Yuk, Intip Pentingnya Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan

Proses wawancara pekerjaan (Sumber: shutterstock)

Setiap pekerjaan menuntut pengalaman dan pengetahuan yang berbeda-beda, sehingga sumber daya manusia merupakan faktor penting yang menentukan keberhasilan perusahaan. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas karyawan dengan lebih baik. Agar tidak salah dalam merekrut, perusahaan harus mampu memberikan informasi berkualitas terkait lowongan pekerjaan bagi pelamar.

Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan merupakan dua hal utama yang perlu dipersiapkan dalam proses analisis pekerjaan. Keduanya membantu menjelaskan kebutuhan penting dari suatu pekerjaan dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh pelamar dalam memenuhi kinerja tugas tertentu. Sekilas memang tampak serupa, tetapi sebenarnya jelas berbeda. Tidak sedikit lowongan pekerjaan yang masih mencampuradukkan keduanya. Perbedaan yang jelas akan membantu pelamar memahami kemampuan yang diharapkan dari suatu posisi, membantu perusahaan dalam menyeleksi kandidat yang tepat, serta dapat mengatasi masalah karyawan yang kurang produktif. Untuk lebih jelasnya, mari simak pembahasan berikut.

Apa Itu Deskripsi Pekerjaan?

Deskripsi pekerjaan yaitu uraian tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Deskripsi pekerjaan sudah tentu merupakan suatu hal yang penting dalam pekerjaan. Deskripsi pekerjaan memberi kejelasan tugas dan tanggung jawab kepada karyawan yang bersangkutan sehingga membuat ia tahu apa yang harus ia usahakan untuk organisasi. Elemen dari deskripsi pekerjaan di antaranya identifikasi pekerjaan, tujuan pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab.

Manfaat deskripsi pekerjaan yaitu:

1. Memperjelas siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dalam organisasi.

2. Membantu karyawan memahami tugas dan tanggung jawabnya.

3. Memberikan informasi tentang pengetahuan, pelatihan, pendidikan, dan keterampilan yang dituntut untuk melaksanakan tiap pekerjaan secara lengkap dan objektif.

4. Merupakan acuan dalam evaluasi jabatan dan penyusunan struktur gaji.

Apa Itu Spesifikasi Pekerjaan?

Spesifikasi pekerjaan adalah suatu pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu sesuai dengan deskripsi pekerjaan yang diminta. Pernyataan tersebut harus mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang dimaksud secara efektif. Spesifikasi pekerjaan adalah alat penting di dalam proses perekrutan, seleksi, dan penempatan. Spesifikasi pekerjaan yang jelas akan membantu perusahaan dalam menyeleksi kandidat yang tepat, mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan serta pengembangan yang dibutuhkan.

Menentukan spesifikasi pekerjaan merupakan hal yang sangat penting, hal ini dapat memberikan manfaat baik bagi karyawan maupun perusahaan. Ada beberapa elemen umum dari spesifikasi pekerjaan di antaranya adalah pengalaman yang dibutuhkan, pendidikan yang dibutuhkan, sertifikasi atau pelatihan yang dibutuhkan, dan keterampilan yang dibutuhkan.

Ada beberapa manfaat dari adanya spesifikasi pekerjaan yaitu sebagai berikut:

1. Spesifikasi pekerjaan menyoroti semua detail spesifik yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan semaksimal mungkin.

2. Spesifikasi pekerjaan memberikan manajer sumber daya manusia ambang batas dan kerangka kerja agar mereka dapat mengidentifikasi prospek terbaik dari kandidat.

3. Spesifikasi pekerjaan membantu dalam penyaringan CV dari semua pelamar sehingga perusahaan dapat memilih para kandidat yang paling dekat dengan spesifikasi pekerjaan.

4. Manajer sumber daya manusia dapat menggunakan spesifikasi pekerjaan sebagai tolak ukur untuk mengevaluasi para karyawan dan memberikan pelatihan yang mereka butuhkan.

5. Spesifikasi pekerjaan membantu perusahaan untuk melakukan penilaian kinerja dan promosi.

Bagaimana Contoh Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan?

Berikut merupakan contoh deskripsi pekerjaan untuk posisi manajer pemasaran:

• Mengevaluasi dan mengoptimalkan strategi pemasaran dan penetapan harga.

• Menganalisis tren pasar dan menyiapkan perkiraan.

• Menghasilkan prospek bisnis baru.

• Meningkatkan kesadaran merek dan pangsa pasar.

• Mengoordinasikan strategi pemasaran dengan departemen penjualan, keuangan, hubungan masyarakat, dan produksi.

• Mengembangkan dan mengelola anggaran departemen pemasaran.

Berikut ini merupakan contoh spesifikasi pekerjaan untuk mencari kandidat dengan posisi manajer pemasaran di sebuah perusahaan telekomunikasi

1. Pendidikan

Lulusan sarjana jurusan teknik, magister jurusan pemasaran dari universitas terbaik dengan indeks prestasi kumulatif minimal 3,50.

2. Pengalaman kerja

Memiliki pengalaman kerja di posisi pemasaran & penjualan minimal selama 1 tahun (preferably dari industri Telekomunikasi).

3. Keterampilan dan pengetahuan

• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan harus mampu memimpin tim.

• Memiliki pengalaman sebelumnya dalam menangani kegiatan dan acara promosi.

• Harus mampu menangani media sosial seperti Twitter dan membantu membangun brand online.

• Memiliki pengalaman dalam mengelola PR dan media.

• Keterampilan analitis yang kuat dan keterampilan pemecahan masalah.

• Harus memahami bisnis, menghasilkan produk inovatif dan meluncurkannya.

4. Kepribadian dan sikap

• Berpenampilan rapi.

• Harus tenang dalam situasi kompleks dan menunjukkan keterampilan kepemimpinan dalam mengelola banyak tim.

• Harus kuat secara emosional dan harus memberikan hasil yang tepat waktu.

Perbedaan Utama Antara Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan

Sebelum menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang baik, perusahaan harus memahami perbedaan dari kedua hal tersebut. Berikut merupakan perbedaan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Perbedaan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. (Sumber: dokumen pribadi penulis)

Bagaimana Peran Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan terhadap Produktivitas Karyawan?

Beberapa penelitian menunjukkan adanya kaitan positif antara deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dengan produktivitas karyawan. Dengan adanya kejelasan tanggung jawab dalam deskripsi pekerjaan, karyawan dapat lebih produktif melakukan pekerjaan sesuai tugas dan tanggung jawabnya. Mereka tidak akan terganggu dengan pekerjaan lain yang tidak masuk dalam tugas dan tanggung jawab sehingga bisa fokus dalam bekerja. Selain itu, deskripsi pekerjaan juga membantu dalam memperlancar komunikasi antara atasan dan bawahan, sebab di dalamnya terdapat arah pertanggungjawaban yang jelas. Dengan komunikasi yang lancar, atasan pun dapat lebih mudah dalam menilai karyawannya, dan hal ini akan memotivasi karyawan untuk bekerja lebih produktif.

Spesifikasi pekerjaan berkaitan dengan deskripsi pekerjaan. Apabila spesifikasi pekerjaan tidak sesuai maka karyawan tidak akan dapat melakukan tanggung jawab yang ada di deskripsi pekerjaan dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan harus cermat dalam mengaitkan kedua hal tersebut sebelum membuat lowongan pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan berperan dalam mengidentifikasi kompetensi yang dimiliki karyawan, sehingga berhubungan dengan produktivitas karyawan.

Ada banyak cara untuk mengatasi permasalahan karyawan yang tidak produktif. Salah satu caranya melalui deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang jelas. Untuk dapat menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dengan baik, tentu perusahaan harus memahami perbedaannya agar tidak tercampur aduk, yang malah akan menimbulkan masalah baru dalam perusahaan.