Bagaimana cara membuat email yang (benar-benar) bagus?

Tulisan ini pertama kali dimuat di Journal RevoU.

Email masih menjadi salah satu pola komunikasi profesional yang sangat penting.

Jadi apa masalahnya saat ini?

Banyak orang yang (bahkan yang sudah memiliki pengalaman kerja bertahun-tahun) belum paham cara membuat email yang benar-benar bagus.

Di artikel ini, kita akan bagikan 6 elemen email yang penting banget untuk diperhatikan sekaligus tips agar kita bisa mengoptimalkan 6 elemen tersebut.

Manfaat membaca artikel ini? Email kita akan benar-benar dibaca sang penerima!

#1 Pastikan email kita sifatnya personal

“Dear” ; “Hi there” ; “Halo HR perusahaan xx”

Pasti sering melihat email yang dibuka dengan kata-kata di atas. Jangan ditiru.

Karena email seperti ini sifatnya sangat tidak personal dan akan sangat mudah diabaikan oleh sang penerima.

Lalu bagaimana untuk buat email kita lebih personal?

Sebutkan nama dari penerima di subjek, pembuka, isi, dan penutup email. Bisa nama orang yg menerima atau juga nama perusahaan di mana dia sedang kerja saat ini.

Jelaskan “kenapa” kita mengirimkan email itu. Rekomendasi orang? Melihat lowongan pekerjaan? Kagum dengan pekerjaan mereka?

#2 Buat subjek yang bisa mencuri perhatian

Kunci dalam membuat subjek email: Singkat + Padat + Jelas

Apa formula subjek email yang bagus?

(Topik email + untuk siapa + deskripsi singkat)

Contohnya seperti ini:

#3 Struktur email harus mudah diikuti sang pembaca

Menulis email itu sama seperti menulis cerita.

Kita harus bisa menggiring pembaca dari bagian pembuka, inti dari cerita dan juga penutup.

Berikut ini struktur email yang bisa kalian contoh!

• Pembukaan: Penjelasan singkat siapa kita dan mengapa kita mengirimkan email ini

• Isi: Pesan utama apa yang ingin kita sampaikan lewat email ini?

• Penutup: Apa yang kita ingin penerima email lakukan setelah membaca email kita?

#4 Format email yang bersih

Hal ini penting karena jika format email kita terlalu “njilimet” akan buat mata pembaca lelah dan akhirnya tidak membaca email kita

Beberapa hal yang penting untuk diingat:

• Tipe font: Gunakan calibri atau Sans Serif

• Ukuran font: 11-12

Jika emailnya panjang pecah ke beberapa paragraf atau gunakan bullet points

#5 Buat footer yang lengkap

Agar penerima email bisa tau lebih lengkap informasi tentang diri kita, pastikan ada footer dengan informasi yang cukup (tidak berlebihan)

Informasi apa saja yang penting?

• Alamat email

• Nomor telepon aktif (jangan yang sudah tidak aktif)

• Alamat LinkedIn

• Alamat website pribadi (jika ada)

• Alamat website perusahaan kita bekerja (jika sudah bekerja)

Contohnya:

#6 Cara mencantumkan lampiran

Jika kita butuh mencantumkan lampiran, pastikan tidak lebih dari 3 dokumen yang kita cantumkan

“Tapi file-nya banyak nih, gimana dong”

Kalau memang perlu mencantumkan banyak dokumen, manfaatkan tools seperti Google Drive atau Dropbox.

Hal ini penting agar emailnya tidak terlalu berat dan pembaca tidak bingung harus melihat dokumen yang mana.