Bukan Sekadar Rekrut Karyawan, Ini Pentingnya Perencanaan SDM

Sumber: Freepik.com

Ketika sebuah perusahaan membutuhkan karyawan baru, hal pertama yang mungkin terpikir adalah membuka lowongan pekerjaan. Padahal, merekrut karyawan bukan sekadar mencari orang untuk mengisi posisi yang kosong.

Di balik keputusan tersebut, ada pertanyaan yang jauh lebih penting: Apakah perusahaan benar-benar membutuhkan karyawan baru? Posisi apa yang dibutuhkan? Berapa jumlahnya? Dan orang seperti apa yang tepat untuk mengisi posisi tersebut?

Pertanyaan-pertanyaan inilah yang membuat perencanaan sumber daya manusia (SDM) menjadi bagian penting dalam pengelolaan perusahaan.

Perencanaan SDM Bukan Sekadar Menghitung Jumlah Karyawan

Perencanaan SDM merupakan proses untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja perusahaan, baik dari sisi jumlah maupun kualitas, agar tujuan organisasi dapat tercapai.

Artinya, perusahaan tidak bisa asal menambah karyawan hanya karena pekerjaan sedang banyak.

Bisa saja masalahnya bukan kekurangan orang, tetapi pembagian pekerjaan yang kurang tepat. Bisa juga perusahaan sebenarnya membutuhkan tenaga dengan keahlian tertentu, bukan sekadar menambah jumlah karyawan.

Karena itu, perencanaan SDM membantu perusahaan melihat kebutuhan tenaga kerja secara lebih terarah.

Perusahaan perlu mempertimbangkan kondisi saat ini sekaligus memperkirakan kebutuhan di masa mendatang.

Jika bisnis berkembang, kebutuhan tenaga kerja mungkin ikut bertambah. Namun, jika perusahaan sedang melakukan efisiensi, keputusan yang diambil bisa berbeda.

Di sinilah perencanaan SDM mulai berperan sebagai bagian dari proses pengambilan keputusan.

Setiap Keputusan tentang Karyawan Punya Dampak

Keputusan mengenai SDM bukan keputusan kecil.

Ketika perusahaan merekrut satu orang, perusahaan juga harus mempertimbangkan gaji, fasilitas, pelatihan, pembagian tugas, hingga biaya yang akan dikeluarkan.

Begitu pula ketika perusahaan memutuskan untuk mengurangi tenaga kerja, memindahkan karyawan, atau membuka posisi baru.

Semua keputusan tersebut dapat memengaruhi operasional perusahaan.

Misalnya, sebuah perusahaan mengalami peningkatan penjualan. Manajemen kemudian memutuskan untuk menambah karyawan.

Keputusan tersebut memang terlihat sederhana. Namun, perusahaan perlu melihat lebih jauh.

Apakah peningkatan penjualan hanya terjadi sementara?

Apakah jumlah pekerjaan benar-benar membutuhkan tambahan tenaga?

Apakah karyawan yang ada masih bisa menangani pekerjaan dengan pembagian tugas yang lebih baik?

Jika pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak dipertimbangkan, perusahaan bisa saja mengambil keputusan yang justru menimbulkan masalah baru.

Itulah mengapa keputusan SDM sebaiknya didasarkan pada perencanaan, bukan hanya perkiraan.

Perencanaan Membantu Perusahaan Menghindari Salah Keputusan

Salah satu manfaat utama perencanaan SDM adalah membantu perusahaan mengurangi risiko dalam mengambil keputusan.

Bayangkan jika perusahaan merekrut terlalu banyak karyawan ketika kebutuhan sebenarnya tidak sebesar itu.

Perusahaan harus menanggung biaya tenaga kerja yang lebih besar. Sebaliknya, jika perusahaan memiliki terlalu sedikit karyawan, pekerjaan dapat menumpuk dan produktivitas menurun.

Keduanya sama-sama dapat merugikan perusahaan.

Karena itu, keputusan yang tepat bukan selalu keputusan untuk menambah karyawan.

Terkadang keputusan terbaik justru melakukan pelatihan kepada karyawan yang sudah ada, melakukan rotasi pekerjaan, memperbaiki sistem kerja, atau menggunakan teknologi untuk membantu pekerjaan tertentu.

Dengan kata lain, perencanaan SDM membuat perusahaan tidak terburu-buru dalam mengambil keputusan.

Bukan Hanya Tentang Hari Ini

Kesalahan yang sering terjadi adalah perusahaan hanya melihat kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kondisi saat ini.

Padahal, dunia bisnis terus berubah.

Perusahaan bisa membuka cabang baru, memperluas pasar, menggunakan teknologi baru, atau mengubah strategi bisnis.

Perubahan tersebut tentu akan memengaruhi kebutuhan SDM.

Misalnya, perusahaan yang mulai serius menggunakan pemasaran digital mungkin membutuhkan karyawan dengan kemampuan digital marketing, pengelolaan media sosial, desain, atau analisis data.

Jika perusahaan sudah memperkirakan kebutuhan tersebut sejak awal, proses perekrutan dan pengembangan karyawan dapat dilakukan dengan lebih terencana.

Perencanaan SDM membantu perusahaan mempersiapkan orang yang tepat untuk kebutuhan yang akan datang, bukan hanya kebutuhan hari ini.

Data Juga Dibutuhkan dalam Pengambilan Keputusan

Perencanaan SDM yang baik seharusnya tidak hanya berdasarkan perasaan atau perkiraan.

Perusahaan dapat menggunakan berbagai data sebagai bahan pertimbangan.

Misalnya jumlah karyawan, tingkat keluar-masuk karyawan, beban kerja, produktivitas, kebutuhan kompetensi, biaya tenaga kerja, hingga rencana pengembangan bisnis.

Dari data tersebut, perusahaan dapat melihat kondisi SDM secara lebih jelas.

Jika tingkat keluar-masuk karyawan tinggi, misalnya, perusahaan tidak cukup hanya merekrut orang baru.

Manajemen juga perlu mencari tahu mengapa banyak karyawan keluar.

Apakah karena beban kerja?

Apakah kompensasi?

Apakah lingkungan kerja?

Atau mungkin karena kurangnya kesempatan untuk berkembang?

Data membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan kondisi nyata, bukan sekadar asumsi.

Karyawan Bukan Sekadar Angka

Pada akhirnya, perencanaan SDM memang berkaitan dengan jumlah tenaga kerja, tetapi manusia tidak bisa diperlakukan hanya sebagai angka.

Setiap karyawan memiliki kemampuan, pengalaman, karakter, dan potensi yang berbeda.

Karena itu, perusahaan juga perlu memikirkan bagaimana mengembangkan karyawan yang sudah dimiliki.

Pelatihan, pengembangan karier, evaluasi kinerja, dan pemberian kesempatan untuk berkembang merupakan bagian yang tidak kalah penting.

Perusahaan yang mampu menempatkan orang sesuai dengan kemampuan dan kebutuhannya akan lebih mudah membangun tim yang efektif.

Orang yang tepat di posisi yang tepat dapat memberikan dampak yang jauh lebih besar.

Perencanaan SDM Adalah Investasi

Perencanaan SDM sering kali dianggap sebagai pekerjaan bagian HR saja.

Padahal, keputusan mengenai SDM berkaitan dengan banyak bagian dalam perusahaan.

Manajemen membutuhkan SDM untuk menjalankan strategi. Bagian keuangan perlu menghitung biaya tenaga kerja. Manajer membutuhkan tim yang sesuai dengan target. Bahkan karyawan juga membutuhkan arah yang jelas mengenai peran dan perkembangan kariernya.

Artinya, perencanaan SDM merupakan bagian dari strategi perusahaan secara keseluruhan.

Ketika dilakukan dengan baik, perusahaan tidak hanya mendapatkan jumlah karyawan yang sesuai, tetapi juga dapat membangun tenaga kerja yang memiliki kompetensi sesuai kebutuhan organisasi.

Jadi, Haruskah Perusahaan Selalu Merekrut?

Jawabannya tentu tidak.

Inilah mengapa perencanaan SDM penting.

Sebelum mengambil keputusan, perusahaan perlu memahami masalah yang sebenarnya.

Jika kekurangan tenaga kerja, mungkin memang perlu merekrut.

Jika karyawan kurang memiliki keterampilan tertentu, mungkin solusinya adalah pelatihan.

Jika pekerjaan tidak efisien, mungkin yang perlu diperbaiki adalah sistem kerja.

Jika perusahaan akan berkembang, mungkin diperlukan perencanaan tenaga kerja untuk jangka panjang.

Setiap masalah membutuhkan keputusan yang berbeda.

Dan keputusan yang baik membutuhkan perencanaan yang baik pula.

Perencanaan yang Baik, Keputusan yang Lebih Tepat

Pada akhirnya, perencanaan SDM bukan sekadar kegiatan untuk menentukan berapa banyak karyawan yang harus direkrut.

Lebih dari itu, perencanaan SDM merupakan proses untuk memahami kebutuhan perusahaan, memperkirakan kondisi di masa depan, dan menentukan keputusan yang paling sesuai dengan tujuan organisasi.

Perusahaan yang asal merekrut mungkin bisa mendapatkan karyawan dengan cepat.

Namun, perusahaan yang melakukan perencanaan akan lebih memahami siapa yang dibutuhkan, mengapa dibutuhkan, kapan dibutuhkan, dan bagaimana karyawan tersebut dapat memberikan kontribusi.

Karena itu, sebelum bertanya “Berapa orang yang harus kita rekrut?”, mungkin ada pertanyaan yang jauh lebih penting:

“Sebenarnya, SDM seperti apa yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuan kita?”

Dari pertanyaan sederhana itulah, proses pengambilan keputusan SDM dapat dimulai.