Satu Orang Keluar, Satu Posisi Kosong, Seberapa Siap Perusahaan Menghadapinya?
Tulisan dari Siti Laelatul Maulidah tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Satu Orang Keluar, Satu Posisi Kosong: Seberapa Siap Perusahaan Menghadapinya?
PerbesarDalam perencanaan SDM, pergantian karyawan merupakan hal yang cukup wajar dan biasa. Namun, keluarnya seorang karyawan bukan hanya masalah posisi kosong, ada yang mengundurkan diri karena mendapatkan pekerjaan baru, ingin mengembangkan karier, merasa pekerjaannya sudah tidak sesuai, atau memang memiliki alasan pribadi. Biasanya, ketika satu karyawan keluar, perusahaan akan langsung berpikir untuk mencari penggantinya.
Namun, apakah sesederhana itu?
Menurut saya, kehilangan satu karyawan seharusnya tidak hanya dilihat sebagai masalah “ada satu posisi yang kosong”. Perusahaan juga perlu melihat apakah posisi tersebut memang masih dibutuhkan, apakah tugasnya masih sama, dan apakah orang yang nantinya direkrut benar-benar memiliki kemampuan yang sesuai. Kalau perusahaan hanya terbiasa mencari pengganti setiap kali ada karyawan yang keluar, tanpa melihat kebutuhan secara keseluruhan, bisa saja perusahaan justru mengulangi masalah yang sama.
Bukan Sekadar Mengganti Orang
Bayangkan sebuah perusahaan memiliki seorang karyawan yang sudah bekerja selama beberapa tahun. Ia memahami pekerjaannya, mengenal alur kerja perusahaan, dan sudah terbiasa bekerja sama dengan tim. Ketika orang tersebut keluar, perusahaan tentu kehilangan lebih dari sekadar satu tenaga kerja.
Pekerjaan yang sebelumnya ditangani oleh karyawan tersebut bisa menjadi terbengkalai. Karyawan lain mungkin harus mengambil alih sementara. Beban kerja bisa bertambah dan pekerjaan menjadi kurang maksimal. Sementara itu, perusahaan harus kembali mencari, menyeleksi, dan melatih orang baru.
Dari sini terlihat bahwa pergantian karyawan bukan hanya persoalan mencari orang baru. Ada proses dan biaya yang harus dipikirkan. Karena itu, perusahaan seharusnya memiliki perencanaan SDM yang dapat membantu mereka memperkirakan kebutuhan tenaga kerja, bukan hanya ketika masalah sudah terjadi.
Dalam materi Perencanaan SDM, perusahaan perlu memperhatikan peramalan SDM, yaitu memperkirakan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kondisi dan kebutuhan organisasi. Peramalan tersebut dapat dilakukan untuk jangka waktu tertentu dengan menggunakan metode yang sesuai.
Kalau Bisnis Berubah, Kebutuhan Karyawan Juga Berubah
Hal lain yang menurut saya sering dilupakan adalah kebutuhan tenaga kerja tidak selalu tetap.
Perusahaan yang sedang berkembang tentu memiliki kebutuhan SDM yang berbeda dengan perusahaan yang sedang melakukan efisiensi. Begitu juga ketika teknologi mulai digunakan dalam pekerjaan. Beberapa pekerjaan mungkin menjadi lebih mudah dilakukan, sementara pekerjaan lainnya justru membutuhkan kemampuan baru.
Artinya, perusahaan tidak bisa hanya menggunakan pola lama seperti, “Tahun lalu ada 20 karyawan, berarti tahun ini juga harus 20 karyawan.”
Kondisi bisnis bisa berubah. Persaingan bisa semakin ketat, teknologi berkembang, kebutuhan konsumen berubah, dan strategi perusahaan juga dapat berganti. Karena itu, perencanaan SDM perlu menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan bisnis. Dalam RPS, persiapan SDM untuk mengantisipasi perubahan lingkungan bisnis memang menjadi salah satu bagian penting dalam perencanaan SDM.
Menurut saya, perusahaan yang mampu membaca perubahan lebih awal akan lebih siap dibandingkan perusahaan yang baru bergerak ketika masalah sudah muncul.
Banyak Karyawan Belum Tentu Berarti Cukup
Ada satu hal menarik lainnya. Menurut saya, perusahaan tidak seharusnya hanya bertanya, “Berapa orang yang kita butuhkan?” tetapi juga, “Orang seperti apa yang kita butuhkan?”
Jumlah karyawan yang banyak tidak otomatis membuat perusahaan menjadi lebih produktif. Bisa saja jumlah tenaga kerja sudah cukup, tetapi kemampuan yang dimiliki tidak sesuai dengan pekerjaan. Sebaliknya, perusahaan mungkin tidak membutuhkan banyak orang, tetapi membutuhkan beberapa karyawan dengan kompetensi tertentu.
Karena itu, analisis pekerjaan dan penentuan kualifikasi menjadi bagian yang penting. Perusahaan perlu memahami pekerjaan apa yang harus dilakukan, tanggung jawabnya seperti apa, serta kemampuan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut.
Hal ini juga berkaitan dengan proses rekrutmen dan seleksi. RPS menjelaskan bahwa perencanaan rekrutmen mencakup kualifikasi, proses, tahapan, hingga keputusan rekrutmen. Sementara seleksi berkaitan dengan perangkat, proses, tahapan, dan hasil keputusan seleksi.
Jadi, ketika satu karyawan keluar, perusahaan tidak seharusnya langsung berpikir untuk mencari “orang yang sama”. Bisa jadi yang dibutuhkan justru orang dengan kemampuan yang berbeda karena pekerjaan dan kebutuhan perusahaan sudah berubah.
Satu Karyawan Keluar Bisa Menjadi Bahan Evaluasi
Menurut saya, keluarnya seorang karyawan sebenarnya bisa menjadi kesempatan bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi.
Perusahaan dapat melihat kembali apakah pembagian pekerjaan selama ini sudah efektif. Apakah beban kerja setiap karyawan sudah seimbang? Apakah posisi tersebut masih relevan? Apakah perusahaan membutuhkan jumlah karyawan yang sama? Atau justru ada kompetensi baru yang lebih dibutuhkan?
Pertanyaan-pertanyaan seperti ini penting agar perusahaan tidak hanya melakukan rekrutmen secara otomatis.
Misalnya, sebuah perusahaan kehilangan karyawan di bagian administrasi. Daripada langsung membuka lowongan dengan posisi dan kualifikasi yang sama, perusahaan dapat melihat terlebih dahulu apakah beberapa tugas administrasi tersebut sebenarnya sudah dapat dibantu oleh sistem informasi. Jika sebagian pekerjaan sudah dapat dilakukan secara digital, mungkin perusahaan tidak membutuhkan satu orang dengan tugas yang sama seperti sebelumnya, tetapi membutuhkan karyawan dengan kemampuan yang lebih sesuai dengan sistem baru.
Di sinilah perencanaan SDM menjadi penting. Perencanaan bukan hanya tentang mengisi posisi kosong, tetapi memastikan sumber daya manusia yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Perusahaan Harus Siap Sebelum Posisi Itu Kosong
Menurut saya, perusahaan yang baik bukan hanya perusahaan yang cepat mencari pengganti ketika seorang karyawan keluar. Perusahaan yang lebih siap adalah perusahaan yang sudah memiliki gambaran mengenai kemungkinan kebutuhan SDM di masa depan.
Dengan adanya perencanaan, perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kondisi internal maupun eksternal. Dalam RPS, faktor yang memengaruhi perencanaan SDM antara lain lingkungan eksternal, keputusan organisasional, dan persediaan karyawan. Sementara permintaan SDM juga dapat dipengaruhi oleh faktor internal, eksternal, dan faktor ketenagakerjaan.
Artinya, perusahaan perlu melihat kondisi secara lebih luas. Tidak hanya siapa yang keluar, tetapi juga siapa yang masih tersedia, kemampuan apa yang dimiliki, dan kebutuhan apa yang kemungkinan muncul.
Dengan begitu, ketika suatu saat ada karyawan yang mengundurkan diri, perusahaan tidak langsung panik karena sudah memiliki perencanaan.
Pada Akhirnya, Bukan Tentang Satu Orang
Karyawan memang merupakan bagian penting dalam menjalankan kegiatan perusahaan. Karena itu, perubahan jumlah dan kondisi tenaga kerja seharusnya tidak dianggap sebagai persoalan sederhana.
Satu orang keluar memang hanya terlihat seperti satu posisi kosong. Tetapi di baliknya ada pekerjaan yang harus tetap berjalan, beban kerja yang mungkin berpindah, kebutuhan untuk mencari orang baru, sampai kemungkinan berubahnya kompetensi yang dibutuhkan perusahaan.
Menurut saya, inilah alasan mengapa perencanaan SDM tidak boleh hanya dianggap sebagai pekerjaan bagian HRD. Perencanaan SDM berkaitan dengan bagaimana perusahaan mempersiapkan orang yang tepat, dalam jumlah yang sesuai, dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. RPS juga menempatkan perencanaan SDM sebagai bagian yang terintegrasi dengan perencanaan bisnis organisasi.
Jadi, ketika satu karyawan keluar, pertanyaannya seharusnya bukan hanya “Siapa yang akan menggantikannya?”
Tetapi juga:
“Apakah posisi ini masih membutuhkan orang yang sama?”
“Kemampuan seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan perusahaan sekarang?”
Dan yang paling penting, “Seberapa siap perusahaan menghadapi perubahan tenaga kerjanya?”
Karena perusahaan yang benar-benar siap bukan perusahaan yang tidak pernah kehilangan karyawan, tetapi perusahaan yang tetap mampu berjalan dan beradaptasi ketika orang-orang di dalamnya berubah.
Dibuat oleh:
Ade irfan
Dita Nurapriani
Rita Sri Maesaroh
Shalsa Amelia
Siti Laelatul Maulidah
Vera Amelia
Widya Tri Febriani