Konsistensi Data Akreditasi Diuji sejak Asesmen Kecukupan

Foto: Istimewa

SEVIMA - Konsistensi data akreditasi menjadi persoalan sejak perguruan tinggi menyusun laporan kinerja dan evaluasi diri. Perbedaan angka antara dokumen internal dan pangkalan data pendidikan tinggi dapat memunculkan pertanyaan tentang keandalan informasi, bahkan sebelum asesor datang ke kampus. Kesalahan administrasi yang dianggap kecil perlu diperiksa karena dapat memengaruhi gambaran mutu institusi.

Hal itu disampaikan Guru Besar UIN Sunan Ampel Surabaya, Imas Maesaroh, dalam diskusi persiapan akreditasi perguruan tinggi di Cilacap yang juga diikuti peserta secara daring. Tanggal penyelenggaraan diskusi tidak disebutkan secara jelas dalam transkrip. Ia menguraikan pemeriksaan berlapis atas Laporan Kinerja Perguruan Tinggi (LKPT), Laporan Evaluasi Diri (LED), dan PDDikti.

"LKPT dan LED harus konsisten dan saling mendukung dan valid," kata Imas. Menurutnya, angka yang tersaji pada laporan kuantitatif harus dapat dijelaskan dengan analisis yang sepadan pada dokumen evaluasi diri. Ketika keduanya memberi keterangan berbeda, tim penyusun perlu menelusuri sumber data, bukan sekadar mengubah narasi.

Imas mencontohkan rata-rata indeks prestasi mahasiswa. Apabila LKPT menunjukkan angka tertentu, LED perlu menggunakan angka yang sama dan menjelaskan konteks capaian tersebut. Penjelasan yang baik mencakup kondisi yang memengaruhi hasil, evaluasi, dan keputusan perbaikan; bukan menyalin tabel lalu menyatakannya sebagai keberhasilan.

"Karena asesor itu juga akan checking PDKTI juga," ujar Imas ketika menekankan perlunya tim verifikator yang menelaah LKPT, LED, dan PDDikti. Pemeriksaan silang perlu dilaksanakan sebelum pengajuan, sehingga unit kerja masih mempunyai kesempatan menjelaskan penyebab selisih angka. Prosesnya berbeda dari pemeriksaan ejaan atau tata letak laporan.

Tim verifikasi juga perlu membedakan kekeliruan input dengan ketidaksesuaian kebijakan. Kesalahan tanggal dapat diperbaiki melalui bukti administrasi, sementara ketidaksinkronan aturan kelulusan memerlukan keputusan akademik yang lebih mendasar. Kedua masalah tersebut tidak semestinya diperlakukan sebagai jenis koreksi yang sama.

Konsistensi Data Akreditasi Menentukan Keandalan Bukti

Merujuk dokumen BAN-PT dalam instrumen APT 4.0, penilaian membedakan fungsi kedua laporan tersebut. LKPT menghimpun indikator kuantitatif dan kualitatif, sedangkan LED memberikan analisis kinerja dan strategi pengembangan. Keduanya menjadi bahan penilaian, dengan sebagian data kuantitatif ditarik dari PDDikti. Karena itu, perbaikan data pokok perlu dilakukan pada sumber pelaporannya.

Konsistensi data akreditasi tidak cukup diuji dengan membandingkan dua berkas. Unit penerimaan mahasiswa, bagian akademik, program studi, dan pengelola pelaporan nasional dapat menggunakan istilah, periode, atau pengelompokan yang berlainan. Tim verifikasi perlu terlebih dahulu menyepakati periode pelaporan dan definisi indikator agar angka yang diperiksa memang sebanding.

"Pastikan semua dokumen wajib tersedia dan terunggah," jelas Imas. Peringatan itu disampaikan dalam pembahasan langkah pengajuan, bersama anjuran membentuk tim lintas unit. Ia juga menyebut simulasi asesmen sebagai cara menemukan kelemahan sebelum proses penilaian resmi berlangsung.

Pada tahap asesmen kecukupan, data dan dokumen telah menjadi dasar bagi penilaian awal. Imas mengingatkan agar kampus tidak berasumsi setiap kekurangan dapat ditambal ketika asesmen lapangan berlangsung. Menurut paparannya, asesmen lapangan merupakan kesempatan untuk memverifikasi kecocokan bukti dengan keadaan sesungguhnya.

Pimpinan membutuhkan laporan ringkas mengenai indikator yang sudah valid dan yang masih disengketakan. Catatan tersebut memungkinkan kebijakan perbaikan disusun sebelum laporan final dikunci. Unit kerja tidak hanya diminta mengirim tabel, tetapi juga diminta mempertanggungjawabkan asal informasi yang diberikan.

Dari LKPT ke LED, Angka Harus Bisa Ditelusuri

Kesalahan identitas mahasiswa yang diperiksa dosen dan operator termasuk contoh paling mudah dilihat. Ia menceritakan data angkatan yang tidak sama dengan penanda tahun pada nomor induk mahasiswa, serta kesalahan pengisian identitas yang membuat data tidak diterima. Cerita tersebut adalah ilustrasi dari narasumber, bukan temuan statistik nasional yang dapat digeneralisasi.

Dari sisi pengelolaan, jejak perubahan data perlu disimpan. Ketika angka pada laporan berubah, petugas seharusnya mengetahui siapa yang memperbarui, alasan pembaruan, serta sumber dokumen yang dipakai. Jejak tersebut membantu pimpinan membedakan koreksi salah input dari perubahan capaian kinerja yang sesungguhnya.

Konsistensi data akreditasi pada akhirnya menuntut kerja rutin sepanjang semester. Kampus dapat menetapkan penanggung jawab tiap indikator, melakukan pencocokan berkala, serta mendokumentasikan masalah yang belum selesai. Keberhasilan pemeriksaan bukan diukur dari tidak adanya pertanyaan asesor, melainkan dari kemampuan menunjukkan sumber dan penjelasan setiap informasi yang diajukan.

Untuk melihat perbedaan angka, unit akademik dapat memulai dari data mentah yang menjadi dasar penghitungan. Keputusan mengubah satu nilai agregat mesti diikuti penjelasan tentang perubahan pada komponen dasarnya. Langkah ini mencegah laporan terlihat rapi di tingkat institusi tetapi tidak sesuai dengan catatan program studi.

Contoh lainnya adalah perbedaan status mahasiswa antara laporan penerimaan dan pelaporan akademik semester berjalan. Tidak seluruh selisih langsung mengindikasikan data salah, sebab mahasiswa dapat membatalkan registrasi atau berubah status sesuai prosedur. Masalah timbul ketika perubahan tersebut tidak tercatat atau hanya disimpan di unit tertentu. Kampus memerlukan catatan pembaruan yang menjelaskan status awal, keputusan resmi, dan kapan pelaporan diperbaiki. Setiap unit sebaiknya mengacu pada identitas mahasiswa yang sama agar perubahan dapat dilacak tanpa harus menyusun ulang riwayat dari awal.

Koreksi data sebaiknya tidak membuat riwayat awal menghilang. Sebuah dokumen yang diperbarui dapat diberi keterangan tentang alasan perubahan, tanggal pengesahan, serta pihak yang menyetujui. Ketika pemeriksa meminta penjelasan, tim tidak perlu mengandalkan ingatan petugas. Riwayat tersebut juga membantu menemukan masalah sistemik yang berulang pada semester berikutnya. Pemeriksaan kualitas data menjadi kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan, bukan tindakan perbaikan mendadak menjelang kunjungan asesor.