5 Tata Cara Kirim Email yang Baik ke Media

Email masih menjadi alat komunikasi yang paling sering digunakan di tempat kerja. Kita menggunakan email untuk melakukan komunikasi internal dan juga eksternal. Untuk mengirimkan laporan, berkomunikasi dengan calon investor, dan untuk keperluan lainnya.

Sebagai seorang content marketer di perusahan rintisan yang berlokasi di Kuala Lumpur, namun beroperasi di 7 negara di Asia Tenggara, 90% komunikasi eksternal saya lakukan dengan menggunakan email. Termasuk untuk mengirimkan cerita dan hasil riset ke media.

Dengan kondisi seperti ini, saya harus bisa membuat email yang baik. Karena, email yang ditulis dengan buruk, tidak jelas, dan tidak efektif dapat membuang buang waktu dan juga bisa merusak reputasi kita dengan meninggalkan kesan buruk bagi orang yang menerimanya.

Selama kurang lebih 1 tahun, saya mempelajari tata cara membuat email yang benar. Mulai dari membaca studi kasus dari pemasar-pemasar kelas dunia, sampai melakukan A/B testing untuk melihat email mana yang paling efektif.

Dari ribuan e-mail yang saya kirimkan, ada 5 tata cara yang harus kita perhatikan ketika ingin mengirimkan email ke media.

1. Kirimkan ke Orang yang Tepat

Di iPrice, saya berkomunikasi dengan berbagai penulis, jurnalis dan editor dari media-media yang ada di Asia Tenggara.

Setidaknya ada dua cara untuk menghubungi media melalui email. Pertama, kita bisa mengontak mereka melalui email umum seperti ([email protected]). Atau, kita juga bisa mengontak mereka melalui email personal, contohnya ([email protected]).

Dari hasil pengamatan saya, tingkat respon dan juga publikasi yang saya dapatkan, 80% lebih tinggi ketika menghubungi mereka melalui email personal dibandingkan dengan email umum.

Bagaimana cara mendapatkan email personal?

Ada beberapa startegi yang bisa digunakan untuk mendapatkan email personal media:

Pertama, bertanya. Cara paling mudah untuk mendapatkan email personal media adalah bertanya. Kita bisa bertanya pada keluarga atau kerabat yang memiliki hubungan dengan media, atau jika mereka memiliki teman yang memiliki hubungan dengan media.

Jelaskan bahwa ada informasi berharga, atau riset yang ingin kita bagikan ke teman-teman  mereka di media.

Kedua, menggunakan media sosial. Berdasarkan pengalaman saya, hampir 100% orang-orang yang bekerja di media, khususnya media online,  memiliki minimal 1 media sosial. Ini adalah salah medium yang paling efektif untuk berhubungan dengan mereka.

Sejauh ini, saya memaksimalkan LinkedIn untuk berhubungan dengan penulis dan juga editor. Kita bisa mencari nama mereka atau nama perusahaan. Untuk mendapatkan nama mereka, ambil waktu untuk membaca artikel-artikel yang ada di media tersebut. Rata-rata media menunjukan nama editor atau penulis.

Setelah menemukan profil mereka di LinkedIn, kirim permintaan koneksi yang personal. Jelaskan bahwa kita memiliki sesuatu yang ingin kita bagikan untuk mereka, dan tanya alamat email mereka.

Ketiga, baca laman redaksi media. Beberapa media menyediakan alamat email dari dari editor dan juga jurnalis mereka. Biasanya laman ini terletak di bagian atas atau bawah dari website berita tersebut.

2. Buat Subjek Email yang Menarik

Setiap hari, editor dan juga jurnalis mendapatkan setidaknya 20-50 email dari berbagai perusahaan yang ingin diliput. Dengan waktu yang sangat terbatas, mereka harus memilih email mana yang harus dibuka dan dibaca terlebih dahulu. Hal pertama yang akan mereka lihat ketika ada email masuk adalah “subjek”. Jadi, pastikan kita membuat subjek email yang “unik”.

Ada beberapa aturan yang bisa kita ikuti untuk membuat subjek email yang “unik”.

Pertama, harus singkat. Siapa yang ingin membaca subjek email yang terlalu panjang? Tidak ada. Terlebih lagi, 40% dari orang membuka email mereka dari telefon genggam. Sehinga, subjek email yang singkat akan lebih terbaca dan menarik untuk mereka.

Kedua, buat orang merasa spesial. Perasaan eksklusivitas merupakah hal yang sangat penting. Ketika kita dapat membuat seseorang merasa spesial, ini akan lebih mendorong mereka untuk membuka email dari kita.

Beberapa ungkapan yang bisa digunakan adalah: “Undangan Khusus”; “Konten Eksklusif untuk Media A”; “Pengumuman Eksklusif” dan sebagainya.

Ketiga, jelasakan apa yang ada di email. Bagi orang-orang yang mendapatkan lebih dari 25 setiap harinya, mereka harus mengetahui apa isi dari email yang masuk, sebelum membukanya. Jadi, pastikan kita bisa menjelaskan isi dari email kita secara singkat di bagian subjek. Namun ingat, harus singkat, padat, dan jelas.

3. Buat Email yang Sifatnya Personal

3 bulan lalu, saya mewawancarai 12 editor dari media-media besar di Indonesia. Hampir semua dari mereka mengatakan bahwa email yang sifatnya personal, mendapatkan perhatian lebih dari mereka. Dari hasil wawancara tersebut, mereka juga mengatakan bahwa hanya beberapa startup di Indonesia yang benar-benar melakukannya. Rata-rata perusahaan tersebut dibantu oleh perusahaan PR.

Kita dapat membuat email yang bersifat personal dengan cara-cara ini:

Pertama, sebutkan nama mereka atau nama media. Nama adalah hal yang special bagi seseorang. Ketika kita menyebutkan nama mereka di email, mereka akan merasa lebih dihargai dan akhirnya memutuskan untuk membaca email dari kita.

Kita bisa menyebutkan nama mereka di awal untuk menyapa, dan di akhir email untuk mengucapkan salam.

Contohnya “Pagi mas Andrew”, atau “Saya ingin membagikan informasi peluncuran perusahaan saya untuk media A”.

Kedua, memiliki konteks. Bagi editor, untuk membuat sebuah cerita yang bagus, mereka membutuhkan karakter yang hebat. Mereka butuh seseorang dengan kepribadian, pendapat, cerita hebat yang ingin dibagikan, dan juga perspektif.

Kita bisa mulai dengan menjelasakan secara singkat cerita apa yang ingin kita bagikan? Dan mengapa cerita tersebut penting?

Ketika kita mengirimkan email ke media, khususnya media-media besar, kita bertarung dengan ratusan, bahkan ribuan perusahaan lain yang juga ingin mendapatkan liputan dari mereka. Jadi, pastikan konten di email kita bisa mendapatkan perhatian mereka.

4. Buat Konten yang Terstruktur di Badan Email

Sama seperti pidato, untuk membuat konten email yang menarik, kita harus menceritakan sebuah cerita. Sebuah email yang baik setidaknya memiliki pembuka, inti, dan juga penutup.

Pada bagian pembuka terdiri dari perkenalan singkat mengenai siapa kita, dari mana kita mendapatkan kontak mereka, dan mengapa kita mengirimkan email ini ke mereka.

Bagian inti terdiri dari hal utama yang ingin kita berika ke media. Bisa berupa penjelasan penawaran kerja sama, penjelasan singkat mengenai riset, undangan liputan, atau hal-hal lainnya. Dalam hal ini, saya menjelaskan temuan-temuan menarik dari riset yang dilakukan.

Bagian penutup tidak harus menyimpulkan hal-hal yang sudah kita jelaskan di atas, namun kita harus memberikan “call-to-action” yang jelas atau apa yang kita ingin mereka lakukan.

Jika ada acara peluncuran produk, maka kita bisa meminta konfirmasi kehadiran mereka. Dalam kasus ini, saya berbagi data dan juga informasi kepada mereka, sehingga saya bisa memberitahu mereka jika ada pertanyaan saya bisa menjawab.

Setelah itu, jangan lupa menutup email dengan salam.

Untuk mencakup semua elemen yang ada di atas, email kita tida harus panjang dan bertele-tele. Berikut ini adalah contoh email yang saya kirim ke Tech in Asia.

5. Kirim Pada Waktu yang Tepat

Untuk membuat tingkat keberhasilan e-mail kita lebih besar, kita harus tau kapan waktu terbaik untuk kita mengirimkan email ke media.

Berdasarkan hasil wawancara saya dengan media, beberapa dari mereka merekomendasikan mengirimkan email pada jam 8-11 pagi hari, atau jam 4-6 sore. Namun, kita harus pahami bahwa waktu yang tepat bagi tiap orang bisa berbeda-beda. Jadi kita tidak dapat menggeneralisasi hal ini. Kita bisa mengetahui waktu yang tepat dengan melakukan beberapa hal ini.

Pertama, jika emailnya memiliki elemen waktu, pastikan kita memberi mereka waktu untuk berikir. Contohnya, jika ingin meminta waktu untuk bertemu, kita bisa mengirimkan email ini 3-4 hari sebelumnya. Karena mereka juga memiliki hal-hal yang harus dilakukan. Beri mereka waktu untuk untuk membaca, berpikir dan juga membalas email kita.

Kedua, kirimkan email pada saat jam kerja. Bekerja itu menghabiskan energi, jadi ketika kita pulang, kebanyakan orang akan memilih untuk beristirahat dan tidak membaca email terkait pekerjaan. Jadi, pastikan kita mengirimkan email pada jam-jam kerja.

Banyak riset yang menyebutkan bahwa waktu terbaik untuk mengirimkan email adalah jam 8 pagi sampai 12 siang .

Email yang baik tidak hanya bagus untuk pekerjaan kita, namun juga bermanfaat untuk personal branding kita. Ketika kita secara konsisten mengirimkan email yang baik, media akan mengingat kita dan ini akan meningkatkan kesempatan kita untuk mendapatkan perhatian mereka.

Hal-hal yang saya jelaskan di atas terdengar rumit untuk mengirimkan satu email. Namun, percayalah, jurnalis dan editor sudah menerima banyak sekali email-email buruk. Sehingga, ini saatnya untuk kita menjadi lain dari pada yang lain dan buat mereka kagum dengan kualitas komunikasi digital kita.