Mengenal Koordinasi Vendor melalui Kegiatan Magang

Dok. Pemulis Serah Terima Pengadaan Elektronik

Koordinasi vendor menjadi salah satu bagian yang dapat ditemukan dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa. Selama menjalani magang di Unit Pengadaan Barang dan Jasa (UPPBJ) UMY, penulis mendapatkan kesempatan untuk mengikuti beberapa kegiatan yang berkaitan dengan vendor, serah terima barang, dan dokumentasi kegiatan.

Salah satu pengalaman yang diperoleh penulis adalah mengikuti dokumentasi rapat bersama beberapa vendor. Melalui kegiatan tersebut, penulis dapat melihat secara langsung bagaimana pertemuan dilakukan untuk membahas berbagai kebutuhan dan hal yang berkaitan dengan proses pengadaan.

Selain mengikuti rapat, penulis juga terlibat dalam kegiatan serah terima barang. Beberapa kegiatan yang dilakukan antara lain dokumentasi serah terima printer dan kabel HDMI untuk BPM serta serah terima handphone untuk Program Studi Teknik Sipil.

Penulis juga mengikuti kegiatan serah terima proyek Sunshine Daycare beserta dokumentasinya. Pengalaman tersebut memberikan gambaran bahwa proses pengadaan tidak berhenti setelah barang atau pekerjaan selesai dilakukan, tetapi juga melibatkan proses pemeriksaan dan dokumentasi sebagai bagian dari administrasi.

Tidak hanya itu, penulis juga mendapatkan pengalaman di luar tugas administrasi rutin, yaitu membantu persiapan kegiatan dan menjadi penerima tamu dalam kegiatan RUP UKM. Penulis turut membantu mencetak daftar hadir, TOR, dan berita acara kegiatan serta menyiapkan berbagai dokumen yang diperlukan.

Kegiatan lainnya adalah mengikuti rapat penelitian dosen UMY sekaligus membantu dokumentasi rapat. Dari berbagai aktivitas tersebut, penulis belajar bahwa kemampuan komunikasi dan kerja sama dibutuhkan ketika berinteraksi dengan banyak pihak.

Pengalaman magang ini memberikan pemahaman bahwa koordinasi vendor, serah terima barang, dan dokumentasi memiliki peran dalam mendukung kelancaran kegiatan pengadaan. Penulis juga memperoleh kesempatan untuk melatih kemampuan berkomunikasi, beradaptasi, dan bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.

Safa Varina

Mahasiswa Program Studi Manajemen, Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)