5 Pertimbangan Dalam Mempergunakan Teknologi Di Event

Kini, kebanyakan kegiatan brand, konser atau konferensi pasti memanfaatkan semacam teknologi. Event-event besar sudah lumrah mempergunakan layanan tiket-el, dari konser musik sampai seminar pemasaran - sehingga jauh lebih memudahkan untuk semua pihak yang terlibat. Dan saat istilah “pemasaran digital” telah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari, tak heran kalau digital menjadi pertimbangan dalam membuat pengalaman brand di lapangan.

Namun, tidak semua penerapan teknologi event sama, dan akan sangat mudah kehilangan fokus saat kita diberikan petunjuk untuk “memikirkan aspek digital” dari event yang direncanakan. Berikut beberapa pokok pertimbangan yang dapat digunakan untuk menjaga ekspektasi klien dan memastikan kegiatan anda efisien dan efektif biaya.

Sepakati tujuan dan hasil kegiatan dengan klien

Tentunya ini sangat penting untuk setiap penerapan teknologi di event - jangan sampai eventnya hanya untuk “memamerkan teknologi baru”, sekalipun kita memang menjual teknologi baru. Kita harus menyepakati dengan klien pesan apa yang disampaikan oleh event, sebuah target pengunjung yang masuk akal (dan membahas faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi target tersebut), dan mungkin ada tujuan data juga, seperti data pembelajaran apa saya yang ingin didapat dari pengunjung.

Merancang sebuah pengalaman vs teknologi apa yang mau digunakan

Membuat “pengalaman teknologi” sudah semakin umum menjadi bagian dari brand activation atau bahkan untuk acara korporat. Tekanan untuk menyediakan pengalaman yang segar dan “baru” selalu ada pada tim penyelenggara yang ingin membuat acaranya lebih menarik. Namun saya sering melihat event organiser mempergunakan teknologi hanya karena teknologinya, tanpa teknologi tersebut memiliki kontribusi yang jelas pada tujuan acara. Bahkan sesuatu yang sederhana seperti photobooth perlu memiliki relevansi yang jelas pada acara - misalnya, melalui bingkai digital yang secara otomatis disematkan pada foto. Pengalaman VR juga perlu memberikan konten yang relevan, dan jangan lupa mencatat data pengguna VR di acara tersebut. Bisa berupa exit survey sederhana, untuk dibandingkan dengan data demografi pengunjung.

Yang “baru” dan yang efektif

Event organiser selalu ditekan untuk membuat sesuatu yang “baru” untuk klien brand atau korporatnya. Ini akhirnya mendorong organiser untuk mencari solusi-solusi digital yang dapat ditambahkan dengan mudah ke acaranya, terlepas dari relevansi teknologi tersebut pada acaranya. Menurut saya, sebaiknya kita jangan memaksa adanya “teknologi baru” terlalu banyak, namun lebih kreatif dalam mempergunakan teknologi dalam mencapai tujuan-tujuan acara. Kembali ke contoh photobooth tadi - kita dapat menaruh 4 photobooth di 4 lokasi kegiatan berbeda, sehingga hanya setelah pengunjung mengambil foto di keempat lokasi, mereka bisa mendapatkan kolase foto fisik. Unik tidak perlu baru!

Efektivitas biaya

Memukau pengunjung dengan, misalnya, kegiatan berbasis Oculus mungkin akan tampak menarik pada presentasi - namun mengembangkan konten untuk virtual reality dan memastikan ada perangkat Oculus yang cukup untuk pengunjung, bisa jadi lebih sulit dan mahal. Membuat game custom untuk dimainkan pada layar sentuh besar mungkin sangat menarik, tapi perlu juga mempertimbangkan potensial jumlah pemain, tujuan dari mempergunakan game tersebut, dan kemungkinan game tersebut digunakan untuk acara lain. Meminjam istilah dari dunia startup, kita perlu mempertimbangkan biaya akuisisi pengguna kalau mempergunakan teknologi mahal dalam sebuah acara.

Penggunaan ulang dan keterandalan

Menlanjutkan pokok pikiran efektivitas biaya, investasi teknologi untuk event perlu mempertimbangkan kemungkinan penggunaan ulang dan keterandalan. Kalau ada sebuah teknologi yang mahal, kita dan klien harus menyepakati dengan klien soal apakah biayanya dapat dikeluarkan untuk satu acara, atau disebar ke acara-acara lain. Selain itu, teknologi yang digunakan perlu dapat diandalkan dan membantu kelancaran acara, ketimbang membuat masalah baru. Kita tidak dapat asal menunjuk seorang programmer untuk membuat sesuatu dari nol - sebaiknya kita bekerja sama dengan tim yang sudah memiliki platform yang sudah terandalkan, dan paham cara-cara penerapannya di lapangan.