Proyek Tidak Sekadar Selesai: Pentingnya Perencanaan, Pengendalian, CPM, dan PER
Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Manajemen S-1, Universitas Pamulang
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari wafa ummul adzkiya tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarIni adalah masalah apakah sebuah proyek telah berhasil atau tidak, jadi jawaban yang jelas di sini adalah "Nah sudah selesai kan? " Namun lagi-lagi sebuah proyek yang selesai setelah tertunda selama tiga minggu atau sudah menggunakan uang lebih banyak dari yang seharusnya bisa sulit dianggap berhasil. Menurut saya tidak ada yang salah dengan para pekerja tetapi ada sesuatu yang salah dengan cara mereka bekerja.
Selesai Itu Baru Setengah Cerita
Menurut Hafnidar (2016), proyek adalah kegiatan dengan waktu dan sumber daya terbatas untuk mencapai hasil akhir tertentu, dan dibatasi oleh anggaran, jadwal, serta mutu. Ketiganya dikenal sebagai triple constraint. Ketiganya juga saling tarik-menarik: proyek yang molor biasanya bikin biaya tenaga kerja membengkak, sedangkan mempercepat pekerjaan sering butuh biaya tambahan.
Pertimbangkanlah situasi dimana seseorang harus membuka sebuah toko. Dalam kasus ini peralatan sudah dipasang tetapi perlengkapan listriknya masih belum lengkap. Artinya pekerjaan harus diulang atau waktu terbuang sia-sia menunggu. Oleh karena itu sebelum bertanya kapan pekerjaan ini akan selesai seseorang harus mengetahui secara pasti apa yang harus dilakukan dan pekerjaan mana yang bisa dilakukan secara bersamaan.
Diagram Jaringan: Peta Kerja Proyek
Jawaban atas pertanyaan tadi bisa digambar lewat diagram jaringan kerja, yaitu visualisasi hubungan ketergantungan antarbagian pekerjaan (Hayun, 2005). Panah mewakili kegiatan, sedangkan lingkaran (node) mewakili kejadian. Dari diagram ini kelihatan jelas kegiatan mana yang harus selesai dulu sebelum kegiatan lain boleh mulai.
Supaya lebih kebayang, pakai contoh proyek sistem informasi dengan sepuluh kegiatan pada Tabel 1.
Tabel 1. Kegiatan, Durasi, dan Ketergantungan
CPM: Jalur yang Tidak Boleh Telat
CPM dipakai ketika durasi tiap kegiatan relatif sudah diketahui. Konsep intinya jalur kritis, yaitu rangkaian kegiatan terpanjang yang menentukan kapan proyek paling cepat selesai (Levin & Kirkpatrick, 1972). Kalau satu kegiatan di jalur ini telat, seluruh proyek ikut telat. Dari Tabel 1, semua jalur bisa dihitung seperti pada Tabel 2.
Tabel 2. Total Durasi Tiap Jalur
Rute B-E-H-J adalah rute terpanjang jadi proyek akan selesai paling cepat dalam waktu 16 hari.Jika ada keterlambatan 3 hari pada aktivitas E maka proyek akan memakan waktu 19 hari untuk selesai.Sebaliknya aktivitas F bisa tertunda beberapa hari tanpa ada masalah karena aktivitas tersebut memiliki 7 hari "float".
Jangan Terpaku pada Satu Jalur
Ini adalah titik dimana masalahnya terletak. Dua jalur lainnya hanya berjarak dua hari lagi untuk menjadi jalur kritis.Jika jalur A-D-H-J mengalami penundaan selama tiga hari maka total waktu akan menjadi 17 hari. Apa yang dulu menjadi jalur aman sekarang telah menjadi jalur kritis. Proyek ini telah tertunda selama satu hari akibat hal ini. Dalam Material Rapat 13 juga disebutkan bahaya terlalu fokus pada jalur kritis sampai-sampai jalur yang hampir kritis juga harus diwaspadai.
PERT: Kalau Durasinya Tidak Bisa Dipastikan
Bagaimana kalau proyeknya belum pernah dikerjakan? Di sini PERT berperan. PERT mengasumsikan proyek bersifat baru sehingga waktu kegiatan bersifat probabilistik (Siswanto, 2007). Tiap kegiatan diberi tiga perkiraan: waktu optimis (a), paling mungkin (m), dan pesimis (b) (Soeharto, 2002). Waktu yang diharapkan dihitung dengan rumus (a + 4m + b) / 6.
Contohnya, sebuah kegiatan diperkirakan paling cepat 2 hari, paling mungkin 4 hari, dan paling lama 12 hari. Hasilnya (2 + 16 + 12) / 6 = 5 hari. Perhatikan bahwa angka paling mungkin hanya 4 hari, tetapi risiko molornya jauh lebih besar daripada peluang selesai lebih cepat, sehingga waktu yang diharapkan bergeser ke 5 hari. Kalau jadwal disusun memakai angka 4, jadwal itu sudah optimistis sejak awal.
Tabel 3. Perbandingan CPM dan PERT
Alatnya Bagus, Tapi Tidak Ajaib
Tidak perlu dikatakan bahwa ada kerugian yang terkait dengan penggunaan CPM dan PERT. Pertama perkiraan waktu bisa bersifat subjektif dan bergantung pada manajer. Selain itu hubungan antara aktivitas harus jelas dan stabil kalau tidak hasil perhitungan akan menjadi hasil yang sembarangan.Oleh karena itu disarankan untuk menggunakan metode-metode ini hanya sebagai alat berpikir dan bukan sebagai pengganti proses pengambilan keputusan manajer.
Dan hal lain yaitu penundaan sebuah proyek tidak secara otomatis menunjukkan ketidak efisiensi tim. Hal itu bisa terjadi karena perhitungan yang salah dari hubungan antara aktivitas. Misalnya satu aktivitas tidak bisa dimulai sebelum dua aktivitas lainnya selesai tetapi salah satu dari mereka menghadapi beberapa masalah yang menyebabkan penundaan aktivitas berikutnya.
Selesai dengan Cara yang Tepat
CPM dan PERT berbeda dalam hal CPM menekankan pada kegiatan kritis dari proyek sedangkan PERT memberikan bantuan dalam menangani ketidakpastian waktu proyek. Kedua teknik tersebut akan bekerja dengan baik jika mereka direncanakan,jadwal dan dikontrol dengan baik.
Oleh karena itu pertanyaan yang harus ditanyakan oleh para manajer bukan "Kapan proyek ini selesai?"tapi "Bagaimana proyek ini akan selesai?"karena menyelesaikan proyek tepat waktu adalah menyelesaikan proyek dengan sukses.
Oleh : Ainun Laras Sasti, Fiqi Prasetyo, Wafa Ummul Adzkiya. Mahasiswa, Manajemen Universitas Pamulang