Perencanaan SDM: Bukan Sekadar Menghitung Jumlah Karyawan
Tulisan dari Rahmad Andika Prasetyo tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Disusun oleh : Rahmad Andika, Tri Ayu Rahmawati, Dimas Aldi Purnama
Pernah melihat perusahaan yang memiliki banyak karyawan, tetapi pekerjaannya masih belum berjalan maksimal? Bisa jadi, masalahnya bukan karena jumlah karyawan yang kurang, melainkan karena kemampuan mereka belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Menurut saya, hal seperti ini cukup sering luput dari perhatian. Ketika pekerjaan menumpuk, perusahaan cenderung berpikir untuk menambah karyawan. Padahal, sebelum membuka lowongan baru, perusahaan perlu melihat kembali kemampuan dan potensi karyawan yang sudah ada.
Di sinilah pentingnya perencanaan SDM. Perencanaan SDM bukan sekadar menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, tetapi juga memastikan orang yang tepat berada di posisi yang tepat dan memiliki keterampilan yang sesuai. Dengan begitu, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas sekaligus mempersiapkan karyawannya untuk menghadapi persaingan bisnis dan perubahan teknologi.
Kebutuhan Perusahaan Terus Berubah
Perkembangan teknologi membuat kebutuhan perusahaan terhadap karyawan ikut berubah. Pekerjaan yang dahulu dilakukan secara manual kini mulai menggunakan sistem digital. Pemasaran yang sebelumnya mengandalkan toko fisik juga semakin banyak memanfaatkan media sosial dan marketplace.
Perubahan ini bukan sekadar perkiraan. Dalam Future of Jobs Report 2025, World Economic Forum memperkirakan sekitar 39% keterampilan inti pekerja akan berubah atau menjadi kurang relevan selama periode 2025–2030. Selain itu, 63% perusahaan yang disurvei menyebut kesenjangan keterampilan sebagai salah satu hambatan utama dalam transformasi bisnis.
Data tersebut memperlihatkan bahwa tantangan perusahaan bukan hanya mencari orang untuk mengisi posisi kosong, tetapi juga memastikan karyawannya mampu mengikuti perkembangan zaman.
Kalau perusahaan terus berkembang, tetapi kemampuan karyawannya tidak ikut berkembang, pekerjaan bisa menjadi kurang efektif. Karena itu, perencanaan SDM seharusnya menjadi bagian dari rencana bisnis, bukan sekadar urusan administrasi atau rekrutmen.
Mengenali Kemampuan Karyawan Sebelum Merekrut
Salah satu langkah penting dalam perencanaan SDM adalah mengetahui kondisi karyawan yang sudah dimiliki perusahaan. Bukan hanya jumlahnya, tetapi juga keterampilan, pengalaman, dan potensi mereka.
Misalnya, sebuah perusahaan memiliki sepuluh staf pemasaran. Dari segi jumlah, tenaga kerja tersebut mungkin sudah cukup. Namun, ketika perusahaan mulai mengembangkan pemasaran melalui TikTok dan Instagram, ternyata hanya dua orang yang memahami pemasaran digital.
Dalam kondisi seperti ini, perusahaan sebenarnya menghadapi kesenjangan keterampilan. Menambah karyawan memang bisa menjadi salah satu pilihan, tetapi memberikan pelatihan kepada staf yang sudah ada juga patut dipertimbangkan.
Hal ini sejalan dengan temuan survei Resource and Talent Planning Report 2024 dari Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD). Dari 1.016 organisasi yang disurvei, hanya 38% yang mengumpulkan data untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan di organisasinya.
Menurut saya, temuan tersebut menjadi pengingat bahwa keputusan terkait SDM sebaiknya tidak hanya berdasarkan perkiraan. Perusahaan perlu mengetahui kemampuan karyawannya terlebih dahulu agar bisa menentukan langkah yang benar-benar dibutuhkan.
Tidak Semua Masalah Harus Diselesaikan dengan Rekrutmen
Ketika perusahaan merasa kekurangan tenaga kerja, merekrut karyawan baru memang terlihat sebagai solusi paling mudah. Namun, keputusan tersebut belum tentu menjadi pilihan terbaik untuk semua kondisi.
Ada kalanya perusahaan hanya membutuhkan pelatihan agar karyawan mampu menjalankan tugas dengan lebih baik. Dalam situasi lain, promosi atau pemindahan karyawan ke posisi yang lebih sesuai juga bisa menjadi pilihan.
Sebaliknya, apabila perusahaan membutuhkan keahlian khusus yang belum dimiliki karyawan internal, merekrut tenaga profesional dari luar dapat menjadi langkah yang tepat.
Menurut saya, perusahaan perlu membandingkan kebutuhan dengan kemampuan yang sudah tersedia sebelum menentukan keputusan. Dengan begitu, biaya dan waktu yang dikeluarkan bisa digunakan secara lebih efektif.
Perencanaan SDM juga perlu melihat kebutuhan perusahaan pada masa depan. Jika bisnis berencana membuka cabang baru atau memperluas penjualan melalui marketplace, kebutuhan tenaga kerja sebaiknya dipersiapkan sejak awal, bukan setelah pekerjaan mulai kewalahan.
Pelatihan Bukan Sekadar Pengeluaran
Hal lain yang tidak kalah penting adalah pengembangan kemampuan karyawan. Perusahaan tidak bisa berharap karyawannya terus bekerja dengan baik apabila tuntutan pekerjaan berubah, tetapi kemampuan mereka tidak pernah diperbarui.
Contohnya dalam bidang digital marketing. Karyawan tidak cukup hanya bisa membuat promosi. Mereka juga perlu memahami perilaku konsumen, pembuatan konten, analisis data, dan penggunaan platform digital.
Pelatihan memang membutuhkan biaya dan waktu. Namun, jika dilakukan sesuai kebutuhan, pelatihan dapat membantu perusahaan mengurangi kesenjangan keterampilan sekaligus memaksimalkan potensi karyawan.
Tentu saja, pelatihan tidak boleh dilakukan hanya untuk memenuhi formalitas. Perusahaan perlu mengevaluasi apakah kemampuan karyawan benar-benar meningkat dan apakah hasilnya membantu pekerjaan menjadi lebih efektif.
Selain itu, teknologi dapat dimanfaatkan untuk membantu perusahaan mengelola data karyawan, memantau kinerja, dan memperkirakan kebutuhan tenaga kerja. Meski begitu, data tetap perlu dilengkapi dengan komunikasi langsung agar perusahaan memahami kondisi karyawan secara lebih utuh.
Perencanaan SDM Harus Berjalan Terus
Menurut saya, salah satu kesalahan dalam mengelola SDM adalah menganggap perencanaan selesai setelah kebutuhan karyawan ditentukan. Padahal, kebutuhan perusahaan bisa berubah sewaktu-waktu mengikuti kondisi pasar, perkembangan teknologi, dan arah bisnis.
Karena itu, perusahaan perlu melakukan evaluasi secara berkala. Apakah jumlah karyawan sudah sesuai? Apakah keterampilan mereka mencukupi? Apakah pelatihan yang diberikan membawa hasil? Pertanyaan-pertanyaan seperti ini penting untuk memastikan perencanaan SDM tetap relevan.
Pada akhirnya, perencanaan SDM bukan hanya tentang berapa banyak orang yang bekerja di sebuah perusahaan, tetapi juga tentang bagaimana perusahaan mempersiapkan orang-orang tersebut agar mampu menjalankan tugasnya dengan baik.
Perusahaan yang mampu mengenali kebutuhannya, memahami potensi karyawannya, dan mempersiapkan keterampilan yang dibutuhkan akan lebih siap menghadapi perubahan.
Sebab, memiliki banyak karyawan saja tidak cukup. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa kemampuan mereka terus berkembang seiring dengan kebutuhan bisnis.