Dari Tumpukan Berkas ke Tumpukan Aplikasi

Ada ironi yang semakin sulit diabaikan dalam kehidupan birokrasi pemerintah daerah: semakin banyak aplikasi yang dibuat untuk memudahkan pekerjaan, semakin banyak pula pekerjaan yang harus dilakukan. Teknologi datang dengan janji efisiensi. Namun, di meja birokrasi, teknologi kadang justru hadir sebagai pekerjaan tambahan. Aplikasi bertambah, akun bertambah, indikator bertambah, kata sandi bertambah, tenggat bertambah, sementara pekerjaan lama tidak benar-benar hilang.

Di tingkat pemerintah daerah, fenomena ini terasa nyata. Berbagai kementerian, lembaga, dan instansi meminta data untuk kebutuhan indikator, evaluasi, pemantauan, pemeringkatan, hingga penyusunan indeks. Tujuannya dapat dipahami: pemerintah membutuhkan data untuk mengukur kinerja dan menyusun kebijakan. Satu data yang sama seolah memiliki banyak rumah. Data tentang pelayanan, kemiskinan, pendidikan, kesehatan, inovasi, dan pembangunan dapat diminta melalui sistem yang berbeda, meskipun substansinya sering kali beririsan. Perbedaan istilah, definisi, format, dan periode pengukuran membuat pegawai harus menyesuaikan data berulang kali.

Bertambahnya indikator dan aplikasi berarti bertambah pula pekerjaan administratif yang harus diselesaikan. Pemerintah daerah akhirnya menjadi tempat bertemunya berbagai permintaan data yang tidak selalu terintegrasi. Pertanyaan mendasarnya: kapan pegawai memiliki cukup waktu untuk mengolah data menjadi pengetahuan, lalu mengubah pengetahuan menjadi kebijakan?

Ironi berikutnya muncul ketika sistem digital dan konvensional berjalan bersamaan. Surat sudah dibuat secara elektronik, tetapi masih harus dicetak. Dokumen telah dikirim melalui sistem, tetapi salinan fisiknya tetap diminta. Pegawai akhirnya harus bekerja dalam dua sistem sekaligus. Pekerjaan yang seharusnya selesai sekali justru dilakukan dua kali, sementara data yang sudah tersedia secara elektronik masih harus dimasukkan kembali untuk memenuhi prosedur tertentu.

Jika demikian, apa yang sebenarnya kita digitalisasi? Jangan-jangan, kita bukan sedang mentransformasi birokrasi, melainkan sekadar memindahkan meja kerja ke layar tanpa menghapus kerumitan lama. Dalam kondisi seperti ini, persoalan utamanya bukan semata-mata teknologi, melainkan proses bisnis yang belum disederhanakan. Digitalisasi tanpa penyederhanaan proses hanya akan menghasilkan birokrasi lama dengan wajah baru.

Persoalan semakin rumit ketika setiap lembaga membangun sistemnya sendiri. Satu aplikasi meminta format tertentu, sedangkan aplikasi lain menggunakan format dan istilah berbeda untuk data yang substansinya sama. Pemerintah daerah pun harus menyesuaikan data berulang kali agar memenuhi kebutuhan masing-masing sistem. Bukankah seharusnya sistem yang menyesuaikan diri dengan tata kelola data pemerintah, bukan pemerintah yang terus-menerus menyesuaikan diri dengan sistem?

Di sinilah kita perlu membedakan digitalisasi dan transformasi digital. Digitalisasi mengubah proses menjadi elektronik, sedangkan transformasi digital menata ulang cara kerja agar lebih sederhana, terintegrasi, dan berorientasi pada hasil. Jika aplikasi hanya menambah tahapan tanpa mengurangi kerumitan, kita belum benar-benar melakukan transformasi digital. Kita hanya menambah kanal.

Pemerintah pusat dan daerah memiliki kepentingan yang sama: mewujudkan pembangunan dan pelayanan publik yang lebih baik. Karena itu, kebutuhan mengukur kinerja jangan sampai menghabiskan energi yang semestinya digunakan untuk memperbaikinya. Indikator tetap diperlukan, tetapi harus menjadi alat evaluasi kebijakan, bukan tujuan tersendiri. Kita bisa saja sangat pandai melaporkan apa yang telah dilakukan, tetapi kehilangan waktu untuk memastikan apakah pekerjaan itu benar-benar menyelesaikan masalah. Solusinya bukan menghapus indikator, melainkan membangun data yang terintegrasi, definisi yang jelas, dan sistem pelaporan yang saling terhubung.

Sudah waktunya keberhasilan digitalisasi pemerintahan diukur bukan dari banyaknya aplikasi yang dibangun, melainkan dari banyaknya kerumitan yang berhasil dihilangkan. Berapa banyak tahapan pemasukan data yang dapat dihilangkan? Berapa formulir dan dokumen cetak yang tidak lagi diperlukan? Berapa aplikasi yang berhasil diintegrasikan? Berapa banyak waktu pegawai yang kembali tersedia untuk analisis, pelayanan, pengawasan, dan inovasi? Pertanyaan-pertanyaan ini jauh lebih penting daripada sekadar menghitung jumlah aplikasi.

Pemerintah perlu berani mengevaluasi, mengintegrasikan, bahkan menghentikan aplikasi yang tumpang tindih. Data yang sudah tersedia semestinya dapat dimanfaatkan bersama, sementara dokumen yang sah secara elektronik tidak perlu terus diperlakukan seolah-olah belum sah sebelum dicetak. Teknologi harus membebaskan pegawai dari pekerjaan berulang, bukan menjadikan mereka operator tanpa akhir.

Pada akhirnya, masyarakat tidak peduli berapa banyak aplikasi yang dimiliki pemerintah. Mereka ingin urusannya selesai, pelayanan berlangsung cepat, prosedur jelas, dan pemerintah hadir ketika dibutuhkan. Pegawai pemerintah daerah pun tidak menolak teknologi; mereka membutuhkan sistem yang benar-benar membantu pekerjaan, bukan sekadar menambah beban administratif. Sebab, ukuran kemajuan birokrasi bukanlah seberapa banyak sistem yang dibangun, melainkan seberapa banyak kerumitan yang berhasil dihilangkan.

Jika setelah digitalisasi pegawai masih harus mencetak, mengunggah, mengisi ulang, dan melaporkan data yang sama melalui berbagai sistem, kita patut bertanya dengan jujur: apakah kita sedang menyederhanakan birokrasi, atau hanya membuat birokrasi menjadi digital?