Pengalaman dan Keterampilan melalui Kegiatan Magang

Dok. Penulis Serah Terima dengan Vendor

Pengalaman magang memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk mengenal dunia kerja secara langsung. Melalui kegiatan magang di Kantor Pengadaan Barang dan Jasa (KPBJ) Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY), penulis mendapatkan berbagai pengalaman baru, mulai dari pekerjaan administrasi perkantoran, pengelolaan aset, hingga mengenal proses pengadaan barang dan jasa secara mendalam.

Selama menjalani kegiatan magang, penulis terlibat dalam berbagai aktivitas administrasi, salah satunya adalah pengantaran dan pengambilan surat ke berbagai unit di lingkungan kampus. Surat yang diantarkan memiliki berbagai keperluan, seperti meminta tanda tangan, cap, maupun paraf dari pihak terkait. Kegiatan tersebut mengajarkan penulis bahwa pekerjaan administrasi yang tampak sederhana sekalipun tetap membutuhkan ketelitian, kedisiplinan, dan tanggung jawab tinggi.

Selain mengantarkan surat, penulis juga melakukan pencatatan surat masuk ke dalam buku administrasi dan mengunggah dokumen ke Google Drive. Penulis turut memindai berbagai berkas agar dokumen dapat tersimpan dalam bentuk digital dan lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Dalam prosesnya, penulis menyadari bahwa pengelolaan dokumen tidak hanya berkaitan dengan menyimpan berkas. Setiap dokumen perlu dicatat, diperiksa, dan ditempatkan sesuai kebutuhan agar tidak terjadi kesalahan atau kehilangan informasi. Penulis juga belajar mengolah manajemen waktu karena terkkadang terdapat beberapa surat yang harus diantarkan ke unit berbeda dalam waktu bersamaan.

Pengalaman Baru dalam Pengelolaan Aset Kampus

Selain pekerjaan administrasi, penulis mendapatkan pengalaman dalam pengelolaan barcode aset. Kegiatan ini menjadi pengalaman baru karena penulis dapat mengetahui bagaimana proses pendataan inventaris barang dilakukan di lingkungan perguruan tinggi.

Penulis mendapat tugas membuat barcode untuk aset furniture dan mebelair di beberapa fakultas, seperti Fakultas Hukum, Fakultas Teknik, dan Fakultas Pertanian. Setelah barcode selesai dibuat, penulis turut membantu menempelkan barcode tersebut pada barang yang telah ditentukan.

Proses pemasangan barcode membutuhkan ketelitian ekstra agar setiap label ditempelkan pada aset yang sesuai. Dari kegiatan tersebut, penulis memahami bahwa pendataan inventaris bukan sekadar memberikan tanda pada barang, melainkan membutuhkan kecermatan dalam mengidentifikasi setiap aset organisasi.

Penulis juga mengikuti kegiatan pemeriksaan dan dokumentasi serah terima barang. Salah satunya adalah membantu mengecek serah terima buku Bisnis Digital dari Erlangga beserta dokumentasinya. Selain itu, penulis turut mendokumentasikan serah terima barang elektronik dan pengadaan buku Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB).

Memahami Alur Pengadaan Barang dan Jasa

Tidak hanya mengenal pengelolaan aset, penulis juga memperoleh kesempatan untuk mempelajari proses pengadaan barang dan jasa secara kontekstual. Selama magang, penulis terlibat dalam beberapa pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi pengadaan, seperti merekap penawaran vendor dan mengantarkan dokumen pengadaan ke unit terkait untuk memperoleh tanda tangan, cap, maupun paraf.

Penulis juga mendapatkan kesempatan untuk mempelajari penyusunan beberapa dokumen resmi, seperti Berita Acara Pemeriksaan (BAP), Berita Acara Serah Terima (BAST), dan Surat Perintah Kerja (SPK). Selain itu, penulis turut membantu menyusun draf dokumen klarifikasi dan negosiasi untuk pengadaan buku Program Studi di FEB.

Kegiatan tersebut memberikan pengalaman baru karena setiap dokumen memiliki fungsi dan legalitas administrasi yang berbeda. Penulis belajar bahwa penyusunan dokumen pengadaan memerlukan ketelitian tinggi agar informasi yang dicantumkan sesuai dengan ketentuan kegiatan.

Dokumentasi Kegiatan dan Media Sosial

Selain pekerjaan administrasi teknis, penulis juga mengikuti dokumentasi rapat bersama vendor. Melalui kegiatan tersebut, penulis dapat melihat bagaimana koordinasi dilakukan untuk membahas perkembangan pekerjaan dan kebutuhan pengadaan.

Penulis juga terlibat dalam dokumentasi hasil renovasi gedung KI Bagus Hadikusumo E1 dan E2. Hasil dokumentasi tersebut kemudian digunakan untuk pembuatan konten media sosial UPPBJ. Kegiatan ini memberikan pengalaman tambahan mengenai pentingnya dokumentasi publikasi dalam menyampaikan informasi kegiatan unit kepada masyarakat luas.

Refleksi dan Pembelajaran

Dari berbagai kegiatan tersebut, penulis memahami bahwa pekerjaan di lingkungan UPPBJ memiliki keterkaitan erat antara administrasi, pengelolaan aset, dan proses pengadaan barang dan jasa. Setiap kegiatan membutuhkan ketelitian serta koordinasi yang solid agar dapat berjalan dengan baik.

Pengalaman magang ini menjadi pembelajaran berharga bagi penulis untuk mengenal dunia kerja secara lebih dekat. Penulis tidak hanya memperoleh pengalaman teknis dalam mengelola dokumen dan aset, tetapi juga belajar mengenai tanggung jawab, komunikasi, kedisiplinan, serta pentingnya kerja sama dalam menyelesaikan setiap pekerjaan.

Penulis:

Safa Varina

Mahasiswa Program Studi Manajemen, Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)