Pentingnya Penyusunan Analisis Jabatan dalam Pengajuan Pengadaan CPNS

Pelantikan dan Pengambilan Sumpah PNS di Lingkungan Kementrian PANRB dan KASN (sumber : instagram.com/kemenpanrb)

Mundurnya jadwal rekrutmen CPNS dan PPPK menjadi isu hangat yang sedang banyak dibicarakan. Dalam surat yang dikeluarkan Badan Kepegawaian Negara (BKN), Bima Haria Wibisana selaku Kepala BKN mengungkapkan bahwa kemunduran jadwal rekrutmen CPNS pada tahun ini dikarenakan adanya beberapa peraturan pengadaan CPNS serta PPPK baik guru dan non-guru yang belum ditetapkan pemerintah sehingga rekrutmen masih belum bisa dibuka.

Pembukaan pendaftaran CPNS menjadi hal yang ditunggu-tunggu bagi sebagian orang mengingat masih banyaknya antusiasme dari sebagian orang untuk dapat menjadi seorang pegawai pemerintah atau PNS. Memang, menjadi PNS masih menjadi favorit sebagian anak muda Indonesia dengan beberapa benefit yang ditawarkannya. Oleh karena itu, rekrutmen CPNS tiap tahunnya selalu membuahkan peserta yang membeludak.

Telah dipaparkan sebelumnya bahwa kemunduran jadwal rekrutmen CPNS tahun 2021 ini dikarenakan masih adanya beberapa peraturan pengadaan yang belum ditetapkan oleh pemerintah. Peraturan mengenai kriteria pengadaan PNS bagi instansi pemerintah menjadi salah satu hal yang penting dalam pengajuan pengadaan PNS bagi instansi pemerintah yang bersangkutan.

Dalam proses rekrutmen CPNS, salah satu hal penting yang harus ditetapkan serta dilakukan pertimbangan bagi instansi pemerintah adalah terkait dengan analisis jabatan dan analisis beban kerja. The right people in the right job menjadi salah satu frasa yang menarik jika dihubungkan dengan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.

Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja dapat membantu suatu kementerian/Lembaga agar dapat menempatkan orang sesuai dengan posisinya yang nantinya juga akan berdampak pada keefektifan pekerjaan pada instansi/kementerian dan Lembaga tersebut.

Analisis Jabatan merupakan tahapan awal yang sangat penting dan harus dilakukan oleh setiap organisasi dalam melakukan perencanaan SDM. Lalu, apa itu analisis jabatan dan analisis beban kerja?

Evan M. Berman dkk dalam bukunya Human Resource Management in Public Service memberikan penjelasan mengenai Job Design dan Job Analysis. Dalam bukunya, Berman dkk mengungkapkan bahwa Job Design merupakan spesifikasi dari fitur pekerjaan terutama tugas, kuantitas pekerjaan yang diharapkan serta tingkat tanggung jawab.

Sedangkan Job Analysis merupakan serangkaian proses pengumpulan data yang sistematis untuk menentukan pengetahuan, skill, dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan sukses dan membuat banyak penilaian terkait hal tersebut (Berman et al., 2016).

Analisis Jabatan merupakan alat yang digunakan untuk menyusun peta jabatan dan uraian jabatan. Peta jabatan merupakan susunan jabatan yang digambarkan baik secara vertikal maupun horizontal menurut struktur kewenangan, tugas, dan tanggung jawab jabatan serta persyaratan jabatan.

Uraian Jabatan mengacu lebih pada uraiannya di mana terdapat uraian mengenai informasi dan karakteristik jabatan seperti nama jabatan, kode jabatan, letak jabatan, ikhtisar jabatan, uraian tugas, hasil kerja, bahan kerja, peralatan kerja, tanggung jawab jabatan, wewenang jabatan, korelasi jabatan, kondisi lingkungan kerja, dan syarat jabatan.

Dalam melakukan analisis jabatan ini menurut Permenpan RB Nomor 1 Tahun 2020, terdapat empat tahapan yakni pertama persiapan yang meliputi perencanaan proses analisis jabatan, pembentukan tim, pemberitahuan kepada unit organisasi yang akan menjadi sasaran, serta penyampaian formulir analisis jabatan dan petunjuk pengisiannya.

Yang kedua pengumpulan data jabatan, melalui pengisian daftar pertanyaan, wawancara, observasi , dan referensi. Yang ketiga, pengolahan data jabatan meliputi penyusunan uraian jabatan, penyusunan spesifikasi jabatan, penyusunan peta jabatan. Keempat, verifikasi Jabatan meliputi identitas jabatan, nama jabatan, kode jabatan, ikhtisar jabatan, kualifikasi jabatan, uraian tugas, hasil kerja, bahan kerja, perangkat kerja, tanggung jawab, wewenang, serta syarat jabatan.

Terdapat data-data yang harus dipenuhi untuk membantu dalam menyusun informasi jabatan dalam analisis jabatan yakni : nama jabatan, kode jabatan, unit organisasi, kedudukan dalam struktur organisasi, ikhtisar jabatan, uraian tugas, bahan kerja, perangkat/Alat kerja, hasil kerja, tanggung jawab, wewenang, korelasi jabatan, kondisi lingkungan kerja, risiko bahaya, syarat jabatan, prestasi kerja yang diharapkan, serta butir informasi lain.

Selanjutnya mengenai Analisis beban kerja, terdapat tiga tahapan dalam analisis beban kerja yakni pengumpulan data beban kerja, penghitungan beban kerja, serta penghitungan kebutuhan pegawai.

Dalam suatu organisasi terutama dalam hal ini instansi pemerintahan, pegawai merupakan salah satu asset yang paling penting karena merekalah yang akan menjalankan suatu organisasi. Melakukan penyusunan analisis jabatan dan analisis beban kerja pada saat akan melakukan perekrutan pegawai atau CPNS sangat penting dilakukan agar nantinya suatu instansi pemerintahan yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien.

Dengan melakukan analisis jabatan, suatu instansi/Lembaga dapat memperoleh informasi mengenai suatu jabatan serta syarat-syaratnya agar nantinya orang yang berada pada jabatan tersebut dapat memegang jabatan dengan baik.

Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan (Sapti, 2019). Singkatnya, analisis jabatan digunakan untuk menentukan tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan pegawai. Sedangkan melakukan analisis beban kerja sebelum memulai perekrutan diperlukan untuk memutuskan berapakah jumlah pegawai yang dibutuhkan sesuai dengan analisis jabatan yang telah dilakukan sebelumnya serta sesuai dengan beban kerja yang akan diberikan nantinya.

Melakukan analisis jabatan dan analisis beban kerja sebelum memulai perekrutan dapat menghindarkan suatu instansi dari pemborosan pegawai yang dapat berdampak pada borosnya anggaran suatu instansi terkait dengan gaji pegawai.

Oleh karena hal tersebut, maka penyusunan analisis jabatan dan analisis beban kerja sangatlah penting untuk dilakukan sebelum memulai proses rekrutmen agar nantinya dapat diketahui jabatan apa yang akan dibuka dan memang harus ada serta berapakah jumlah pegawai yang akan direkrut. Penyusunan analisis jabatan dan analisis beban kerja ini tentunya juga harus selaras dengan tujuan dan visi misi dari suatu organisasi atau instansi pemerintahan.

Referensi :

Berman, E. M., Bowman, J. S., West, J. P., & Van wart, M. R. (2016). Human Resource Management in Public Service, Paradoxes, Processess, and Problems. SAGE Publications, Inc.

Mulyati, Y. S. (2005). Analisis Jabatan, Beban Kerja Dan Perhitungan Kebutuhan Pegawai Di Pusat Data Dan Statistik Pendidikan Dan Kebudayaan. Jurnal Administrasi Pendidikan UPI, 3(1), 42–52. https://www.neliti.com/id/publications/78494/konsep-sistem-informasi

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja

Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan

Sapti, M. (2019). Analisis Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Analis Jabatan Dan Beban Kerja. Kemampuan Koneksi Matematis (Tinjauan Terhadap Pendekatan Pembelajaran Savi), 53(9), 1689–1699.