Optimalkan Pertemuan 1:1 untuk Tingkatkan Kinerja Tim Anda

Ilustrasi: Meeting Manajer dengan Staf Sumber: https://www.pexels.com/people-laughing-looking-at-a-laptop-7437495/

Pergantian karyawan di tim Anton tinggi—lebih tinggi bahkan dibandingkan dengan tim lain di perusahaannya. Meskipun Anton menganggap dirinya sebagai manajer yang baik, wawancara keluar dengan anggota tim yang hengkang menunjukkan bahwa mereka tidak merasa terlibat secara berarti atau mendapat dukungan penuh dalam peran mereka dan cenderung mengganggu satu sama lain dalam penugasan mereka.

Apa, sebenarnya, yang salah dengan Anton? Satu area menonjol ketika saya berbicara dengannya dan timnya: Dia melakukan pertemuan satu-satu (1:1) yang lebih sedikit dengan laporan langsungnya dibandingkan dengan rekan-rekan sejawatnya di perusahaan. Saat melakukan pertemuan individu dengan anggota tim, topik yang sering dibahas adalah masalah kritis yang membutuhkan bantuan, bukan tentang pekerjaan atau perkembangan mereka.

Anton, sebuah gabungan dari manajer yang pernah saya bekerja dan saya pelajari, jelas memiliki titik buta ketika berbicara tentang 1:1. Titik buta semacam itu tidak jarang. Hal itu tidak mengherankan, mengingat sedikit organisasi yang memberikan panduan kuat atau pelatihan bagi manajer tentang kapan dan bagaimana bertemu secara individu dengan karyawan mereka. Namun, penelitian saya menunjukkan bahwa manajer yang tidak berinvestasi dalam percakapan semacam itu—yang melihatnya sebagai beban, mengadakannya terlalu jarang, atau mengelolanya dengan buruk—berisiko meninggalkan anggota tim mereka terputus, baik secara fungsional maupun emosional.

Manajer terbaik menyadari bahwa 1:1 bukanlah tambahan pada peran mereka—mereka adalah landasan dari peran itu. Mereka yang sepenuhnya merangkul pertemuan ini sebagai tempat di mana kepemimpinan terjadi dapat membuat keluaran sehari-hari tim mereka lebih baik dan lebih efisien, membangun kepercayaan dan rasa aman psikologis, dan meningkatkan pengalaman, motivasi, dan keterlibatan karyawan. Manajer tersebut berkembang sebagai gantinya, karena kesuksesan mereka terkait dengan kinerja mereka yang melapor kepada mereka.

Saya telah mempelajari tim, kepemimpinan, keterlibatan, dan pertemuan di tempat kerja selama beberapa dekade, dan dalam tiga tahun terakhir saya telah mencoba untuk memahami apa yang membuat 1:1 bekerja dengan baik. Saya menemukan bahwa meskipun tidak ada pendekatan yang sesuai untuk semua, ada beberapa panduan yang berguna bagi manajer.

1. Persiapan Sebelum Pertemuan

Mengatur 1:1 Anda seharusnya melibatkan lebih dari sekadar menjatuhkan undangan ke kalender anggota tim Anda. Anda harus menyiapkan dasar untuk percakapan Anda dan merencanakan logistik untuk sesuai dengan kebutuhan unik setiap laporan.

- Komunikasikan inisiatif Anda: Umumkan praktik mengadakan 1:1 baru dalam pertemuan tim sehingga semua orang mendapat pesan pada saat yang sama dan tidak ada yang merasa diabaikan.

- Tentukan agenda bersama: Kolaborasi dengan anggota tim Anda untuk membuat agenda pertemuan yang relevan dan bermanfaat bagi mereka.

- Tentukan ritme: Pilih frekuensi pertemuan yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi tim Anda, baik itu seminggu sekali, dua minggu sekali, atau secara hibrida.

2. Tentukan Ritme Pertemuan

Anda harus mengadopsi salah satu dari tiga rencana untuk frekuensi 1:1:

- Pertemuan mingguan: Ideal untuk memberikan bimbingan dan dukungan kepada karyawan yang lebih junior atau yang baru bergabung dengan tim.

- Pertemuan dua mingguan: Cocok untuk manajer yang memiliki jadwal yang padat atau untuk tim yang lebih besar.

- Pendekatan hibrida: Bergantung pada kebutuhan unik setiap anggota tim.

3. Tentukan Lokasi Pertemuan

Pilih lokasi yang nyaman, tenang, dan bebas gangguan untuk pertemuan 1:1 Anda. Diskusikan preferensi lokasi dengan anggota tim Anda sebelumnya untuk memastikan kenyamanan mereka.

4. Buat Agenda Pertemuan

Agenda pertemuan adalah prediktor kuat dari efektivitas pertemuan. Kolaborasi dengan anggota tim Anda untuk membuat agenda yang relevan dan bermanfaat bagi mereka.

5. Pertemuan yang Efektif

Setelah Anda mempersiapkan pertemuan, diskusi yang bermanfaat akan bergantung pada kemampuan Anda untuk menciptakan lingkungan di mana karyawan Anda merasa nyaman. Pertemuan yang bernilai mengatasi kebutuhan praktis dan kebutuhan pribadi—untuk merasa dihargai, didengar, dihargai, dipercayai, dan disertakan—dari karyawan.

- Tetapkan nada yang tepat dengan hadir sepenuhnya dan memulai pertemuan dengan energi dan optimisme.

- Dengarkan lebih banyak daripada Anda bicara dan berikan penghargaan terhadap kontribusi anggota tim Anda.

- Jadilah fleksibel dalam memandu percakapan agar sesuai dengan kebutuhan dan preferensi anggota tim Anda.

- Selesaikan pertemuan dengan merumuskan tindakan yang harus diambil dan jangan lupa untuk memberikan umpan balik dan dukungan setelah pertemuan.

Dengan mengikuti panduan ini dan mempersiapkan pertemuan dengan baik, Anda dapat memastikan bahwa waktu yang Anda habiskan dengan setiap anggota tim Anda memberikan manfaat yang maksimal bagi karyawan dan organisasi Anda.