata Wahyudi dalam paparannya, merujuk keterkaitan data akademik dengan sistem lain yang digunakan perguruan tinggi.

Keberadaan sistem yang saling terhubung tidak otomatis menjamin semua catatan benar. Nama yang tertulis pada dokumen penerimaan, informasi pribadi, dan hasil input operator masih harus dibandingkan. Perguruan tinggi juga perlu membedakan persoalan salah ketik dengan perubahan data yang memerlukan prosedur resmi.

Data Lulusan Kampus dan Masalah Menjelang Yudisium

Persoalan ini juga menyangkut perguruan tinggi.

Kendala menjelang wisuda sering dianggap urusan petugas administrasi. Sebenarnya, akibatnya dapat dirasakan mahasiswa. Data yang tidak cocok dapat memerlukan pemeriksaan tambahan ketika alumni hendak membuktikan kelulusannya untuk kebutuhan kerja atau pendidikan lanjut.

"Jangan merugikan mahasiswa ya atau calon lulusan kita ya," ujar Wahyudi saat mengingatkan peserta mengenai kelengkapan data pendukung.

Ia mencontohkan masalah nomor induk kependudukan yang dahulu bisa tidak terisi dengan benar. Penggunaan angka pengganti hanya agar formulir dapat diproses bukan solusi jangka panjang. Perbaikan seharusnya tidak hanya mempercantik tampilan data, tetapi memastikan kesamaan antara catatan kampus dan dokumen milik mahasiswa.

Masa Studi dan Identitas Harus Diperiksa

Selain identitas, bagian akademik harus meninjau jumlah SKS, nilai, dan masa studi. Berbeda dari pemeriksaan daftar nama calon wisudawan, pengecekan kelayakan membutuhkan pembacaan seluruh perjalanan mahasiswa. Kekurangan pencatatan satu mata kuliah dapat terlihat sebagai masalah baru ketika semua syarat diperiksa secara bersamaan.

"Validator PSN harus memperhatikan masa studi mereka," jelas Wahyudi saat menjelaskan pentingnya persyaratan akademik dalam pemrosesan nomor ijazah.

Ia menilai kalender akademik semestinya tidak hanya berisi ujian tengah dan akhir semester. Agenda pemeriksaan dan pelaporan data juga perlu terjadwal. Pendekatan ini memberi ruang bagi bagian akademik dan operator untuk menemukan selisih data ketika masih ada waktu memperbaikinya.

Peraturan Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Nomor 39 Tahun 2025 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi menempatkan informasi pendidikan tinggi dalam kerangka penjaminan mutu. Peraturan ini kemudian diubah melalui Peraturan Menteri Nomor 10 Tahun 2026. Kedua dokumen tersebut memberi konteks mengapa data akademik tidak lagi dapat diperlakukan sebagai arsip internal semata.

Dalam pemeriksaan praktis, kampus dapat memisahkan daftar calon lulusan yang sudah sesuai dari daftar yang masih memerlukan tindak lanjut. Tim program studi memeriksa substansi mata kuliah dan nilai, sedangkan petugas data memeriksa kesesuaian catatan yang dikirim. Pembagian peran membuat sumber kesalahan lebih mudah ditelusuri.

Pemeriksaan dokumen juga perlu mengakui bahwa beberapa masalah tidak dapat diselesaikan hanya dengan mengubah isian. Perbedaan identitas yang menyangkut dokumen hukum memerlukan dasar koreksi. Operator sebaiknya tidak dipaksa menggunakan jalan pintas agar daftar wisuda terlihat selesai.

Satu sumber data yang dipercaya bersama mengurangi peluang perbedaan nama di dokumen berbeda. Namun, mekanisme pembetulan tetap perlu disediakan karena data mahasiswa dapat berubah atau kesalahan masa lalu baru terungkap setelah beberapa tahun.

Riwayat yang tersimpan sejak awal perkuliahan menjadi perlindungan administratif bagi mahasiswa. Ketika kampus dapat menelusuri tanggal perubahan dan alasan pembetulan, penjelasan kepada alumni maupun pihak pemeriksa lebih mudah dilakukan.

Pemeriksaan pada tahun pertama juga mempunyai nilai yang sering diabaikan. Bila kesalahan sudah ditemukan saat mahasiswa baru masuk, kampus dapat menghubungi pemilik data ketika dokumen asal masih mudah diperoleh. Sebaliknya, setelah beberapa tahun berlalu, pencarian arsip dapat membutuhkan komunikasi lintas fakultas dan unit layanan. Perbedaan waktu penanganan itu memengaruhi kecepatan administrasi, meskipun bentuk kesalahannya mungkin sama.

Kampus dapat menguji kesiapan daftar kelulusan melalui simulasi pemeriksaan sebelum proses resmi dilakukan. Daftar tersebut disusun dengan memadukan catatan nilai, SKS, identitas, dan status akademik. Temuan kemudian dikembalikan kepada unit yang berwenang untuk memperbaikinya berdasarkan bukti, bukan sekadar mengubah angka supaya sistem menerima pengiriman. Proses ini menjaga akuntabilitas sekaligus memperjelas siapa yang perlu bertindak.

Bagi mahasiswa, kepastian administrasi merupakan bagian dari layanan pendidikan. Mereka memang perlu memeriksa informasi pribadinya, tetapi institusi tetap bertanggung jawab terhadap catatan penyelenggaraan pendidikan. Hubungan keduanya memerlukan prosedur pemberitahuan ketika ada perbedaan yang harus diselesaikan.

Tahap berikutnya adalah menyimpan bukti perubahan dan mencatat siapa yang melakukan koreksi. Jika data lulusan kampus ternyata berbeda dengan dokumen sebelumnya, alasan koreksi harus dapat dijelaskan. Ketertiban ini juga melindungi operator dari tuntutan menyelesaikan persoalan yang seharusnya diperbaiki unit lain.